Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию: что сделать в 1С

Фамилию сотрудника меняют не в карточке работника, а в карточке физического лица — и обязательно через историю изменений, с датой, когда новая фамилия вступает в силу. Это ключевой момент: если просто стереть старую фамилию и вписать новую, все ранее созданные документы и ведомости начнут печататься с новой фамилией, а это ошибка.

Разберём смену фамилии при вступлении в брак для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0: какие документы взять с сотрудницы, где именно в программе внести новые данные, как это отразится на расчёте зарплаты, НДФЛ, взносах и что уйдёт в отчётность по новой фамилии, а что останется по старой.

Порядок одинаков для любого основания — брак, расторжение брака, личное решение. Отличается только документ-основание, который приносит работник.

Какие документы взять с сотрудницы до работы в программе

Перед тем как открывать 1С, соберите основания. Менять данные «на словах» нельзя — это персональные данные, их изменение фиксируется документально.

От сотрудницы понадобятся:

• 📄 новый паспорт с изменённой фамилией;
• 📄 свидетельство о заключении брака (копия);
• 📝 заявление работника о смене фамилии (в свободной форме).

На основании заявления издаётся приказ о внесении изменений в кадровые документы. Заключать дополнительное соглашение к трудовому договору не требуется: смена фамилии не меняет условий труда, это техническое изменение реквизитов стороны. Запись о прежней фамилии в трудовом договоре просто зачёркивается, рядом вносится новая со ссылкой на реквизиты документа-основания.

Жёсткого срока на внесение изменений в кадровые документы закон не устанавливает, но тянуть не стоит: по новой фамилии сотрудница будет получать выплаты и фигурировать в отчётности. Если работница состоит на воинском учёте, учтите отдельную обязанность — уведомить военный комиссариат об изменении семейного положения и фамилии в установленный срок; это касается кадровика, а не программы.

Меняем фамилию в карточке физлица в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП фамилия хранится не в карточке сотрудника, а в карточке физлица, причём с историей по датам. Один человек может быть оформлен несколькими сотрудниками (например, основное место и внутреннее совместительство) — и фамилию достаточно поменять один раз на уровне физлица, во всех договорах она обновится автоматически.

Пошагово:

1. Откройте раздел Кадры → Физические лица и найдите нужного человека.
2. В карточке физлица рядом с полем ФИО есть ссылка с историей изменений — она подписана текущими фамилией, именем и отчеством. Нажмите на неё (в некоторых релизах кнопка подписана как История).
3. В открывшейся форме истории добавьте новую строку: укажите дату, с которой действует новая фамилия, и впишите новые Ф, И, О.
4. Дату ставьте равной дате регистрации брака (из свидетельства) либо дате приказа — так удобнее отслеживать основание. Запишите и закройте.

Что это даёт. Документы, датированные до этой даты, продолжат печататься со старой фамилией, а всё, что после, — с новой. Расчётные листки, приказы и ведомости за прошлые месяцы не «переписываются задним числом».

После сохранения загляните в карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) — там ФИО подтянется из физлица. Отдельно в сотруднике ничего менять не нужно. Если у человека несколько сотрудников, проверьте, что все они ссылаются на одно и то же физлицо, а не на дубль.

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии 3.0

Когда отдельной ЗУП нет и зарплата считается прямо в Бухгалтерии предприятия 3.0, логика та же, но путь короче.

1. Откройте Зарплата и кадры → Физические лица (в части релизов — Зарплата и кадры → Сотрудники, оттуда переход в карточку физлица по ссылке).
2. Найдите человека, откройте карточку физлица.
3. Так же, как в ЗУП, воспользуйтесь историей изменения ФИО: добавьте строку с датой и новой фамилией.

В Бухгалтерии кадровый блок упрощённый, но механизм истории ФИО работает одинаково — старые расчётные документы сохранят прежнюю фамилию.

Чтобы не искать нужный пункт вслепую, вот где находится карточка физлица в разных конфигурациях:

Фамилию во всех случаях меняем одинаково — через историю ФИО с датой. Названия разделов между релизами практически не менялись, но если подпись в вашем интерфейсе чуть отличается, ориентируйтесь на пункт со списком физических лиц.

Что будет с расчётом зарплаты, НДФЛ и взносами

Короткий ответ: с суммами ничего не случится. Смена фамилии — это изменение текстового реквизита, расчётная база, начисления, вычеты и удержания не пересчитываются.

• НДФЛ. Идентификатор физлица для налоговой — ИНН, он прежний. Накопленный с начала года доход, применённые вычеты и удержанный налог сохраняются. 6-НДФЛ за текущий период уйдёт уже с новой фамилией, но все суммы — нарастающим итогом, без разрывов.
• Страховые взносы. Персональный учёт ведётся по СНИЛС, он не изменился. РСВ и персонифицированные сведения подхватят новую фамилию автоматически.
• Средний заработок, отпускные, больничные. Расчётные алгоритмы на фамилию не завязаны — пересчёта не будет.

То есть отдельной «перепроводки» зарплатных документов смена фамилии не требует. Достаточно, чтобы в истории ФИО стояла правильная дата.

Отдельно про справки сотруднице. Если после замужества она просит справку о доходах и суммах налога (ту, что раньше называли 2-НДФЛ для физлиц), сформируйте её текущей датой — тогда в шапку попадёт новая фамилия, а доход и налог подтянутся нарастающим итогом с начала года. Пересобирать расчёт под новую фамилию не нужно: меняется только то, как человек подписан в документе, цифры остаются теми же.

Нужно ли что-то подавать в СФР и налоговую

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР) — отдельных форм в два фонда больше нет.

Отдельное уведомление именно «о смене фамилии» работодатель не подаёт. Новое ФИО попадает в фонд и в налоговую в составе обычной отчётности:

• в персонифицированных сведениях о физических лицах (ежемесячно в налоговую);
• в разделе с персональными данными формы ЕФС-1 — при очередном кадровом мероприятии (приём, перевод, увольнение) данные уйдут уже с новой фамилией;
• в РСВ и 6-НДФЛ по итогам периода.

Что делает сам работник. Обновить данные в системе индивидуального (персонифицированного) учёта по новому паспорту. С 2019 года пластиковое свидетельство СНИЛС не выдают, поэтому прежний обмен страхового свидетельства (старая форма АДВ-2 от работодателя) больше не применяется — актуализацию человек проходит сам, в том числе через Госуслуги или клиентскую службу СФР. Номер СНИЛС при этом остаётся прежним.

Печатные формы, ведомости и зарплатный проект

Здесь и проявляется смысл истории ФИО.

• Расчётные листки, приказы, справки, датированные периодом до смены фамилии, печатаются со старой фамилией — это правильно, документ должен соответствовать тому, что было на его дату.
• Документы после даты изменения — с новой фамилией.
• Если нужно переоформить конкретный старый документ уже на новую фамилию (например, справку о доходах для действующих целей) — формируйте её текущей датой, тогда подтянется актуальное ФИО.

Отдельно про зарплатный проект. Если зарплата перечисляется на карту в рамках зарплатного проекта, одной правкой в 1С дело не ограничивается:

1. Работник меняет данные в банке (обычно банк перевыпускает карту на новую фамилию, номер счёта сохраняется).
2. В 1С в карточке сотрудника проверьте лицевой счёт — если номер счёта прежний, менять его не нужно, обновится только ФИО в ведомости на перечисление.
3. Сформируйте очередную ведомость в банк (Зарплата → Ведомости в банк) и убедитесь, что ФИО выгрузилось новое, а номер счёта совпадает с тем, что в банке.

Сверьте также данные в трудовой книжке (бумажной, если велась) и в личной карточке: запись о прежней фамилии зачёркивается, новая вносится со ссылкой на свидетельство о браке.

После внесения изменений пройдитесь по текущим спискам в программе — расчётная ведомость, табель, список сотрудников подразделения. Если где-то всё ещё висит старая фамилия в документе после даты изменения, значит документ датирован периодом до смены фамилии либо ссылается на дубль физлица. В первом случае это нормально, во втором — объедините карточки. Переделывать уже закрытые и сданные документы задним числом не нужно: они соответствуют тому, как сотрудница была оформлена на их дату.

Частые ошибки при смене фамилии

Главное правило: ошибка почти всегда в том, что фамилию изменили без даты. История ФИО решает большинство проблем ещё до их появления.

Частые вопросы