Командировка в 1С: от приказа и аванса до авансового отчёта и проводок

Командировку в 1С начинают с документа-приказа. В ЗУП 3.1 это документ «Командировка» в разделе Зарплата → Командировки: он отмечает дни в табеле кодом К и начисляет средний заработок. В Бухгалтерии 3.0 аванс и расходы проводят через Банк и касса, а оплату дней за средний заработок считают в начислении зарплаты. Денежная часть идёт через счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Чтобы оформить поездку целиком, нужно пройти четыре шага: издать приказ, выдать аванс под отчёт, отразить дни командировки в учёте рабочего времени и закрыть долг авансовым отчётом после возвращения. Ниже — что именно нажимать в 1С и какие суммы не облагаются НДФЛ и взносами.

Что настроить в программе перед первой командировкой

Документ «Командировка» в ЗУП 3.1 появляется в меню не всегда — его включают в составе начислений. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты, перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний и на вкладке с прочими начислениями установите флажок напротив командировок. После записи в разделе Зарплата появится журнал Командировки.

Проверьте ещё два момента:

• 👤 Сотрудник оформлен как физлицо и работник. У него должны быть заполнены данные для расчёта среднего заработка — программа берёт начисления за 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки.
• 💰 Статья расходов и способ выплаты. Если аванс выдаёте с расчётного счёта, пригодится заполненный банковский счёт организации; если из кассы — настроенная касса.

В Бухгалтерии 3.0 отдельной настройки под командировку нет: аванс проводят обычным списанием, а расходы — авансовым отчётом. Полноценный расчёт среднего заработка за дни поездки в БП ограничен, поэтому организации с штатом и регулярными командировками ведут зарплату в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только проводки.

Приказ о командировке: документ в ЗУП

В ЗУП 3.1 откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать. В документе укажите:

1. Сотрудника и организацию.
2. Период — даты начала и окончания поездки. По этим датам программа рассчитает количество дней и средний заработок.
3. Освобождать ставку — флажок ставят, если на время поездки должность занимать нельзя (влияет на графики и подбор при замещении).
4. На вкладке с оплатой — проверьте рассчитанную сумму среднего заработка и дни.

За дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). 1С считает его автоматически по заработку за предыдущие 12 месяцев. Если сотрудник отработал меньше года, программа возьмёт фактический период.

Документ можно распечатать: из его формы доступна печать приказа. Суточные в этом документе не начисляются — они относятся к подотчётным расходам и проходят через авансовый отчёт.

После проведения документа дни поездки автоматически отмечаются в табеле кодом К (цифровой 06) — «служебная командировка». Это важно для расчёта месяца: если дни не закрыть командировкой, 1С начислит и оклад, и средний заработок за одни и те же дни — выйдет задвоение. Документ «Командировка» исключает эти дни из оплаты по окладу. Проверить отметки можно в табеле Т-13 (Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени).

Аванс под отчёт: выдача командировочных

Перед поездкой сотруднику выдают деньги на билеты, проживание и суточные. Это аванс под отчёт, он идёт на счёт 71.

Из кассы наличными оформляют расходный кассовый ордер : Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции — выдача подотчётнику. Проводка:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выданы деньги под отчёт из кассы

Перечисление на карту сотрудника проводят списанием с расчётного счёта: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции — перечисление подотчётнику. Проводка:

Дт 71.01 Кт 51 — перечислены командировочные на карту

Размер аванса считают по смете поездки: билеты туда-обратно, проживание по числу ночей и суточные за каждый день, включая дни в пути. Нормы суточных организация устанавливает сама в локальном акте — лимит из Налогового кодекса касается только налогов, а не размера выплаты.

Суточные: лимиты НДФЛ, взносов и загранкомандировки

Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные и дни в дороге. Размер устанавливает работодатель, но для налогов есть необлагаемый лимит (ст. 217 и 422 НК РФ):

• 🇷🇺 700 ₽ в день — по России;
• 🌍 2 500 ₽ в день — за границей.

С суммы сверх лимита удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

За однодневную командировку по России суточные не положены (Постановление № 749): если сотрудник каждый день возвращается домой, выплачивают только проезд и согласованные расходы. По однодневной загранпоездке суточные платят в половинном размере от зарубежной нормы.

Пример: суточные 1 000 ₽ в день, поездка по России на 5 дней. Необлагаемо 700 × 5 = 3 500 ₽, облагается превышение 300 × 5 = 1 500 ₽. С этих 1 500 ₽ удержат НДФЛ 13 % = 195 ₽ и начислят взносы.

Посчитайте свой случай:

В 1С превышение лимита попадает в расчёт НДФЛ и взносов автоматически, когда суточные проведены авансовым отчётом и в учётной политике задан норматив. Проверьте, что в настройках командировочных расходов указана ваша норма суточных по России и за рубежом.

Загранкомандировка: валюта, курс и суточные

Поездка за границу оформляется теми же документами, но с тремя отличиями.

• 💱 Расходы в валюте пересчитывают в рубли. Часть расходов, покрытую валютным авансом, берут по курсу на дату выдачи аванса; остальное — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчёта. В авансовом отчёте 1С позволяет указать валюту расчётов.
• 📅 Суточные за день пересечения границы. За день выезда из России суточные считают по зарубежной норме, за день возвращения — по норме для поездок внутри страны. Это правило из Постановления № 749.
• 🧾 Необлагаемый лимит за рубежом — 2 500 ₽ в день. Если локальная норма выше, с превышения удерживают НДФЛ и начисляют взносы, как и по России.

Пример: 4 дня за границей, суточные 50 € в день по курсу 100 ₽/€ = 5 000 ₽ в день. Необлагаемо 2 500 × 4 = 10 000 ₽, облагается превышение (5 000 − 2 500) × 4 = 10 000 ₽.

Проезд по России до аэропорта вылета относят к командировочным расходам наравне с международным перелётом.

Авансовый отчёт после возвращения

Вернувшись, сотрудник в течение срока, установленного в организации (обычно 3 рабочих дня), сдаёт авансовый отчёт с приложенными документами. В 1С его оформляют в Банк и касса → Авансовые отчёты, кнопка Создать.

Какие документы прикладывают к отчёту:

• ✈️ Проезд — билеты и посадочные талоны (в том числе электронные), квитанции такси или путевой лист при поездке на авто.
• 🏨 Проживание — счёт гостиницы или договор найма жилья, кассовый чек или БСО.
• 🧾 Прочие расходы — чеки на связь, камеру хранения, визовый и консульский сбор при загранпоездке.

Суточные документами не подтверждают — их размер задан в локальном акте и приказе, поэтому чеки на питание прикладывать не нужно.

Заполните вкладки документа:

1. Авансы — подберите ордер или списание, которым выдавали деньги. Программа подтянет выданную сумму.
2. Товары / Оплата — внесите покупки и услуги по чекам (если сотрудник что-то приобрёл для организации).
3. Прочее — сюда вносят билеты, проживание, суточные. Для каждой строки укажите документ, сумму и счёт затрат (например, 26 или 44).

Типовые проводки авансового отчёта:

Дт 26 (20, 44) Кт 71.01 — проезд, проживание, суточные списаны на расходы
Дт 19.04 Кт 71.01 — входной НДС по расходам со счётом-фактурой

Если расходы превысили аванс, организация доплачивает сотруднику разницу (Дт 71 — закрывается выплатой). Если аванс израсходован не весь, сотрудник возвращает остаток в кассу или на счёт:

Дт 50.01 Кт 71.01 — возвращён неизрасходованный остаток аванса

Проводки и признание расходов в налоговом учёте

Командировочные расходы в бухучёте — это расходы по обычным видам деятельности, их собирают на счетах 20, 26 или 44 в зависимости от того, куда и зачем ездил сотрудник.

В налоговом учёте по налогу на прибыль командировочные расходы учитывают полностью (кроме случаев, когда нет подтверждающих документов). Суточные для прибыли не нормируются — всю выплаченную сумму относят на расходы, но для НДФЛ и взносов работает лимит 700 и 2 500 ₽.

При УСН «доходы минус расходы» командировочные тоже уменьшают налоговую базу — по факту оплаты и при наличии документов.

Если подтверждающих документов нет, расход снять с налога нельзя, а невозвращённый и неподтверждённый аванс через установленный срок облагается НДФЛ как доход сотрудника. Поэтому следите, чтобы по каждому авансу был закрывающий авансовый отчёт с чеками.

Отчёты для проверки командировочных

Чтобы убедиться, что командировка проведена без ошибок, сверьте данные в типовых отчётах Бухгалтерии:

• 📒 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). После закрытия авансового отчёта у сотрудника не должно остаться «висящего» сальдо, если расходы совпали с авансом.
• 📊 Анализ счёта 71 — покажет, по каким документам выдавались и закрывались подотчётные суммы.
• 🧾 В ЗУП — расчётный листок сотрудника за месяц командировки: проверьте, что начислен средний заработок, а не оклад за эти дни.

Красное или ненулевое сальдо по 71 счёту — сигнал, что сотрудник не отчитался или в авансовом отчёте перепутана сумма.

Типичные ошибки при оформлении командировки в 1С

Ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке:

• ❌ Оклад вместо среднего заработка. Если дни не отмечены документом «Командировка», 1С оплатит их по окладу. За дни поездки положен средний заработок.
• ❌ Суточные сверх лимита без НДФЛ и взносов. Программа начислит налоги сама, только если суточные проведены авансовым отчётом и в настройках задана норма. При ручном вводе легко забыть про превышение.
• ❌ Новый аванс при незакрытом старом. Деньги под отчёт нельзя выдавать, пока не сдан предыдущий авансовый отчёт.
• ❌ НДС к вычету по чеку без счёта-фактуры. Без счёта-фактуры или БСО с выделенным налогом вычет не положен — всю сумму относят на расходы.
• ❌ Задвоение дней в табеле. Дни командировки должны стоять с кодом К, иначе месяц закроется и с явкой, и со средним.

Частые вопросы