Печатные формы, отчёты и таблицы из 1С 8.3 в PDF: кнопки, пакетная выгрузка и сбои
Содержание
Чтобы сохранить файл
из 1С в PDF, откройте печатную форму документа или сформированный отчёт, нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) и в списке форматов выберите Документ PDF (*.pdf). Если кнопки на форме нет, тот же результат даёт Главное меню (☰) → Файл → Сохранить как... с выбором типа файла PDF.
Типичная ситуация: покупатель просит счёт и акт «в PDF, без Excel», а в 1С по привычке нажимают «Печать» и бумага уходит на принтер. Отправлять скан при этом не нужно: платформа 1С:Предприятие 8.3 пишет PDF сама, без внешних программ и виртуальных принтеров. Механизм общий для платформы, поэтому работает одинаково в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях.
Что можно сохранить в PDF и какой способ выбрать
В PDF из 1С выводится всё, что открывается как табличный документ: печатные формы (счета, акты, накладные, УПД, платёжки, кадровые приказы), отчёты (ОСВ, анализ счёта, расчётные листки), а также открытые в программе файлы .mxl и .xlsx.
| Способ | Когда подходит | Ограничения |
|---|---|---|
💾 Кнопка Сохранить в окне печати | Один или несколько документов из журнала | Нужна печатная форма из подсистемы печати |
📊 Файл → Сохранить как... | Отчёты, любые табличные документы | Сохраняет то, что сейчас на экране |
🖨 Виртуальный принтер Microsoft Print to PDF | Когда нужен PDF ровно как на бумаге | Шрифты и изображения растрируются хуже |
✉️ Кнопка Отправить | Сразу письмом контрагенту | Нужна настроенная учётная запись почты |
⚙️ Метод Записать() во внешней обработке | Сотни документов разом | Нужен разработчик или готовая обработка |
Для разовой задачи хватает первых двух способов. Виртуальный принтер нужен редко: когда в PDF должны попасть настройки конкретного принтера или когда у пользователя урезаны права и кнопка сохранения недоступна.
Как сохранить печатную форму документа в PDF
Печатная форма — самый частый случай. Порядок одинаковый для счёта на оплату, реализации, авансового отчёта или приказа о приёме.
- Откройте документ или выделите его в списке.
- Нажмите кнопку
Печатьи выберите нужную форму, напримерСчёт на оплатуилиАкт об оказании услуг. - В открывшемся окне печатной формы нажмите кнопку
Сохранить(значок дискеты в командной панели). - В окне сохранения отметьте формат
Документ PDF (.pdf). Остальные флажки (Excel, Word, MXL) снимите, иначе рядом появятся лишние файлы. - Выберите, куда сохранить: в папку на компьютере или с присоединением к документу.
- Нажмите
Сохранитьи укажите папку.
Имя файла 1С формирует сама: из названия формы, номера и даты документа. Если в окне сохранения есть флажок транслитерации имён, включите его, когда файл уходит контрагенту с почтовым сервером, который ломает кириллицу во вложениях.
Вариант «присоединить к документу» удобен для архива: PDF ложится в присоединённые файлы документа, и через год его не нужно формировать заново с риском, что реквизиты организации уже поменялись.
Печать и подписи в PDF
В Бухгалтерии 3.0 счёт и акт можно сохранить с факсимиле. Сначала загрузите изображения в карточку организации: Главное → Организации → ваша организация → раздел «Логотип и печать». Там добавляются печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.
После этого в окне печатной формы появляется флажок Подпись и печать. Включите его до нажатия Сохранить: PDF сохранит то, что видно на экране в момент сохранения.
Факсимиле не заменяет электронную подпись. Для обмена через ЭДО PDF с картинкой печати юридической силы не добавляет. Такой файл годится для счёта на оплату по договорённости с покупателем, но не для первички, которую требуется подписывать.
Отчёты в PDF через «Сохранить как»
Отчёты в 1С 8.3 (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ субконто, своды по зарплате) формируются в табличном документе прямо в форме отчёта. Отдельного окна печати у них нет, поэтому порядок другой.
- Сформируйте отчёт с нужным периодом и отборами.
- Щёлкните мышью по полю с результатом отчёта, чтобы фокус оказался на таблице, а не на панели настроек.
- Откройте
Главное меню (☰) → Файл → Сохранить как.... В большинстве отчётов эта команда продублирована в менюЕщёформы, а с клавиатуры окно сохранения вызываетCtrl+S. - В поле «Тип файла» выберите
Документ PDF (*.pdf). - Задайте имя и папку, нажмите
Сохранить.
Если команда сохранения неактивна, фокус стоит не на таблице. Щёлкните по любой ячейке отчёта и повторите.
PDF фиксирует отчёт как картинку страницы: расшифровки и группировки в нём не работают. Свёрнутые группировки так и останутся свёрнутыми. Перед сохранением раскройте нужные уровни кнопками с номерами уровней над таблицей или через правый клик по группировке.
Регламентированная отчётность
Декларации и расчёты в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты в PDF сохраняют через печать: откройте отчёт, нажмите Печать и выберите вывод бланка на экран. Откроется табличный документ с формой бланка, дальше — Сохранить или Файл → Сохранить как... с типом PDF. Для сдачи в налоговую PDF не нужен: туда уходит файл выгрузки в формате ФНС. PDF пригодится для руководителя или банка.
Как сконвертировать Excel или MXL в PDF средствами платформы
1С умеет не только выгружать свои документы, но и открывать чужие таблицы. Это выручает, когда на компьютере нет Excel, а табличку от поставщика нужно отправить в PDF.
- В открытой базе выберите
Главное меню (☰) → Файл → Открыть.... - В фильтре типов укажите
Лист ExcelилиВсе файлыи выберите.xlsx,.xls,.odsили.mxl. - Файл откроется в 1С как табличный документ в отдельном окне.
- При необходимости поправьте ширину колонок и параметры страницы.
- Выполните
Файл → Сохранить как...и выберитеДокумент PDF (*.pdf).
Платформа переносит при открытии значения, объединения ячеек, рамки и основное форматирование. Формулы Excel превращаются в рассчитанные значения, диаграммы и макросы теряются. Для простых таблиц (прайс, реестр, акт сверки от контрагента) результат чистый.
Документы Word так открыть нельзя: редактора .docx в платформе нет. Их конвертируют в самом Word или в бесплатном LibreOffice.
Пакетное сохранение нескольких документов
Когда нужно отправить контрагенту все акты за квартал, открывать каждый по отдельности незачем.
- Откройте журнал документов
, например
Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). - Установите отбор по контрагенту и периоду.
- Выделите документы:
Ctrl+ щелчок по строкам выбирает выборочно,Shift+ щелчок — диапазон,Ctrl+A— все строки списка. - Нажмите
Печатьи выберите форму. Все выделенные документы откроются в одном окне печатной формы. - Нажмите
Сохранить, отметьте PDF.
Что получится на выходе — один общий файл или отдельный PDF на каждый документ — зависит от релиза конфигурации и настроек окна сохранения. Если файл получился один, а нужны раздельные, сохраняйте частями или используйте вариант с упаковкой в архив, если он есть в окне сохранения: в архиве каждая форма лежит отдельно.
Для комплекта «счёт + акт + счёт-фактура» по одной продаже в Бухгалтерии 3.0 есть печать комплекта из меню Печать документа реализации. Все формы попадают в одно окно, и их можно сохранить одним действием.
Сотни документов: выгрузка кодом
Для регулярной массовой выгрузки (например, расчётные листки на всех сотрудников по отдельным файлам) пишут внешнюю обработку
. Ключевая строка — метод табличного документа Записать с типом PDF:
// ТабДок — табличный документ, полученный из печатной формы
ИмяФайла = КаталогВыгрузки + "Акт_" + Формат(Номер, "ЧГ=0") + ".pdf";
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);
Если код выполняется на сервере, файл появится на диске сервера 1С, а не у пользователя. Каталог должен быть доступен на запись пользователю, от имени которого работает служба сервера. Для файловой базы и тонкого клиента это частый источник вопроса «код отработал, а файлов нет».
Параметры страницы, качество и шрифты
PDF из 1С получается векторным: текст остаётся текстом, его можно выделить и найти поиском. Отдельной настройки качества или разрешения у выгрузки нет. На вид файла влияют три вещи: параметры страницы, шрифты и исходные картинки.
Параметры страницы
До сохранения откройте Главное меню (☰) → Файл → Параметры страницы при активном табличном документе. Здесь задаются:
- 📄 ориентация — книжная или альбомная; широкие отчёты (ОСВ по субконто, свод начислений) читаются только в альбомной;
- 🔍 масштаб — флажок «По ширине страницы» сжимает таблицу так, чтобы она не резалась на соседние листы;
- 📏 поля — при узких полях на одной странице умещается больше строк;
- 🔁 повтор строк шапки на каждой странице, если он предусмотрен формой.
Проверить результат до сохранения можно через Файл → Предварительный просмотр. Что там видно, то и попадёт в PDF.
Шрифты
1С встраивает в PDF шрифты, которые использованы в макете. Проблемы начинаются, когда нужного шрифта нет в системе пользователя: платформа подставляет другой, текст разъезжается, вылезает за рамки ячеек.
- 🪟 На Windows типовые макеты используют Arial, проблем почти не бывает.
- 🐧 На Linux-клиенте стандартных шрифтов Microsoft нет. Установите пакет со шрифтами Arial и Times New Roman (в Ubuntu и Debian —
ttf-mscorefonts-installer) и перезапустите 1С. - ✏️ В самописных макетах с редким шрифтом лучше заменить его на Arial в конфигураторе, чем ставить шрифт на каждый компьютер.
Картинки: логотип, печать, подпись
Логотип и факсимиле в PDF — растровые изображения, и платформа выводит их как есть. Размытая печать в PDF почти всегда означает маленький исходник. Загружайте скан печати и подписей в разрешении около 300 точек на дюйм, в PNG с прозрачным фоном: так оттиск не перекрывает текст белым прямоугольником.
Почему PDF не сохраняется или выглядит не так
Ещё одна ловушка — сохранение в сетевую папку. Если путь недоступен или у пользователя нет прав на запись, 1С покажет ошибку записи файла. Сохраните PDF на рабочий стол и проверьте, открывается ли он, а потом переносите.
Отдельно о сервисной версии 1С:Фреш и других облачных базах. В них файл сохраняется через браузер или тонкий клиент в папку загрузок на вашем компьютере, а не на сервер провайдера. Если файл «пропал», ищите его в загрузках браузера.