Добавляем вторую организацию в 1С:Бухгалтерию: мультифирменный учёт в одной базе

Вторую организацию заводят в справочнике Главное → Организации: кнопка Создать, выбор «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель», затем система налогообложения — и открывается карточка новой фирмы. Но перед этим в Главное → Функциональность нужно включить флажок Несколько организаций, иначе поле выбора фирмы в документах не появится.

Разберём весь путь: когда одной базы хватает на несколько фирм, а когда нет, как создать карточку и заполнить реквизиты , где настроить отдельную учётную политику и налоги, как закрепить ответственных лиц и разграничить доступ, чтобы бухгалтер одной компании не видел документы другой.

В какой редакции можно вести несколько фирм

Главное ограничение сидит в редакции программы. Базовая версия «1С:Бухгалтерия» ведёт учёт только по одной организации в одной информационной базе. Добавить вторую фирму в неё нельзя — поля выбора организации там просто нет.

Для мультифирменного учёта подойдут:

• 💼 1С:Бухгалтерия ПРОФ — несколько организаций в одной базе, общие справочники контрагентов и номенклатуры.
• 🏢 1С:Бухгалтерия КОРП — то же плюс расширенные возможности (обособленные подразделения на отдельном балансе, больше аналитики).

Если у вас базовая версия и расставаться с ней не хочется, остаётся второй путь: завести отдельную информационную базу под каждую организацию. Учёт полностью изолирован, но и общих справочников не будет, а переключаться между фирмами придётся через список баз в окне запуска.

Когда что выбирать:

Дальше речь про ПРОФ и КОРП — то есть про добавление второй организации внутри одной базы.

Включаем учёт по нескольким организациям

По умолчанию в новой базе ПРОФ интерфейс упрощён под одну фирму: колонка «Организация» в списках документов скрыта. Чтобы она появилась, включите соответствующую функциональность.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. На вкладке Главное найдите блок с настройками организации.
3. Поставьте флажок Несколько организаций.
4. Закройте форму — настройка применяется сразу.

После этого в шапке документов (поступления, реализации, платёжки) появится поле выбора организации, а в списках — колонка с её названием. Снять этот флажок обратно нельзя, если в базе уже заведено больше одной организации или по второй фирме проведены документы. Так что включайте осознанно.

Создаём карточку новой организации

Теперь само добавление фирмы.

1. Перейдите в Главное → Организации.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите тип: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей карточки (у ИП нет КПП, по-другому считаются взносы «за себя»).
4. Укажите систему налогообложения — общая, упрощённая и т. д. Её можно поменять позже в настройках налогов, но лучше задать сразу.

Дальше открывается карточка. Если в базе подключена интернет-поддержка, реквизиты можно подтянуть автоматически.

Автозаполнение по ИНН

Вместо ручного ввода нажмите кнопку автозаполнения реквизитов по ИНН (она появляется в карточке при подключённой интернет-поддержке Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Введите ИНН — программа загрузит наименование, адрес, ОГРН, коды и подставит их в карточку. Останется проверить и дозаполнить банковские реквизиты.

Если поддержка не подключена, реквизиты вносят руками.

Какие реквизиты заполнить обязательно

• 📝 Наименование — сокращённое (для экранных форм) и полное (для печатных). Поле «Сокращённое наименование» лучше сделать узнаваемым, его вы будете видеть при выборе фирмы в документах.
• 🔢 ИНН и КПП (у ИП — только ИНН), ОГРН/ОГРНИП, дата регистрации.
• 🏛 Налоговая инспекция — код и наименование ИФНС, куда сдаёте отчётность. От этого зависит заполнение деклараций.
• 📊 Коды статистики — ОКПО, ОКТМО, ОКВЭД. Нужны для статистической и регламентированной отчётности.
• 🏦 Банковский счёт — заполните хотя бы один основной, он подставится в платёжные документы и счета на оплату.
• 📮 Адреса — юридический, фактический, почтовый.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Фирма появилась в справочнике и доступна для выбора в документах.

Настраиваем учётную политику и налоги второй фирмы

Учётная политика и параметры налогообложения задаются для каждой организации отдельно — настройки первой фирмы на вторую не распространяются.

1. Откройте Главное → Налоги и отчеты.
2. Вверху формы выберите в поле организации новую фирму (это ключевой момент — настройки привязаны к выбранной организации).
3. Пройдите по разделам: система налогообложения, НДС, налог на прибыль или УСН, страховые взносы, НДФЛ.

Отдельно — бухгалтерская учётная политика (способы оценки МПЗ, методы начисления амортизации, счета затрат). В карточке организации есть ссылка на учётную политику в панели навигации; также её можно открыть из Главное → Учетная политика, выбрав нужную фирму.

Что важно проверить для новой организации:

• ставку и порядок учёта НДС (плательщик или освобождён, УСН с НДС или без);
• при УСН — объект налогообложения («Доходы» или «Доходы минус расходы») и ставку;
• способ оценки запасов (ФИФО или по средней) — он должен быть единым для всей базы по части настроек, но налоговые режимы у фирм различаются свободно;
• методы начисления амортизации ОС и НМА.

Руководитель, главбух и другие ответственные лица

Подписи в документах и печатных формах берутся из ответственных лиц конкретной организации. У первой фирмы они свои, у второй нужно задать заново.

В карточке организации откройте раздел с подписями ответственных лиц (ссылка в панели навигации карточки). Укажите:

• 👤 Руководителя — его ФИО и должность попадут в договоры, счета, акты.
• 📐 Главного бухгалтера — подпись в бухгалтерской и налоговой отчётности. Если его нет, можно указать, что обязанности ведёт руководитель.
• 💰 Кассира — для кассовых документов (ПКО, РКО).

Ответственные лица хранятся с указанием периода действия. Если директор сменится, вы добавите новую запись с датой начала, а прежняя останется в истории — старые документы перепечатаются с корректной подписью.

Разграничиваем доступ между фирмами

Если по второй организации работает отдельный бухгалтер, логично закрыть ему чужие документы. Разграничение доступа по организациям доступно в редакции ПРОФ и КОРП при включённом ограничении на уровне записей.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите Ограничивать доступ на уровне записей (RLS). ⚠️ Эта настройка заметно нагружает систему на больших базах — включайте, когда разделение действительно нужно.
3. В карточке пользователя (Пользователи) настройте доступ: укажите, с какими организациями он может работать.

После этого бухгалтер первой фирмы в списках документов увидит только «свою» организацию, а чужие записи будут скрыты. Руководителю или главбуху холдинга обычно оставляют доступ ко всем фирмам.

Перед выдачей прав полезно пройтись по короткому списку — чтобы не забыть ни один шаг настройки новой фирмы.

Как работать, когда организаций стало две

Когда в базе несколько фирм, меняется повседневная рутина. Несколько приёмов, которые экономят время и уберегают от путаницы.

Основная организация пользователя. Чтобы не выбирать фирму в каждом документе вручную, задайте для сотрудника «свою» организацию по умолчанию — она будет подставляться автоматически. Настройка привязана к пользователю, поэтому у бухгалтера первой фирмы по умолчанию встанет одна компания, у бухгалтера второй — другая.

Отбор в списках и отчётах. В любом журнале документов и в стандартных отчётах (ОСВ, карточка счёта, анализ счёта) есть поле или отбор по организации. Указывайте фирму явно — тогда в выборку не попадут чужие движения. Если отбор снят, отчёт собирает данные по всем организациям сразу, что иногда нужно для сводной картины по группе компаний, а иногда мешает.

Взаиморасчёты между своими фирмами. Две организации в одной базе могут выступать контрагентами друг для друга: одна продаёт — другая покупает. Для этого каждую фирму заводят ещё и как элемент справочника Контрагенты (с теми же ИНН и КПП). Тогда реализация от первой организации и поступление у второй корректно отразятся на счетах расчётов у обеих сторон.

Нумерация документов. У каждой организации своя сквозная нумерация документов и счетов — программа ведёт отдельные счётчики по фирмам, поэтому номера не пересекаются и не сбиваются.

Проверяем, что обе фирмы ведутся корректно

Перед тем как заводить реальные документы по новой организации, стоит убедиться, что настройки «подхватились».

• ✅ Создайте тестовый документ (например, поступление или счёт) и проверьте, что в шапке можно выбрать новую фирму, а её реквизиты и банковский счёт подставляются верно.
• ✅ Распечатайте любую форму (счёт на оплату) — в подписях должны стоять руководитель и главбух именно этой организации, в реквизитах — её ИНН и счёт.
• ✅ Запустите экспресс-проверку ведения учёта (Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка), выбрав новую фирму. Она покажет, нет ли конфликтов в настройках учётной политики и налогов.
• ✅ Проверьте отчёты. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой организации — убедитесь, что данные не смешиваются с первой фирмой.

Если на тестовом документе фирма не выбирается или подставляются чужие реквизиты — вернитесь к функциональности и карточке организации: чаще всего причина в том, что флажок Несколько организаций не включён либо реквизиты занесены в карточку первой фирмы.

Частые вопросы