Как оформить доверенность на получение ТМЦ в 1С: от создания документа до записи в журнал

Доверенность в 1С оформляют в разделе Покупки → Доверенности: нажимаете Создать, указываете поставщика и сотрудника-получателя, вписываете перечень ценностей и печатаете бланк кнопкой Печать. Документ не делает проводок и на учёт не влияет — это печатная форма, которую сотрудник предъявляет поставщику, чтобы получить товар или материалы от имени организации.

Частое заблуждение: доверенность выписывают «задним числом» уже после получения груза. Так делать нельзя — поставщик проверяет её при отгрузке и оставляет у себя, поэтому составить доверенность в 1С нужно до поездки за ценностями. Ниже — как заполнить документ без ошибок, когда брать форму М-2, а когда М-2а, и как потом проследить, что доверенность отработана.

Разберём на 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) в интерфейсе «Такси». В 1С:Управлении торговлей порядок полей похожий, отличается только раздел меню — об этом в конце первого раздела.

Где в 1С найти и создать доверенность на ТМЦ

В 1С:Бухгалтерии 8.3 журнал доверенностей лежит в разделе Покупки. Откройте Покупки → Доверенности — появится список всех ранее выписанных документов.

Чтобы выписать новую:

1. Нажмите Создать. Откроется пустой документ «Доверенность».
2. В поле Организация подставится ваша фирма. Если в базе их несколько — выберите ту, от имени которой выдаёте доверенность.
3. Проверьте Дату — это день выдачи. От неё отсчитывается срок действия.
4. Заполните остальные реквизиты (разбираем дальше по разделам).
5. Проведите документ кнопкой Провести или сразу Провести и закрыть.

Документ можно создать и «на основании». Откройте, например, Счёт от поставщика или Заказ поставщику, нажмите Создать на основании → Доверенность — программа перенесёт контрагента, договор и перечень номенклатуры. Это удобно, когда вы уже завели в базе документ-заказ: не придётся вбивать товары заново.

В 1С:Управлении торговлей 11 доверенность оформляют в разделе закупок — документ так и называется «Доверенность». Набор полей тот же: организация, контрагент, физлицо-получатель и список товаров. Если в вашей конфигурации пункт в меню называется иначе, найдите его через поиск по разделу закупок по слову «доверенность».

Заполняем шапку: от кого, кому и на кого

Шапка доверенности отвечает на три вопроса: от какой организации, у какого поставщика и через какого сотрудника получаем ценности.

• 🏢 Контрагент — поставщик, у которого забираете товар. Выбирается из справочника Контрагенты. Это та сторона, которой сотрудник предъявит доверенность.
• 📄 Договор — основание получения. Подставляется автоматически, если у контрагента один договор; при нескольких выберите нужный.
• 👤 Физическое лицо — сотрудник, на которого выписана доверенность. Берётся из справочника Физические лица. Именно он получит право действовать от имени организации.

Главный источник ошибок — реквизиты получателя. В унифицированном бланке обязательно печатаются паспортные данные доверенного лица: серия, номер, кем и когда выдан. 1С берёт их из карточки физлица, поэтому до выписки доверенности откройте Зарплата и кадры → Физические лица (или перейдите в карточку прямо из поля документа), найдите сотрудника и проверьте раздел с документом, удостоверяющим личность.

Должность сотрудника тоже попадает в бланк из кадровых данных. Если человек оформлен по договору ГПХ и должности у него нет, в форме строка останется пустой — это допустимо, главное, чтобы совпадали ФИО и паспорт.

М-2 или М-2а: какой бланк доверенности выбрать

1С печатает доверенность по двум унифицированным формам из постановления Госкомстата № 71а — М-2 и М-2а. Отличие одно, но существенное: у М-2 есть отрывной корешок, а у М-2а его нет.

Корешок М-2 — это и есть мини-журнал: на нём бухгалтер фиксирует номер, дату, срок, получателя и отметку об исполнении. Поэтому для разовых поездок за товаром удобнее М-2.

Форму М-2а выбирают, когда доверенности выдают постоянно (например, снабженец каждую неделю ездит к разным поставщикам). Тогда корешки превратились бы в ворох бумаг, и учёт ведут в едином пронумерованном и прошнурованном журнале учёта выданных доверенностей.

Какую именно форму печатать, вы решаете на этапе печати — об этом в разделе про бланк. Напомню: с 2013 года унифицированные формы по закону № 402-ФЗ необязательны, организация вправе утвердить свой бланк. Но М-2 и М-2а прижились, их принимают все поставщики, и в 1С они встроены — поэтому менять их обычно нет смысла.

Перечень ценностей: заполняем табличную часть

В таблице документа перечисляют, что именно сотрудник имеет право получить. Это защищает организацию: по доверенности нельзя забрать то, чего в ней нет.

Заполнить таблицу можно двумя способами.

Вручную. Нажмите Добавить, выберите номенклатуру из справочника, укажите количество и единицу измерения. Подходит, когда позиций немного.

Автоматически по документу. Нажмите Заполнить и выберите документ-основание — счёт поставщика, заказ или поступление. 1С перенесёт весь список номенклатуры с количеством. Это быстрее и исключает опечатки в названиях.

На что обратить внимание в табличной части:

• 📦 Единицы измерения. В бланке количество печатается прописью рядом с цифрой. Если единица в карточке номенклатуры задана неверно (штуки вместо килограммов), в доверенности будет расхождение с накладной.
• 🔢 Количество. Указывайте не больше, чем реально получаете. Доверенность на «100 шт.» при фактической отгрузке 10 шт. формально действительна, но поставщик вправе отгрузить по ней все 100.
• 📝 Наименование. Оно должно совпадать с тем, что будет в накладной поставщика, иначе получателю откажут в выдаче.

Срок действия, подписи и печать бланка

Срок действия. В документе есть даты «действует с» и «по». По постановлению № 71а доверенность обычно выдают на 15 дней, а при планомерном получении ценностей — на календарный месяц. Жёсткого лимита в законе нет: по статье 186 ГК РФ, если срок в доверенности не указан вовсе, она действует год со дня выдачи. На практике ставят короткий срок — так меньше риск, что просроченной доверенностью воспользуются.

Подписи. Доверенность от организации подписывает руководитель. Требование об обязательной подписи главного бухгалтера на доверенности отменено вместе с переходом на закон № 402-ФЗ, но многие по привычке её оставляют — это не ошибка. Сам получатель расписывается в бланке в графе «образец подписи»: этим поставщик сверяет, что товар выдаёт именно тому человеку.

Печать организации. С 2015 года ООО и АО вправе работать без печати. Если печати нет, поле на бланке остаётся пустым — доверенность от этого силы не теряет. Если печать есть, её ставят на подпись руководителя.

Чтобы распечатать бланк:

1. Проведите документ.
2. Нажмите кнопку Печать в верхней части формы.
3. Выберите нужный вариант — Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а).
4. Проверьте печатную форму на экране: ФИО, паспорт, перечень, срок.
5. Отправьте на принтер кнопкой печати в окне предпросмотра.

Регистрация и контроль возврата доверенностей

Выписать доверенность — половина дела. Вторая половина — проследить, что она отработана или возвращена. Неиспользованные бланки нельзя оставлять «висеть»: по ним можно получить ценности задним числом.

Перед выпиской пройдитесь по короткому чек-листу.

Как ведётся учёт выданных доверенностей:

• 🧾 По форме М-2 учёт заменяет корешок. На нём бухгалтер пишет номер, дату, срок, ФИО получателя, а после получения товара — номер и дату приходного документа (накладной). Корешок подшивают и хранят.
• 📔 По форме М-2а записи делают в журнале учёта выданных доверенностей. Журнал заводят заранее: нумеруют страницы и прошнуровывают. В нём те же графы, что и на корешке, плюс расписка получателя.

Контроль возврата строят так: если сотрудник не получил ценности (сделка сорвалась, поставщик не отгрузил), он обязан вернуть доверенность в бухгалтерию. В журнале или на корешке делают отметку «не использована», и бланк гасят. Выдавать новую доверенность сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей, нельзя.

В 1С список всех выписанных доверенностей всегда под рукой в журнале Покупки → Доверенности. Отберите документы по контрагенту или сотруднику через кнопку отбора — так увидите, по каким поставкам доверенности ещё «открыты». Отметку об исполнении в самом бланке 1С не хранит, поэтому факт получения отслеживают по связанному документу поступления и по бумажному журналу (корешку).

Ошибки при оформлении доверенности в 1С

Большинство проблем всплывает на этапе печати или уже у поставщика. Вот что встречается чаще всего.

Ещё одна типичная ситуация — одну доверенность пытаются использовать у двух разных поставщиков. Так нельзя: в бланке указан конкретный контрагент. На каждого поставщика выписывают отдельный документ.

И последнее: не храните подписанные чистые бланки «про запас». Доверенность заполняют полностью до подписи руководителя. Пустой подписанный бланк — это риск, что по нему получат что угодно.

Частые вопросы