Сколько товара лежит на складе: отчёты, подбор и сверка остатков в 1С 8.3
Содержание
Быстрее всего посмотреть остатки на складе в 1С:Бухгалтерии 3.0 через Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах или через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с разворотом по складам. В 1С:Управлении торговлей 11 то же самое показывают отчёты раздела Склад и доставка, а в документе — колонка остатков в форме подбора.
Типичная ситуация: менеджер звонит из зала, покупатель ждёт, а в программе «вроде было 12 штук». Ниже — какие отчёты дают точную цифру, где её увидеть без отчёта, и что делать, если 1С показывает одно, а на полке другое.
Где в 1С смотреть остатки товаров: карта по конфигурациям
Сначала определитесь, какой вопрос вы задаёте программе. «Сколько физически лежит» и «сколько числится в бухучёте» в УТ 11 могут давать разные цифры. В БП 3.0 это обычно одно и то же, потому что учёт ведётся на счетах.
| Задача | 1С:Бухгалтерия 3.0 | 1С:Управление торговлей 11 |
|---|---|---|
| Остаток по складам, количество | Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах | Склад и доставка → Отчеты по складу (ведомость и остатки товаров) |
| Остаток в количестве и сумме | ОСВ по счёту 41 (10, 43) с разворотом по субконто | Отчёты по себестоимости и товарам организаций |
| Быстро, прямо в документе | Форма подбора в табличной части | Форма подбора: колонки «В наличии» и «Доступно» |
| Движения одной позиции | Отчеты → Анализ субконто или карточка счёта 41 | Ведомость с отбором по номенклатуре и расшифровкой до документов |
💡 Если пункта меню не видно, откройте раздел и нажмите «Настройки навигации» (шестерёнка в правом верхнем углу панели). Часть отчётов скрыта по умолчанию, но включается одной галочкой.
Остатки на складе по оборотно-сальдовой ведомости в БП 3.0
ОСВ по счёту — самый универсальный способ. Она даёт и количество, и сумму, и движения за период. Отчёт открывается так: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Пошагово
- Укажите период. Для остатка «на сегодня» конец периода ставьте сегодняшней датой.
- Выберите организацию, если в базе их несколько.
- В поле счёта выберите
41.01(товары на складах). Для материалов —10, для готовой продукции —43. - Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» оставьте субконто «Номенклатура» и «Склады».
- На вкладке «Показатели» включите «Количество» рядом с «БУ».
- На вкладке «Отбор» добавьте нужный склад или группу номенклатуры, если весь список не нужен.
- Нажмите «Сформировать».
Колонка «Сальдо на конец периода» и есть остаток. Дважды щёлкните по сумме — 1С откроет расшифровку до документов, которые сформировали движения.
Если в ОСВ нет разреза по складам
Значит, в базе отключён учёт запасов по складам. Включается он в форме «Настройка плана счетов» раздела Главное: блок «Учет запасов», флажок «По складам (местам хранения)».
Флажок «По складам» с учётом в суммах влияет на списание себестоимости по каждому складу отдельно. Включайте его с начала периода и после согласования с главным бухгалтером. Задним числом эти данные не появятся: старые документы придётся перепровести.
Если нужен только список «что сколько штук», а суммы неинтересны, удобнее ведомость по товарам на складах из раздела Склад. Она проще, сразу разворачивает склады и показывает приход и расход за период.
Движения одной позиции
Когда цифра по товару вызывает сомнение, откройте Отчеты → Анализ субконто. Выберите вид субконто «Номенклатура», отберите нужную позицию и сформируйте отчёт за период. Видно каждый приход и расход с датой и документом, и сразу понятно, где количество «потерялось».
Остаток на дату в прошлом
Бывает нужно, например, при сверке с инвентаризационной описью. Поставьте в отчёте конец периода на нужную дату. Учтите: если документы вводили задним числом, сегодняшняя ОСВ «на 31 марта» может отличаться от той, что вы формировали первого апреля.
Проверка наличия товара прямо в документе
Не всегда нужно открывать отчёт. Когда менеджер заполняет реализацию или счёт, остатки видны в форме подбора.
В БП 3.0. В табличной части «Товары» нажмите «Подбор». В форме подбора видны остатки номенклатуры на складе, который указан в шапке документа. Поэтому склад в шапке выбирайте до подбора, иначе цифры будут по другому складу.
В УТ 11. Форма подбора показывает две разные колонки:
- 📦 «В наличии» — сколько физически числится на складе;
- ✅ «Доступно» — сколько можно отгрузить с учётом резервов и уже оформленных к отгрузке заказов.
Ошибка новичков в УТ — обещать клиенту количество «В наличии». Если часть товара зарезервирована под другой заказ, отгрузить её не дадут.
💡 В УТ 11 кнопкой в форме подбора можно включить показ остатков по всем складам. Удобно, когда на основном складе пусто, а на втором есть.
Остатки по партиям и сериям
Вопрос «сколько осталось из поставки от 10 марта» или «сколько осталось из серии со сроком до декабря» решается по-разному в двух конфигурациях.
Партии в БП 3.0
В Бухгалтерии партии — это документы поступления. Учёт по ним включается в той же форме «Настройка плана счетов», флажок «По партиям». После этого на счёте 41 появляется субконто «Партии».
Как посмотреть:
- Откройте ОСВ по счёту 41.01.
- В настройках группировки добавьте субконто «Партии» после «Номенклатуры».
- Сформируйте отчёт: под каждой позицией будут строки по документам поступления.
Если флажок «По партиям» выключен, партий в учёте просто нет. Восстановить их отчётом не получится, можно только проследить движения через «Анализ субконто».
Серии в УТ 11
Серии нужны для сроков годности, маркированного товара, серийных номеров техники. Включаются они в два этапа:
- Общая настройка
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура— флажок использования серий. - В виде номенклатуры — политика учёта серий: только при отгрузке или с учётом остатков по сериям.
Остатки по сериям видны только при политике с учётом остатков. Тогда в складских отчётах в настройках структуры можно добавить группировку «Серия». При политике «только указание при отгрузке» остатков в разрезе серий программа не хранит.
Политику учёта серий в виде номенклатуры, по которому уже есть остатки, не меняйте посреди периода без тестовой копии базы. Документы с сериями придётся дозаполнять.
Права доступа к складским остаткам
Частый запрос: кладовщику показать только его склад, а менеджеру не показывать себестоимость.
УТ 11: ограничение по складам
В УТ 11 есть ограничение доступа на уровне записей по виду доступа «Склады». Порядок настройки:
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав— включите ограничение доступа на уровне записей.- Откройте группы доступа, создайте группу для сотрудников склада.
- На вкладке ограничений укажите вид доступа «Склады» и разрешённые склады.
- Добавьте пользователей в группу.
После этого в отчётах и подборе пользователь видит только свои склады.
Включение ограничения на уровне записей заметно замедляет отчёты на больших базах. Делайте это вне рабочего времени: после включения программа обновляет служебные данные доступа.
БП 3.0: ограничения скромнее
В Бухгалтерии ограничение на уровне записей работает по организациям, а не по складам. Отдельный склад от пользователя той же организации так не скрыть. Варианты:
- 🔒 выдать кладовщику профиль без доступа к бухгалтерским отчётам — тогда он видит только количество в складских документах;
- 🏢 если склады принадлежат разным организациям, ограничивать по организации;
- 🧩 нужна жёсткая изоляция складов — это уже доработка конфигурации или переход на УТ/КА.
Если у пользователя «пропали» остатки, первым делом проверьте его группы доступа. Отчёт пустой без ошибок — частый признак ограничения прав, а не пустого склада.
Почему остатки на складе в 1С не совпадают с реальными
Расхождение между программой и полкой бывает учётным (документы введены неверно) и фактическим (товар реально ушёл без документа). Начинайте с учётных причин: их проверить быстрее.
Отрицательные остатки: как их не допускать
В БП 3.0 есть настройка Администрирование → Проведение документов — разрешение списания запасов при отсутствии остатков. Если флажок включён, реализация проводится даже при нуле на складе, и уходит в минус. Снимите его, и программа будет останавливать проведение с сообщением о нехватке.
В УТ 11 контроль остатков включается в настройках раздела Склад и доставка в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов.
Когда документы разъехались по времени
После массового ввода задним числом в БП 3.0 помогает Операции → Сервис → Групповое перепроведение документов.
Перед групповым перепроведением сделайте резервную копию базы. Перепроведение пересчитывает себестоимость и может изменить суммы в закрытых периодах. Запускайте его, когда в базе никто не работает, и не трогайте периоды, по которым уже сдана отчётность.
Фактические расхождения
Если по документам всё сходится, а товара нет, нужна инвентаризация. В БП 3.0 это документ «Инвентаризация товаров» в разделе Склад. Кнопка «Заполнить» подставит учётные остатки, кладовщик вносит факт, а на основании документа создаются списание и оприходование.
Контроль минимальных запасов
Чтобы не узнавать о нуле от покупателя, настройте сигнал заранее.
В УТ 11: обеспечение потребностей
В УТ 11 есть механизм поддержания запаса с минимальным и максимальным уровнем. Для номенклатуры и склада задаётся способ обеспечения «поддержание запаса», мин и макс. Когда остаток опускается ниже минимума, обработка формирования заказов по потребностям предлагает заказ поставщику на объём до максимума.
Пример: минимум 20 штук, максимум 60, остаток 14. Программа предложит заказать 60 − 14 = 46 штук.
Начинайте с 10–20 ходовых позиций. Если сразу задать минимум для всего ассортимента, первый же запуск выдаст сотни строк, и менеджер перестанет его смотреть.
В БП 3.0: отчёт с отбором и рассылка
В Бухгалтерии механизма точек заказа нет, его заменяют отчётом:
- Сформируйте ведомость по товарам на складах на текущую дату.
- В отборе задайте условие для конечного остатка «меньше» нужного количества, например 5.
- Сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Заканчивается».
- Настройте рассылку отчёта по расписанию:
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов.
Для рассылки по почте нужна учётная запись электронной почты в программе. Утром закупщик получает список позиций, которые пора заказывать.