Смена фамилии работника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Фамилию работника меняют не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица — и обязательно с указанием даты, с которой действует новое ФИО. Если просто стереть старую фамилию и вписать новую, программа задним числом перепишет все прошлые приказы и расчётные листки, и в документах за прошлые месяцы встанет фамилия, которой тогда ещё не было.

Разберём, где в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии хранится ФИО, как изменить фамилию сотрудника без потери истории, что сделать с паспортом и СНИЛС и как смена фамилии отражается в зарплатной отчётности. Отдельно — частые ошибки, из-за которых доходы работника задваиваются в 6-НДФЛ.

С чего начать: документы-основания и приказ

Основанием для изменения данных служат документы, которые работник приносит после регистрации акта гражданского состояния:

• 📄 новый паспорт с изменённой фамилией;
• 📄 свидетельство о браке, о расторжении брака или о перемене имени;
• 📄 при наличии — новое свидетельство о постановке на учёт (ИНН выдают на том же номере, меняется только бланк).

Снимите копии и зафиксируйте изменение приказом в свободной форме — «о смене фамилии». Унифицированной формы для такого приказа нет, достаточно реквизитов работника, старой и новой фамилии и ссылки на документ-основание. Многие работодатели дополнительно оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку ФИО — одно из его условий.

Смена фамилии — это не перевод и не кадровое перемещение. Отдельный документ «Кадровый перевод» в 1С для этого не нужен: должность, подразделение и оплата не меняются. Меняются только анкетные данные человека. Это частое заблуждение, из-за которого в базе появляется лишний кадровый документ.

Работник не обязан приносить документы в день регистрации брака. Если копии поступили с опозданием, ориентируйтесь на дату из свидетельства, а не на дату, когда бумаги легли вам на стол, — именно с неё фамилия считается изменённой.

Где 1С хранит фамилию: карточка физлица, а не сотрудника

Ключевой момент, из-за которого чаще всего ошибаются. В 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии есть два разных справочника:

• Сотрудники — это места работы. У одного человека может быть несколько записей «Сотрудник»: по основному месту, по внутреннему совместительству, по договору ГПХ.
• Физические лица — это сами люди. Именно здесь лежат ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес.

Все записи «Сотрудник» ссылаются на одну карточку физлица. Поэтому фамилию правят один раз в карточке физического лица — и она автоматически подтянется во все места работы этого человека. Создавать нового сотрудника или новое физлицо не нужно.

Это важно и для баз, где ведётся несколько организаций. Один человек может быть оформлен сразу в двух юрлицах одной базы, но физлицо у него общее. Изменили фамилию в карточке физлица — она обновится в обеих организациях сразу, повторять правку для каждой не требуется.

Открыть карточку физлица:

• в 1С:ЗУП 3.1 — раздел Кадры → Физические лица;
• в 1С:Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры → Физические лица.

Можно зайти и из карточки сотрудника: по ссылке с именем физлица программа откроет ту же карточку.

Как изменить фамилию с сохранением истории ФИО

В 1С предусмотрен специальный механизм хранения истории ФИО с привязкой к дате. Он нужен, чтобы в старых документах оставалась прежняя фамилия, а в новых — текущая.

1. Откройте карточку физического лица.
2. Рядом с полем ФИО найдите ссылку, открывающую историю изменения ФИО (в типовой форме она подписана как история или даётся по гиперссылке на самом ФИО).
3. В открывшейся форме добавьте новую строку.
4. В поле Дата изменения укажите дату, с которой действует новая фамилия — обычно это дата регистрации брака или перемены имени из свидетельства, а не сегодняшнее число.
5. Впишите новую фамилию (при необходимости — имя и отчество) и запишите.

Дата изменения — критичный реквизит. Поставите текущую дату вместо даты из свидетельства — и документы, оформленные между двумя датами, окажутся со «старой» фамилией, хотя юридически она уже сменилась.

После записи программа сама разнесёт фамилии по времени: расчётные листки, приказы и справки до даты изменения останутся со старой фамилией, а свежие документы будут выходить с новой. В списке сотрудников отобразится актуальный вариант.

Уже стёрли старую фамилию без указания даты? Это поправимо. Откройте историю ФИО в карточке физлица и добавьте запись с правильной датой изменения — программа снова разложит фамилии по периодам. Старые документы можно переоткрыть и убедиться, что в них вернулась прежняя фамилия. Удалять и заново заводить физлицо ради исправления не нужно.

Новый паспорт, СНИЛС и ИНН в карточке

Фамилию поменяли — теперь приведите в порядок остальные личные данные в той же карточке физлица.

Паспорт. В группе с данными документа, удостоверяющего личность, внесите реквизиты нового паспорта: серию, номер, кем и когда выдан, код подразделения. Старый паспорт недействителен, актуальным должен остаться новый. Паспортные данные участвуют в отчётности и в печатных формах, поэтому их обновляют вместе с фамилией.

Дату смены паспорта берите из самого паспорта — она же обычно близка к дате смены фамилии. Если программа хранит документы списком с датами, не удаляйте запись о старом паспорте: она пригодится, если понадобится печатная форма за прошлый период, когда действовал прежний документ. Достаточно добавить новый и сделать его актуальным.

СНИЛС. Номер страхового счёта остаётся прежним — его не перевыпускают. Работнику нужно лишь обновить анкетные данные в Социальном фонде России (ПФР и ФСС объединены в СФР с 2023 года). Сделать это он может сам через личный кабинет или через работодателя. В 1С номер СНИЛС в карточке не трогаем, если он не менялся.

ИНН. Тоже сохраняется. При желании работник получает новое свидетельство с тем же номером — в карточку физлица вносить ничего не требуется.

Что меняется в расчёте зарплаты и отчётности

На суммы начислений и удержаний смена фамилии не влияет: ставка, оклад, стаж, вычеты остаются прежними. Меняется только то, как человек подписан в документах и отчётах.

Отчёты формируются по текущему ФИО из карточки физлица. Специально пересчитывать ничего не нужно — при следующей выгрузке новая фамилия подтянется автоматически:

• 6-НДФЛ (приложение «Справка о доходах») — покажет актуальную фамилию;
• РСВ и персонифицированные сведения о физлицах (ежемесячные) — тоже возьмут новое ФИО;
• внутренние документы — приказы и расчётные листки после даты изменения выйдут с новой фамилией.

Отдельно про ЕФС-1. Смена фамилии работника не является кадровым мероприятием, которое подаётся в подразделе 1.1 отчёта ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД). В этот отчёт попадают приём, увольнение, перевод, переименование должности и подобные события — но не изменение анкетных данных. Поэтому отдельный отчёт о смене фамилии сдавать не нужно, и это частая путаница.

Есть ещё один практический момент — выплата зарплаты на карту. Если организация перечисляет деньги через зарплатный проект, фамилия в ведомости на перечисление должна совпадать с данными держателя счёта в банке. Когда работник сменил фамилию, он сначала переоформляет карту и анкету в банке, и только после этого новое ФИО в реестре на выплату совпадёт с банковскими данными. Иначе платёж может вернуться. Ведомость в 1С берёт ФИО из карточки физлица, поэтому к моменту первой выплаты с новой фамилией карточка уже должна быть исправлена.

По запросу работника выдавайте справки (о доходах, для расчёта пособий) уже с новой фамилией — они формируются по текущим данным карточки. Переделывать ранее выданные справки за прошлые периоды не нужно: на тот момент фамилия была другой и это корректно.

Трудовая книжка и кадровые документы

Бумажную трудовую книжку правят вручную. На титульном листе прежнюю фамилию аккуратно зачёркивают одной чертой и рядом вписывают новую. На внутренней стороне обложки делают запись со ссылкой на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке) и заверяют подписью ответственного лица и печатью при её наличии. Правила ведения трудовых книжек закреплены приказом Минтруда.

Если на работника ведётся только электронная трудовая книжка, отдельной записи о смене фамилии не делается — актуальное ФИО СФР видит из персонифицированных сведений.

Личную карточку, если организация её ведёт, и дополнительное соглашение к трудовому договору оформляют на бумаге по кадровому документообороту. В личной карточке прежнюю фамилию зачёркивают и вписывают новую со ссылкой на основание — так же, как на титульном листе трудовой книжки. В 1С отдельного документа «смена фамилии» нет: всё изменение в программе сводится к правке карточки физлица, а бумажные документы ведутся параллельно по вашему регламенту.

Проверьте и смежные документы, где ФИО вписано вручную: доверенности, материальную ответственность, карточки учёта спецодежды. Программа их не обновит автоматически, потому что фамилия в них зафиксирована текстом, а не ссылкой на физлицо.

Типичные ошибки при смене фамилии

• ❌ Создали нового сотрудника или новое физлицо. Самая дорогая ошибка: доходы человека разделятся между двумя карточками и задвоятся в 6-НДФЛ и РСВ. Правьте существующую карточку физлица, новых записей не заводите.
• ❌ Поставили текущую дату вместо даты из свидетельства. История ФИО собьётся, и часть документов выйдет с неправильной фамилией.
• ❌ Поменяли ФИО, но забыли паспорт. В отчёте или печатной форме окажется старый недействительный документ.
• ❌ Сдали корректирующий ЕФС-1 на смену фамилии. Делать этого не нужно — это не кадровое мероприятие.
• ❌ Исправили фамилию в карточке сотрудника и удивились, что она не поменялась. ФИО хранится в физлице; карточка сотрудника только показывает его.

Если в старом документе после правки «слетела» фамилия — проверьте дату изменения в истории ФИО: скорее всего, она указана раньше даты этого документа.

Чтобы убедиться, что человек не задвоился, откройте список физических лиц и отсортируйте его по ИНН или СНИЛС. Одинаковые номера у двух карточек — явный признак дубля. Объединять записи вручную рискованно, поэтому в сложных случаях лучше привлечь специалиста: часть документов придётся перепривязать к одной карточке.

Частые вопросы