Настройка сменного графика 2/2 в 1С ЗУП 3.1: от цикла смен до табеля

График 2 через 2 в 1С ЗУП 3.1 создают в разделе Настройка → Графики работы сотрудников: кнопка Создать, затем в настройке заполнения выбрать способ «по циклам произвольной длины» и задать цикл из четырёх дней — две рабочие смены и два выходных. Почти всегда к такому графику подключают суммированный учёт рабочего времени, иначе каждая переработка сверх 40 часов в неделю будет вылезать как сверхурочные.

Главная ошибка новичка — пытаться собрать 2/2 недельным циклом из семи дней. Смены при графике «два через два» не привязаны к дням недели: сотрудник выходит в понедельник и вторник, через месяц те же рабочие дни попадут на субботу и воскресенье. Поэтому цикл задаётся не неделей, а четырьмя днями, и дальше программа сама раскатывает его на весь год.

Ниже — полная настройка: подготовка календаря, создание графика, виды времени для табеля, назначение сотруднику, учёт ночных смен и проверка отклонений.

С чего начать: производственный календарь на год

График работы считает норму часов не сам — он опирается на производственный календарь . Если календарь на нужный год не заполнен или заполнен без переносов праздничных дней, плановое время посчитается неверно.

Откройте Настройка → Производственные календари. В списке должен быть календарь РФ на текущий и следующий год со всеми праздниками и официальными переносами выходных. Если года нет — создайте его кнопкой Создать и заполните по умолчанию, затем сверьте переносы с постановлением Правительства о переносе выходных.

Создаём график 2/2 циклом из четырёх дней

Перейдите в Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите Создать. Дайте графику понятное имя, например «2/2 смена 12 ч» — по нему вы потом будете выбирать график в кадровых документах.

Укажите год, на который заполняете график, и откройте настройку заполнения (кнопка Изменить свойства графика или Настроить). Здесь задаётся логика смен:

1. Способ заполнения — По циклам произвольной длины.
2. Длина цикла — 4 дня.
3. Для каждого дня цикла задайте часы: день 1 — 12, день 2 — 12, день 3 — 0 (выходной), день 4 — 0 (выходной).
4. Укажите дату, с которой цикл начинает «крутиться», — обычно первый рабочий день смены.

После этого нажмите Заполнить, и программа раскатает цикл на весь год: две рабочие смены по 12 часов, затем два выходных, и так по кругу.

Перед тем как провести график, проверьте итог по месяцам в самой форме графика: сумма часов за месяц должна совпадать с тем, что вы ожидаете по циклу. Расхождение обычно означает неверную дату начала цикла или лишний час в описании смены.

Суммированный учёт и норма часов

При графике 2/2 по 12 часов рабочая неделя почти никогда не равна 40 часам: в одну неделю выходит три смены (36 часов), в другую — четыре (48 часов). Чтобы эти колебания не считались недоработкой и переработкой каждую неделю, применяют суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

Суть простая: норму сравнивают не с неделей, а с учётным периодом — месяцем, кварталом или годом. Переработка считается только по итогам всего периода.

В 1С ЗУП суммированный учёт включается в настройке самого графика — там есть флаг применения суммированного учёта и поле учётного периода. Выберите период, закреплённый в вашем положении об оплате труда (чаще всего квартал или год для вредных производств — не более трёх месяцев).

Небольшой пример. Цикл 2/2 по 12 часов даёт 24 часа за каждые 4 дня. За 28 дней это 7 циклов, то есть 168 часов. Норму за этот отрезок берут из производственного календаря и сравнивают уже по итогам учётного периода, а не каждую неделю.

Отдельно стоит держать в голове праздничные дни. Если смена по графику попала на праздник, работа в этот день оплачивается дополнительно (ст. 153 ТК РФ): часы в пределах месячной нормы — не менее чем в одинарном размере сверх оклада, часы сверх нормы — не менее чем в двойном. В типовой ЗУП для этого нужен документ работы в праздничный день, иначе программа посчитает такой выход обычной явкой без повышенной оплаты.

Виды времени и коды для корректного табеля

Чтобы табель раскрашивался правильными буквами, каждому отрезку смены нужен свой вид времени. Они лежат в справочнике Настройка → Виды времени.

Для графика 2/2 обычно достаточно стандартного набора, который уже есть в типовой конфигурации:

• 🟢 Явка (Я) — обычные рабочие часы смены.
• 🌙 Ночные часы (Н) — часы, попавшие в промежуток с 22:00 до 06:00.
• 🔴 Работа в выходные и праздники (РВ) — если отдельно оплачиваете работу в такие дни.
• ⏱ Сверхурочные (С) — переработка сверх нормы по итогам учётного периода.

Вид времени «Явка» в табеле обозначается кодом Я, ночные — Н. Эти коды соответствуют форме табеля Т-13. Если вам нужен нестандартный вид времени (например, своя доплата), создайте его в том же справочнике и укажите, как он учитывается в норме и как оплачивается.

Отдельно заводить «дневные» и «ночные» виды времени вручную для каждой смены не нужно — программа сама разложит смену на дневные и ночные часы, если в описании смены указаны интервалы времени (см. раздел про ночные смены ниже).

Как назначить график сотруднику

Созданный график сам по себе ни к кому не привязан. Его нужно указать конкретному человеку, иначе плановое время не появится.

График назначают кадровым документом:

1. При приёме — в документе Приём на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) в поле графика работы.
2. Действующему сотруднику — документом Кадровый перевод, где меняется график на новый.
3. Если график меняется сразу у группы людей — документом Кадровый перевод списком.

После проведения документа плановое время сотрудника начинает считаться по выбранному графику. Проверить это удобно в карточке сотрудника или в отчёте по плановому времени.

Ночные смены и переход через полночь

Смена 2/2 часто идёт с вечера на утро — например, с 20:00 до 08:00. Такая смена пересекает полночь и частично попадает в ночное время (с 22:00 до 06:00 по ст. 96 ТК РФ).

Чтобы программа сама выделила ночные часы, в описании смены (в настройке графика) задайте время начала и окончания смены, а не просто «12 часов». Тогда 1С разложит смену так:

• с 20:00 до 22:00 — 2 часа дневных (вид времени «Явка»);
• с 22:00 до 06:00 — 8 часов ночных (вид времени «Ночные часы»);
• с 06:00 до 08:00 — 2 часа дневных.

Итого 12 часов смены, из них 8 ночных. Эти 8 часов попадут в табель с кодом Н и будут оплачены с доплатой — не менее 20 % часовой ставки по постановлению Правительства № 554; в вашей организации процент может быть выше, если это закреплено локальным актом.

Проверьте, что в начислении за ночные часы подключён нужный вид расчёта: в типовой ЗУП доплата за работу в ночное время включается в Настройка → Расчёт зарплаты среди начислений. Без подключённого начисления ночные часы в табеле будут, а доплаты в расчётном листке — нет.

Табель и контроль отклонений

Когда график настроен и назначен, плановое время формируется автоматически. Фактическое время сверяют с планом и при необходимости корректируют.

Посмотреть результат можно отчётом «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель (в кадровом разделе отчёт тоже доступен). В нём видно, сколько часов и с какими кодами (Я, Н) отработал каждый сотрудник по дням.

Отклонения от планового графика регистрируют отдельными документами:

• Невыход (болезнь, отпуск, прогул) — соответствующим документом отсутствия, тогда плановые смены на эти дни не оплачиваются как явка.
• Работа сверх графика — документом о работе в выходные/праздники или сверхурочной работе.
• Разовая замена — индивидуальным графиком на конкретного человека.

Сверхурочные при суммированном учёте программа определяет по итогам учётного периода: сравнивает фактически отработанное с нормой и отражает превышение документом расчёта за последний месяц периода. Поэтому не пугайтесь, если внутри квартала переработка «не видна» — она закроется в последнем месяце.

Почему график съезжает или считает лишние часы

Когда настроенный график ведёт себя не так, как ждёшь, причина почти всегда в одной из трёх вещей — и симптом подсказывает, куда смотреть.

Смены оказались не на тех датах. В графике неверно указана дата начала цикла. Программа отсчитывает четырёхдневный цикл именно от неё, поэтому сдвиг на день перекидывает все рабочие смены. Откройте настройку графика и выставьте дату первой фактической смены, затем перезаполните.

Каждую неделю вылезают сверхурочные. Не включён суммированный учёт или учётный период стоит «неделя». В графике 2/2 неделя физически не равна 40 часам, поэтому недельное сравнение всегда даёт то недоработку, то переработку. Включите суммированный учёт и задайте период не короче месяца.

Ночные часы не отделяются от дневных. Смена описана просто количеством часов, без времени начала и окончания. Без интервала программе неоткуда взять, какие часы попадают в промежуток 22:00–06:00. Задайте в описании смены конкретное время — и ночные выделятся сами.

В табеле есть ночные, а доплаты в расчётном листке нет. Часы с кодом Н сформированы, но начисление доплаты за ночные не подключено в настройке расчёта зарплаты. Код в табеле и начисление в расчёте — две разные настройки, работать должны обе.

Частые вопросы