Новая фамилия у сотрудницы: что поправить в ЗУП, Бухгалтерии и отчётах

Чтобы в 1С изменить фамилию сотрудника после замужества , откройте его карточку (Кадры → Сотрудники в ЗУП 3.1), исправьте ФИО и укажите дату, с которой действует новая фамилия. Затем внесите новый паспорт в историю документов. Отдельного кадрового документа «смена фамилии» в программе нет, и он не нужен.

Самая частая ошибка — просто перепечатать фамилию поверх старой как исправление опечатки. Тогда программа решит, что сотрудница всегда носила новую фамилию. Расчётные листки, справки и отчёты за прошлые периоды начнут печататься с фамилией, которой на тот момент не было. Поменять фамилию сотрудника в связи с замужеством нужно именно как событие с датой.

Что принести кадровику до правки в 1С

Основание для изменений — документы, а не устное сообщение. Перед тем как открывать базу, соберите комплект:

• 📄 свидетельство о заключении брака — копия в личное дело, дата из него пригодится для справки;
• 🪪 новый паспорт — серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения;
• ✍️ заявление сотрудницы с просьбой внести изменения в кадровые документы;
• 📘 трудовая книжка, если сотрудница сохранила бумажную;
• 🏦 при необходимости — реквизиты карты, если банк перевыпустил её на новую фамилию.

Главная дата для 1С — день выдачи нового паспорта. Брак мог быть зарегистрирован на неделю раньше, но документом, удостоверяющим личность, до замены остаётся старый паспорт. Многие кадровики ставят датой смены ФИО именно дату выдачи паспорта, чтобы фамилия и документ в программе менялись одновременно.

ТК РФ не требует издавать приказ о смене фамилии. На практике его оформляют для порядка: «В связи со сменой фамилии внести изменения в личную карточку и кадровые документы». В 1С такой приказ готовой печатной формы не имеет — его делают в текстовом редакторе по внутреннему шаблону. Дополнительное соглашение к трудовому договору тоже не обязательно: стороны договора те же, меняется только фамилия одной из них.

Меняем фамилию сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 с правильной датой

В ЗУП фамилия хранится не в самом сотруднике, а в физическом лице, к которому он привязан. Поэтому изменения делаются один раз и подхватываются всеми трудовыми договорами этого человека, включая внутреннее совместительство.

Шаг 1. Новое ФИО

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите сотрудницу по старой фамилии.
2. В карточке исправьте фамилию в поле ФИО. Имя и отчество не трогайте.
3. Нажмите Записать. Программа спросит, это исправление ошибки или изменение ФИО с определённой даты.
4. Выберите вариант с изменением и укажите дату — день выдачи нового паспорта.
5. Сохраните карточку.

Рядом с полем ФИО появится ссылка на историю изменений. Откройте её и проверьте: должно быть две строки — старая фамилия с даты приёма и новая с выбранной даты.

Не выбирайте «исправление ошибки», если человек действительно сменил фамилию. Этот вариант переписывает историю целиком.

Шаг 2. Новый паспорт

1. В карточке перейдите в раздел личных данных, к блоку документа, удостоверяющего личность.
2. Добавьте новую запись: вид документа «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения.
3. Отметьте, что это основной документ, удостоверяющий личность.
4. Дата действия записи — та же, что у новой фамилии.

Старый паспорт удалять не нужно. Он останется в истории и будет подставляться в документы прошлых периодов.

Шаг 3. Личная карточка Т-2

Сформируйте личную карточку из карточки сотрудника (через меню печати). В разделе с общими сведениями будет новая фамилия. Если карточка ведётся на бумаге, в ней по правилам кадрового делопроизводства указывают новое ФИО и основание — реквизиты свидетельства о браке. Сотрудница ставит подпись об ознакомлении.

Шаг 4. Трудовая книжка

Это делается не в 1С, но кадровик обычно забывает этот шаг. Если сотрудница сохранила бумажную трудовую книжку, по Порядку ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н) прежнюю фамилию на титульном листе зачёркивают одной чертой и пишут новую. Рядом указывают основание — свидетельство о браке с номером и датой. Запись заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью, если она есть.

Для электронной трудовой книжки отдельное мероприятие о смене фамилии не подаётся: персональные данные в СФР обновляются по сведениям ЗАГС, а в отчётности работодателя просто идёт новое ФИО.

Особые случаи

• 👩‍🍼 Сотрудница в декретном отпуске. Фамилию меняют так же, с датой нового паспорта. Пособие по уходу за ребёнком платит СФР напрямую, поэтому проверьте, что следующие сведения для назначения пособия уйдут уже с новым ФИО.
• 🔁 Внутреннее совместительство. Менять ничего дополнительно не нужно: оба договора ссылаются на одно физическое лицо.
• 🚪 Уволенная сотрудница пришла за справкой. Если она принесла новый паспорт, внесите изменение с датой выдачи — справка распечатается с новой фамилией, а архивные документы останутся со старой.

Мини-пример. Паспорт выдан 14 марта. Ставим дату изменения ФИО 14.03. Расчётный листок за февраль печатается со старой фамилией, за март — с новой, хотя часть марта сотрудница работала под прежней. Это допустимо: документ формируется на конец месяца.

Если учёт ведётся в Бухгалтерии предприятия 3.0

Порядок зависит от того, где у вас кадры.

В БП 3.0 карточка сотрудника устроена похоже: ФИО и документ, удостоверяющий личность, хранятся с историей. Поэтому правило то же — изменение с датой, а не исправление.

Отдельно проверьте, где ещё встречается этот человек:

• 💼 подотчётное лицо — авансовые отчёты берут ФИО из того же физического лица, новые документы пойдут с новой фамилией;
• 🧾 контрагент — если сотрудница когда-то оформлялась как исполнитель по договору ГПХ и её завели контрагентом, наименование контрагента придётся поправить вручную;
• 👤 пользователь 1С — имя пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи само не меняется; переименуйте его, чтобы в журнале регистрации и в поле «Ответственный» не путаться.

НДФЛ, СФР и персонифицированный учёт после смены фамилии

Отчётность в ЗУП заполняет ФИО на дату, к которой относится отчёт. Если дата изменения в карточке стоит верно, руками в отчётах ничего исправлять не нужно.

Что уходит в ФНС

• 6-НДФЛ — в приложении со справками о доходах физлица попадают ФИО и паспорт, действующие на дату отчёта. Годовой расчёт сформируется уже с новой фамилией, даже если половину года сотрудница работала под старой. Это нормально: налоговый агент указывает актуальные данные, ИНН остаётся тем же.
• Расчёт по страховым взносам (РСВ) — персонифицированные сведения за период идут с ФИО на конец этого периода.
• Справка о доходах для сотрудницы — печатается с фамилией на дату выдачи справки.

ФНС получает сведения о смене фамилии от органов ЗАГС, поэтому отдельно уведомлять инспекцию работодатель не должен. Новый документ ИНН сотруднице тоже не нужен.

Что уходит в СФР

В ЕФС-1 и в сведениях о застрахованных лицах фамилия берётся по той же логике — на дату отчёта. СНИЛС не меняется.

Возможна неприятная ситуация: вы уже сдаёте отчёт с новой фамилией, а в базе СФР ещё старая. Тогда может прийти протокол с расхождением ФИО и СНИЛС. Что делать:

1. Проверьте в карточке, что новая фамилия и паспорт введены без опечаток.
2. Попросите сотрудницу проверить свои данные в личном кабинете на Госуслугах или обратиться в клиентскую службу СФР.
3. После обновления данных отправьте отчёт повторно.

Как не испортить старые документы и архив

Ради этого всё и делается с датой. Корректная история ФИО даёт такой результат:

Если ошибку уже сделали и фамилию перезаписали как исправление, это исправимо:

1. Откройте историю изменений ФИО из карточки сотрудника.
2. Верните в первую запись прежнюю фамилию с даты приёма.
3. Добавьте вторую запись с новой фамилией и правильной датой.
4. Так же проверьте историю документов, удостоверяющих личность.
5. Распечатайте пару документов прошлых месяцев и убедитесь, что фамилия в них старая.

Ранее сданные отчёты пересдавать не нужно, если в них была фамилия, верная на дату сдачи. Бумажные архивные документы тоже не переделывают: на момент подписания фамилия в них была правильной.

Банк, зарплатная карта и электронная подпись

Об изменениях в 1С сторонние сервисы не узнают сами. После правки карточки остаётся три внешних шага.

Зарплатный проект

Сотрудница сообщает в банк о смене фамилии сама, обычно с новым паспортом в отделении. Номер лицевого счёта при этом, как правило, сохраняется. Карту могут перевыпустить, и тогда меняется номер карты, но не счёта.

Что проверить в 1С:

• в карточке сотрудника лицевой счёт в зарплатном проекте — если банк открыл новый счёт, укажите его;
• первую ведомость в банк после смены фамилии — по ФИО банк сверяет получателя с владельцем счёта.

Если банк ещё не обновил данные, файл с новой фамилией может вернуться с ошибкой. Согласуйте с банком порядок заранее: часть банков принимает ведомость по номеру счёта, часть требует полного совпадения ФИО.

Электронная подпись

Квалифицированный сертификат содержит ФИО владельца. После смены фамилии данные сертификата перестают совпадать с паспортом. Если сотрудница подписывает документы ЭДО, отчётность или работает в банк-клиенте по своему сертификату, его нужно перевыпустить. Машиночитаемую доверенность на неё тоже придётся оформить заново на новые данные.

После выпуска нового сертификата добавьте его в настройках электронной подписи в 1С, а старый отметьте как недействительный. Иначе программа будет предлагать старый сертификат при подписании.

Прочие места

• 📇 справочник «Ответственные лица» организации, если сотрудница — главный бухгалтер или кассир;
• 🖨️ подписи в печатных формах, где фамилия выводится из настроек, а не из физического лица;
• 🔐 учётные записи в других системах — СКУД, почта, личный кабинет сотрудника .

Частые вопросы