Пакетная печать в 1С: все выделенные документы — одним PDF или Excel

Чтобы сохранить несколько документов 1С в один файл, выделите их в списке (Ctrl + щелчок или Ctrl+A), нажмите Печать и выберите нужную форму. Программа соберёт все документы в одну печатную форму, разделив их разрывами страниц. Дальше щёлкните внутри табличной части формы и сохраните её через главное меню: Файл → Сохранить как, тип файла — PDF, Excel или Word. Получится один файл со всеми документами.

Типичная ситуация: аудитор или контрагент просит прислать все накладные за квартал, и сохранять по одной сорок штук никто не хочет. Ниже — штатные способы для 1С 8.3 в интерфейсе «Такси» (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие конфигурации на БСП), их ограничения и что делать, если кнопки нет или файл вышел кривым.

1. Групповая печать из списка документов

Групповая печать — базовая возможность всех типовых конфигураций на платформе 8.3. Отдельных обработок для неё не нужно.

Как собрать пакет:

1. Откройте журнал нужных документов, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии 3.0.
2. Отберите документы. Поставьте период в шапке списка, а контрагента или организацию задайте через отбор (кнопка Ещё → Настроить список или поле быстрого отбора, если оно есть в форме).
3. Выделите строки:
   • 🖱️ Ctrl + щелчок — отдельные документы;
   • ⇧ Shift + щелчок — диапазон подряд;
   • ⌨️ Ctrl+A — всё, что видно в списке после отбора.
4. Нажмите Печать на командной панели и выберите форму: накладную, счёт-фактуру, УПД, акт.
5. Откроется форма «Печать документов». В ней все выбранные документы идут подряд, каждый с новой страницы.

Комплект форм. Некоторые команды печатают сразу несколько макетов, например счёт-фактуру вместе с накладной. Тогда в форме печати появляется перечень макетов с количеством копий. Снимите галочки с лишних, и они не попадут ни на печать, ни в файл.

2. Как сохранить несколько документов одним файлом: три способа

Форма «Печать документов» умеет сохранять результат по-разному. От выбранного способа зависит, получите вы один файл или пачку.

Способ 1. «Сохранить как» — самый надёжный путь к одному файлу

1. В форме печати щёлкните мышью прямо по табличной части с документами. Это важно: команда сохраняет активный элемент формы.
2. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу окна программы) и выберите Файл → Сохранить как.
3. В поле типа файла выберите формат:
   • 📄 PDF (*.pdf) — для отправки и архива;
   • 📊 Лист Excel 2007 и новее (*.xlsx) — если с данными будут работать;
   • 📝 Документ Word 2007 и новее (*.docx) — если документ ещё будут править;
   • 🗂️ Табличный документ (*.mxl) — родной формат 1С, открывается только в 1С.
4. Укажите папку и имя файла, нажмите «Сохранить».

Весь пакет ляжет в один файл. Разрывы страниц сохранятся: в PDF каждый документ начнётся с нового листа.

Способ 2. Кнопка «Сохранить» в форме печати

Кнопка с изображением дискеты открывает окно выбора форматов. Здесь можно отметить сразу несколько форматов, например PDF и Excel. Есть и флажок упаковки в архив — о нём ниже.

Если печаталось несколько макетов (комплект), на каждый макет, как правило, получится отдельный файл. Поэтому для задачи «одна форма — один файл» удобнее способ 1.

Способ 3. Виртуальный PDF-принтер

Нажмите Печать, в списке принтеров Windows выберите «Microsoft Print to PDF» и укажите путь к файлу. Принтер получит всю форму целиком, на выходе — один PDF.

Плюс способа: результат совпадает с бумажной печатью, включая поля и масштаб. Минус: текст в таком PDF иногда хуже ищется поиском, чем при прямом сохранении.

3. Настройка формата вывода перед сохранением

Печатная форма уходит в файл ровно такой, какой вы видите её на экране. Поэтому проверьте вид до сохранения.

Что стоит настроить:

• 📐 Параметры страницы. Главное меню → Файл → Параметры страницы. Здесь ориентация, поля и масштаб. Для широких форм вроде УПД выберите альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы».
• 🔢 Количество копий. Поле «Копий» в шапке формы печати. Если стоит 2, в файл попадут обе копии каждого документа.
• ✏️ Ручные правки. Включите режим редактирования в форме печати, чтобы поправить текст перед сохранением. Правки живут только в этом файле и в базу не записываются.
• 👁️ Предварительный просмотр. Файл → Предварительный просмотр покажет, где лягут разрывы страниц. Удобно, если документ «съезжает» на второй лист.

Какой формат выбрать:

4. Постоянные настройки и автоматизация пакетной выгрузки

Если выгружать пакеты нужно регулярно, разовую ручную работу можно сократить.

Макеты печатных форм

Внешний вид стандартных форм меняется в пользовательском режиме, без Конфигуратора: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Здесь можно, например, убрать лишнюю строку или поменять подпись. Изменённый макет используется и при групповой печати.

Чтобы вернуться к типовому виду, в том же списке есть команда использования стандартного макета.

Дополнительные обработки пакетной печати

Если в штатной форме не хватает функций (каждый документ отдельным файлом с номером в имени, отправка пачкой по контрагентам), используют дополнительные обработки. Подключают их в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Подключайте обработки только из проверенных источников. Внешняя обработка выполняет код с правами пользователя и может изменить или испортить данные.

Склейка готовых файлов MXL

Если у вас уже есть пачка печатных форм в формате *.mxl, их можно собрать в один PDF небольшой внешней обработкой. Пример для серверной процедуры в файловой базе:

&НаСервере
Процедура СклеитьФайлыНаСервере(Каталог, ИмяИтоговогоФайла)

    Итог = Новый ТабличныйДокумент;
    Файлы = НайтиФайлы(Каталог, "*.mxl");

    Для Каждого Файл Из Файлы Цикл
        Часть = Новый ТабличныйДокумент;
        Часть.Прочитать(Файл.ПолноеИмя);
        Если Итог.ВысотаТаблицы > 0 Тогда
            Итог.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();
        КонецЕсли;
        Итог.Вывести(Часть);
    КонецЦикла;

    Итог.Записать(ИмяИтоговогоФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);

КонецПроцедуры

Код выполняется на сервере. В клиент-серверной базе каталог и итоговый файл должны быть доступны именно серверу 1С, а не компьютеру пользователя. Для Excel вместо PDF укажите ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX.

5. Архив ZIP и вложения к документам

Иногда задача звучит иначе: нужен не один PDF, а один файл для отправки. Тогда подойдёт архив.

Упаковка в ZIP. В окне кнопки «Сохранить» поставьте флажок упаковки в архив. Все выбранные форматы и макеты окажутся в одном .zip. Рядом обычно есть флажок транслитерации имён файлов — включите его, если получатель работает не в Windows или почтовый сервер портит кириллицу в именах.

Отправка по почте. Кнопка «Отправить» в форме печати создаёт письмо с печатными формами во вложении. Форматы выбираются так же, архив тоже доступен. Для отправки должна быть настроена учётная запись почты в разделе Администрирование → Органайзер.

Присоединённые файлы. В том же окне сохранения часто есть вариант «Присоединить к документу». Тогда файл сохранится в карточке документа, в разделе присоединённых файлов (значок скрепки). Это удобно для архива: скан и печатная форма лежат рядом с документом в базе.

6. Права пользователя и технические ограничения

Кнопки печати и сохранения зависят от прав. Если у пользователя их нет, форма печати откроется, но сохранить её не получится.

Права:

• 🔒 Сохранение в файл, печать и копирование в буфер обмена регулирует право платформы «Вывод». В типовых конфигурациях оно входит в отдельную роль, которую выдают через группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
• 📁 Чтобы напечатать документ, нужно право на его просмотр. Документы чужой организации, закрытые ограничением доступа, в пакет просто не попадут или вызовут ошибку.
• 📎 Для вложений к документу нужно право на добавление присоединённых файлов.

Технические ограничения:

• 💾 Объём. Пакет из нескольких сотен многостраничных документов формируется долго и занимает память клиента. Делите выгрузку на части: по месяцу или по контрагенту.
• 🌐 Веб-клиент. Сохранение файлов в браузере может потребовать установки расширения для работы с файлами. Программа сама предложит его установить.
• 🖥️ Терминальный сервер . При работе через RDP «Сохранить как» по умолчанию предлагает диски сервера. Чтобы файл попал на ваш компьютер, нужен проброс локальных дисков в настройках подключения.

7. Если пакет не сохраняется или файл получился кривым

Если штатные способы не помогли. Сохраните каждый документ в PDF отдельно и объедините файлы любым PDF-редактором. Это не самый быстрый путь, но он работает при любых ограничениях конфигурации.