Работа с несколькими фирмами в одной базе 1С: переключение, документы, отчёты и права

Чтобы сменить организацию в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Главное → Организации, выделите нужную фирму и нажмите в командной панели Использовать как основную. После этого новые документы, отчёты и обработки будут подставлять её автоматически. В уже открытом документе или отчёте организацию меняют прямо в поле Организация в шапке.

Если такого поля нет, а Главное → Организации открывает сразу карточку, значит в базе включён учёт только по одной фирме. Тогда сначала нужно включить учёт по нескольким организациям, и только потом появится выбор.

Сменить базу или сменить организацию: в чём разница

Это две разные операции, и их часто путают.

• 🗂 Смена информационной базы. Каждая база — отдельный файл или отдельная база на сервере со своими справочниками, остатками и пользователями. Переключаются между ними в окне запуска 1С: закройте программу, выберите другую строку в списке баз и нажмите 1С:Предприятие. Данные двух баз между собой не видны.
• 🏢 Смена организации внутри базы. Одна база хранит учёт нескольких юрлиц и ИП. Справочники контрагентов, номенклатуры и сотрудников (в ЗУП — физлиц) общие, а документы, остатки и отчётность разделены по полю Организация.

Как понять, что у вас за случай:

Как переключить основную организацию в 1С

Основная организация — та, что подставляется по умолчанию во все новые документы, отчёты и помощники. Она хранится в настройках конкретного пользователя: если вы сменили основную фирму, у коллеги в той же базе ничего не поменяется.

1С:Бухгалтерия 3.0

1. Откройте раздел Главное → Организации.
2. В списке выделите нужную организацию.
3. Нажмите Использовать как основную в командной панели списка. Строка основной фирмы выделяется жирным шрифтом.
4. Закройте и заново откройте ранее открытые формы: в уже открытом документе организация сама не поменяется.

После этого фирма подставится в новые документы, в обработку закрытия месяца, в оборотно-сальдовую ведомость, в раздел отчётности.

1С:ЗУП 3.1

В ЗУП список фирм находится в разделе Настройка → Организации. Логика та же: новые кадровые и зарплатные документы получают организацию из пользовательских настроек, а в уже созданном документе её выбирают в поле шапки. Если поле не видно, проверьте, что в базе заведено больше одной организации.

Как добавить новую организацию, если её нет в списке

Если нужной фирмы нет, её создают в той же базе. В БП 3.0 это занимает 5-10 минут.

Шаг 1. Включите учёт по нескольким организациям

Пока в базе одна фирма, Главное → Организации открывает её карточку, а не список. Флажок учёта по нескольким организациям находится в разделе Администрирование → Общие настройки, в блоке про организации. Установите его — после этого:

• 📋 команда Главное → Организации начнёт открывать список;
• 🧾 в шапке документов и отчётов появится поле Организация;
• 👥 появится возможность ограничить доступ сотрудников по фирмам.

Шаг 2. Создайте карточку

1. Главное → Организации → Создать.
2. Выберите вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
3. Введите ИНН и нажмите кнопку заполнения по ИНН. При подключённой интернет-поддержке программа подтянет наименование, КПП, ОГРН, адрес и коды статистики из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
4. Проверьте систему налогообложения, руководителя и главного бухгалтера.
5. Заполните поле Префикс — две-три буквы. Он попадёт в номера документов и поможет отличать документы разных фирм.
6. Добавьте банковский счёт.
7. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 3. Настройте учётную политику и налоги

Карточки недостаточно. Для новой фирмы откройте Главное → Учетная политика и Главное → Налоги и отчеты и выберите в них именно новую организацию. Иначе при закрытии месяца программа остановится на проверке настроек.

Учётная политика задаётся отдельно для каждой организации и каждого года. Если её нет, закрытие месяца и регламентированная отчётность по новой фирме не сформируются.

Шаг 4. Введите начальные остатки

Если фирма не новая, а переходит в эту базу из другой программы, ей нужны остатки по счетам на дату начала учёта. В БП 3.0 для этого есть Главное → Помощник ввода остатков. В шапке помощника выберите новую организацию и дату ввода остатков, затем заполняйте счета по разделам: основные средства , запасы, расчёты с контрагентами, денежные средства, капитал.

Остатки вводят на последний день месяца, предшествующего началу учёта. Например, если учёт по фирме в этой базе начинается с 1 апреля, дата остатков — 31 марта. Тогда оборотно-сальдовая ведомость за апрель покажет их как сальдо на начало.

Права доступа: кто какую фирму видит

Когда в базе несколько организаций, часто нужно, чтобы бухгалтер ООО видел только своё ООО. Для этого в типовых конфигурациях есть ограничение доступа на уровне записей.

Включение ограничения

1. Зайдите в базу под пользователем с полными правами.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.

Настройка групп доступа

1. В том же разделе откройте Группы доступа.
2. Создайте отдельную группу под каждую фирму, например «Бухгалтер ООО Ромашка».
3. Выберите профиль с нужными ролями.
4. На вкладке ограничений доступа для вида «Организации» укажите разрешённые фирмы.
5. На вкладке участников добавьте пользователей.

Пользователю, которому разрешена одна организация, программа не покажет документы других фирм в списках и отчётах, а в поле Организация будет предлагать только разрешённые.

Как сменить организацию в документах и отчётах

В новом документе

Документ создаётся с основной организацией. Если нужна другая, выберите её в поле Организация до заполнения табличной части. Порядок важен: при смене фирмы программа очищает договор, банковский счёт и другие реквизиты, которые привязаны к старой организации.

В уже проведённом документе

1. Откройте документ.
2. Выберите другую организацию в шапке.
3. Перевыберите договор с контрагентом: в БП договор относится к конкретной организации, и старый не подойдёт.
4. Проверьте счёт организации, склад, подразделение.
5. Нажмите Провести и закрыть.

Движения пересоздадутся уже по новой фирме. Номер документа при этом может остаться со старым префиксом — это не ошибка, но для порядка его можно перенумеровать вручную.

Пример из практики

Бухгалтер ведёт в одной базе ООО и ИП. Утром он формировал отчёты по ИП и нажал для этого Использовать как основную. Днём провёл пять поступлений от поставщика ООО — все они ушли на ИП. Обнаружилось при сверке: у ООО по счёту 60 пусто, у ИП долг перед чужим поставщиком.

Исправление заняло 15 минут: в каждом документе сменили организацию, перевыбрали договор ООО, перепровели. Чтобы ситуация не повторилась, бухгалтер завёл две группы доступа и стал заходить в базу под двумя разными пользователями — у каждого своя основная фирма.

Если ошиблись во многих документах сразу

Когда десяток документов введён не на ту фирму, перебирать их по одному долго. В БП 3.0 есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов:

1. Выберите вид документа.
2. Отберите нужные документы фильтром по периоду и старой организации.
3. Укажите реквизит Организация и новое значение.
4. Выполните изменение, затем перепроведите документы за период.

Перед групповым изменением сделайте резервную копию базы . Обработка меняет реквизит, но не исправляет договоры и счета: их придётся проверить отдельно.

В отчётах

У стандартных отчётов (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта) поле Организация стоит в шапке.

• 🔄 Выберите другую фирму и нажмите Сформировать.
• 📊 Оставьте поле пустым — получите сводные данные по всем организациям, к которым у вас есть доступ.
• 🏬 Для фирмы с обособленными подразделениями на выделенном балансе есть флажок, который включает в отчёт данные подразделений.

В списках документов и в отчётности

Журналы документов в БП 3.0 — банковские выписки, реализации, поступления — показывают документы всех доступных вам фирм сразу. Чтобы увидеть только одну, задайте отбор по организации в верхней части списка или через настройку списка. Отбор сохраняется, пока вы его не снимете, и это частая причина вопроса «куда пропали документы».

В регламентированной отчётности (Отчеты → Регламентированные отчеты) организация выбирается в шапке журнала отчётов. Декларации, расчёты и бухгалтерская отчётность создаются и отправляются отдельно по каждой фирме, со своей электронной подписью руководителя.

Отчёт запоминает последние настройки. Если вчера вы формировали ОСВ по ИП, сегодня он может открыться с ИП, даже если основная фирма уже другая.

Что проверить после смены фирмы

Типовые ошибки при смене организации

Большинство проблем связаны с тем, что часть реквизитов документа принадлежит конкретной фирме, а часть — общая.

Отдельно про нумерацию. Номера документов в БП ведутся в разрезе организаций, поэтому «Реализация № 15» может существовать у двух фирм одновременно. Префикс в карточке организации снимает путаницу в списках и печатных формах.

Частые вопросы