Как завести договор с контрагентом: вид, валюта, файлы

Договор в 1С — это не текст соглашения, а карточка в справочнике, которая подчинена контрагенту. Создать её можно двумя путями: из карточки самого контрагента или прямо из документа (поступление, реализация, счёт), где рядом с полем Договор есть кнопка создания нового.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 карточка договора лежит здесь: Справочники → Контрагенты → открыть нужного контрагента → гиперссылка Договоры. Ключевое поле — вид договора: именно от него зависит, в каких документах договор вообще появится в списке выбора. Ниже — как составить договор , какие реквизиты заполнить и где чаще всего ошибаются.

С чего начать: контрагент и справочник договоров

Договор нельзя завести «в воздухе» — он всегда привязан к контрагенту. Поэтому сначала убедитесь, что карточка контрагента заполнена.

Минимум, который нужен до создания договора:

• 📇 ИНН и КПП контрагента (по ним 1С подтянет реквизиты, если включён 1С:Контрагент);
• 🏢 организация вашей компании, от лица которой заключается договор (важно в базе с несколькими юрлицами);
• 🏦 банковский счёт контрагента — если по договору планируются платежи.

Если контрагента в базе ещё нет, создайте его: Справочники → Контрагенты → Создать. Введите ИНН — остальные поля (наименование, КПП, адрес) заполнятся автоматически при подключённой интернет-поддержке. Проверьте, что вид контрагента (Юридическое лицо / Физическое лицо / Обособленное подразделение) выбран верно: сменить его после ввода документов будет сложно.

Перед созданием карточки проверьте, нет ли контрагента в базе уже. Введите ИНН в строке поиска над списком — 1С отфильтрует совпадения. Дубль контрагента опаснее дубля договора: расчёты разойдутся по двум карточкам, и сальдо по счёту 62 или 60 будет показывать полуправду. Если дубль всё же появился, его объединяют через обработку Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных, но проще не плодить.

Создаём договор в карточке контрагента: пошагово

Самый надёжный путь — через карточку контрагента, потому что организация и контрагент подставятся сами.

1. Откройте контрагента: Справочники → Контрагенты → двойной щелчок по нужной строке.
2. Нажмите гиперссылку Договоры в верхней части карточки — откроется список договоров этого контрагента.
3. Нажмите Создать. В новой карточке уже заполнены Организация и Контрагент.
4. Выберите вид договора — это обязательное поле (разбор ниже).
5. Укажите Наименование. По умолчанию 1С подставит «Основной договор», но лучше написать осмысленно: Поставка материалов № 17 от 05.10. По наименованию вы будете искать договор в документах.
6. Заполните Номер и от (дата) — реквизиты бумажного договора. Поле необязательное для учёта, но пригодится в актах сверки и печатных формах.
7. При необходимости укажите Валюту (по умолчанию — рубли) и банковский счёт.
8. Нажмите Записать и закрыть.

Договор готов и сразу доступен в документах по этому контрагенту.

Второй способ — на лету из документа. Открываете, например, Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в поле Договор нажимаете кнопку выбора и Создать. 1С подставит вид договора исходя из типа документа: для поступления — «С поставщиком», для реализации — «С покупателем». Это удобно, но легко наплодить дубли, поэтому сначала проверьте, нет ли уже подходящего договора.

Вид договора: как выбрать и на что он влияет

Вид договора — главный реквизит. Он определяет, в каких документах договор можно выбрать, и как 1С учитывает расчёты.

Почему это важно на практике: если в договоре стоит вид «С покупателем», а вы пытаетесь выбрать его в документе поступления, в списке выбора его не будет. Документ фильтрует договоры по виду, и несовместимый просто не показывается. Отсюда растёт половина вопросов «куда делся договор».

Для комиссионной торговли вид договора подключает дополнительную логику: появляются специальные документы (отчёт комитенту, отчёт о продажах комиссионера) и особый порядок учёта НДС. Если комиссии у вас нет — не выбирайте эти виды «про запас».

Вид договора влияет и на документооборот с контрагентом. От него зависит, какие операции 1С разрешит по договору и как лягут проводки:

• для вида «С поставщиком» расчёты пойдут по счёту 60, а авансы — по 60.02;
• для «С покупателем» расчёты идут по счёту 62, авансы — по 62.02;
• для прочих операций («Прочее») счёт расчётов подставляется из настроек документа, чаще 76.

Поэтому выбор вида — это не формальность, а то, как программа квалифицирует ваши отношения с контрагентом. Ошиблись видом — проводки сформируются не по тому счёту, и сверка не сойдётся.

Валюта, условия оплаты и контроль расчётов

По умолчанию договор ведётся в рублях, и это поле можно не трогать. Валюту меняют только для расчётов с иностранными поставщиками или когда стоимость в договоре зафиксирована в у.е.

Валюта расчётов. Если указать в договоре валюту, отличную от рубля (например, EUR или USD), все суммы по этому договору 1С будет пересчитывать в рубли по курсу на дату документа. Курсы должны загружаться: Справочники → Валюты → Загрузить курсы валют. Без актуального курса документы проведутся с нулевыми или устаревшими рублёвыми суммами.

При расчётах в валюте на дату оплаты возникают курсовые разницы — программа формирует их автоматически при закрытии месяца, вручную считать не нужно.

Небольшой пример. По договору в EUR вы выставили реализацию на 1 000 EUR. Курс на дату отгрузки — 100 руб. за евро, значит в учёте выручка зафиксируется как 100 000 руб. Покупатель оплатил позже, когда курс вырос до 102 руб. — поступило 102 000 руб. Разница 2 000 руб. — это положительная курсовая разница, 1С отнесёт её на счёт 91.01 при закрытии месяца. Считать её руками не нужно, но валюту договора трогать после первых документов уже не стоит.

Условия оплаты. Срок оплаты в 1С:Бухгалтерии задают не в карточке договора, а в самих документах — в счёте на оплату и реализации есть поле срока. Для анализа просрочки используют отчёт Руководителю → Долги покупателей или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62.

Контроль задолженности и лимиты — это функциональность 1С:Управление торговлей и ERP, а не Бухгалтерии. Там на договоре настраивают лимит долга и график оплаты, и программа блокирует отгрузку сверх лимита. В типовой Бухгалтерии такого контроля на уровне договора нет — следите за долгом отчётами.

Присоединяем скан договора и печатаем документы

Сам текст договора (бумажный или PDF) удобно хранить прямо в карточке — чтобы не искать по папкам.

На карточке договора есть команда Присоединённые файлы (значок скрепки или одноимённая гиперссылка). Нажмите её → Добавить → выберите скан подписанного договора. Файл сохранится в базе и будет открываться по одному клику из карточки. Так же можно приложить допсоглашения и спецификации.

Отдельной типовой печатной формы «текст договора» в Бухгалтерии нет — программа печатает документы, которые идут по договору: счёт на оплату, товарную накладную , акт, счёт-фактуру, акт сверки. Их вы найдёте по кнопке Печать в самом документе. Текст же договора готовят в редакторе и прикладывают сканом, как описано выше.

Пути к договорам в разных конфигурациях

Механика похожа, но пункты меню отличаются. Если вы не в Бухгалтерии — ориентируйтесь по таблице.

В Управлении торговлей договоры с покупателями и поставщиками разведены по разным спискам, а на карточке больше настроек: график оплаты, контроль лимита, соглашения об условиях продаж. В Бухгалтерии всё проще — один подчинённый справочник на обе стороны расчётов, вид договора задаёт направление.

Типичные ошибки при работе со справочником договоров

Ошибки в договорах всплывают не сразу, а когда документ не проводится или долг «висит не там». Вот что встречается чаще всего.

• 🔸 Неверный вид договора. Завели «С покупателем», а нужен «С поставщиком» — договор не виден в поступлении. Исправляется сменой вида, но только если по договору ещё нет проведённых документов.
• 🔸 Договор не на ту организацию. В многофирменной базе договор привязан к другому юрлицу и не подставляется. Проверяйте поле Организация.
• 🔸 Дубли «Основной договор». Если каждый раз создавать договор из документа и не смотреть список, у контрагента накопится несколько одинаковых. Расчёты «размажутся» по дублям, акт сверки не сойдётся.
• 🔸 Случайная валюта. Договор завели в USD по ошибке — суммы пересчитались по курсу, в учёте появились непонятные копейки и курсовые разницы.
• 🔸 Попытка удалить договор с движениями. 1С не даст удалить договор, по которому проведены документы, — только пометить на удаление. Сначала перенесите или отмените движения.

Частые вопросы