Как оформить маршрутный лист в 1С для развозки заказов

Маршрутный лист в типовых конфигурациях живёт в подсистеме доставки «1С:Управление торговлей» (УТ 11) и «1С:ERP». Создают его в рабочем месте доставки раздела Склад и доставка: программа собирает заказы с адресами в один рейс, вы назначаете машину и водителя — и получаете документ с последовательностью точек и печатную форму для рейса.

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Маршрутный лист» нет: там учёт идёт по итогам, а не по развозке. Поэтому вся инструкция ниже — про УТ и ERP. Если вам нужен документ для списания топлива и учёта работы водителя, вам нужен путевой лист , а не маршрутный — это разные вещи, и дальше я покажу, чем именно.

Маршрутный лист и путевой лист — не путайте документы

Два похожих названия закрывают совершенно разные задачи, и из-за путаницы люди ищут не в том месте.

Вывод простой: если задача — организовать развозку заказов по клиентам, это маршрутный лист в УТ или ERP. Если задача — посчитать пробег и топливо для бухгалтерии, нужен путевой лист, а он в типовой «Бухгалтерии» и «Управлении торговлей» не предусмотрен — его ведут в специализированных конфигурациях.

Дальше — про маршрутный лист в УТ 11 и ERP. В обеих конфигурациях подсистема доставки устроена почти одинаково, различия по пунктам меню отмечу отдельно.

Что включить в настройках перед первым маршрутным листом

Из коробки доставка выключена — в новой базе документа «Маршрутный лист» вы просто не найдёте. Сначала включают саму подсистему.

В УТ 11 откройте НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка. В группе настроек доставки включите управление доставкой. После этого в разделе Склад и доставка появляется рабочее место для формирования рейсов и сам документ.

В «1С:ERP» логика та же, но раздел называется иначе: ищите настройки в блоке продаж и доставки (НСИ и администрирование → настройки соответствующего раздела). Включается управление доставкой отдельным флажком.

Перед первым рейсом стоит один раз завести справочники, иначе маршрутный лист будет не из чего собирать.

Грузоподъёмность и объём кузова у машины заполняют не для красоты: когда вы собираете заказы в рейс, программа подсказывает, помещается груз в выбранный транспорт или нет.

Как создать маршрутный лист: три рабочих способа

Способов добраться до готового документа несколько — выбирайте по тому, сколько заказов и как часто вы развозите.

1. Из рабочего места доставки. Основной путь. Откройте Склад и доставка → рабочее место по управлению доставкой. Слева — заказы и задания, которые нужно развезти; отметьте нужные, сгруппируйте по машине и датам и по кнопке формирования получите маршрутный лист. Это удобно, когда рейсов много и их надо собирать потоком.

2. Через задание на перевозку. В развитой схеме доставки заказ сначала превращается в задание на перевозку (отдельный документ-распоряжение), а уже задания объединяются в маршрутный лист. Такой двухступенчатый порядок включают в настройках доставки — он нужен, когда перевозку отдают стороннему экспедитору и важно отделить «что везти» от «кто повезёт».

3. Вручную из списка. Откройте список маршрутных листов в разделе Склад и доставка и создайте документ кнопкой Создать. Дальше заказы и точки подбираете в табличную часть сами. Способ для единичных рейсов или когда маршрут нетиповой.

Что заполнить в маршрутном листе

Шапка и табличная часть у документа простые, но от аккуратного заполнения зависит, доедет ли груз туда, куда нужно.

В шапке указывают:

• 🚚 транспортное средство — из справочника машин;
• 👤 водителя (и при необходимости экспедитора);
• 📅 дату рейса и склад отгрузки;
• при учёте затрат — ответственного и подразделение.

В табличной части — точки маршрута: адреса доставки и привязанные к ним заказы или задания на перевозку. Порядок строк — это порядок объезда. Строки можно двигать вверх-вниз, выстраивая логичную последовательность: от склада по кольцу и обратно, а не хаотично через весь город.

Полезные поля, которые не стоит игнорировать:

• плановое время прибытия в каждую точку — если клиент ждёт доставку в интервал, это поле помогает не сорвать окно;
• вес и объём строки — по сумме программа покажет загрузку машины относительно её грузоподъёмности;
• статус точки или всего листа — по нему отслеживают, что уже развезено.

После того как рейс выехал, маршрутный лист не бросают: по возвращении водителя в нём отмечают, какие точки выполнены, какие перенесены, а какие клиент отказался принять. Эти отметки потом поднимают невыполненные заказы обратно в очередь на доставку.

Отдельная история — деньги. Если водитель собирает оплату наличными на точках, при закрытии рейса сверяют суммы: сколько по маршрутному листу должно было прийти и сколько водитель фактически сдал. Расхождение — повод разобраться сразу, пока свежи детали рейса, а не в конце месяца при закрытии кассы. Поэтому поле суммы к оплате в строках заполняют честно: оно работает не только на печать, но и на контроль инкассации.

Настройка и печать печатной формы маршрутного листа

Печатная форма нужна водителю на руки: список адресов, телефоны, суммы к оплате наличными, подписи.

Печать вызывают из самого документа — кнопка Печать в командной панели. В типовой поставке есть готовая форма маршрутного листа с перечнем точек и заказов; её достаточно для большинства рейсов.

Если типовая форма не устраивает — например, нужен свой логотип, графа для отметки клиента или столбец с кодом домофона, — не правьте конфигурацию напрямую. Правильный способ в 8.3:

• макет печатной формы меняют через расширение конфигурации , а не снятием типовой с поддержки. Так обновления 1С будут ставиться без конфликтов, а ваша форма сохранится;
• простую доработку (добавить колонку, поменять подпись) делают, создав собственную печатную форму на базе типовой;
• если своих программистов нет, внешнюю печатную форму подключают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → дополнительные отчёты и обработки.

Связь с GPS-мониторингом и мобильным приложением водителя

Сразу честно: типовая УТ и ERP не отслеживают машины по спутнику сами — встроенного GPS-трекинга в них нет. Связь с мониторингом делают через интеграцию.

Рабочие варианты:

• обмен со спутниковым мониторингом. Данные о местоположении и фактическом пробеге подтягивают из внешней системы мониторинга (Wialon, «СКАУТ», ГЛОНАСС-операторы) через механизм обмена или коннектор. 1С при этом — учётная часть, трекинг остаётся на стороне мониторинга;
• мобильное место водителя. В развитых схемах доставки водитель получает рейс на телефон, отмечает выполнение точек и фиксирует факт доставки прямо на адресе. Отметки возвращаются в маршрутный лист. Состав такого решения зависит от редакции и подключённых сервисов, поэтому перед внедрением уточните у поставщика, что входит в вашу поставку.

Если подключать внешний мониторинг пока рано, начните с планового времени прибытия и отметок выполнения вручную — этого достаточно, чтобы навести порядок в развозке. Когда накопится статистика по фактическому времени объезда, станет видно, где рейсы регулярно выбиваются из графика, и зоны доставки можно будет перекроить уже по реальным данным, а не на глаз.

Влияет ли маршрутный лист на учёт и налоги

Коротко: сам маршрутный лист бухгалтерских проводок не делает. Это оперативный документ логистики, а не первичка для налога. Поэтому не ищите в нём закладку с проводками — её там нет и быть не должно.

На учёт и налоги влияют связанные документы, а не маршрутный лист:

• топливо и работа машины списываются по путевому листу (см. первый раздел) — именно он, а не маршрутный, обосновывает расход ГСМ и попадает в затраты;
• факт доставки закрывается реализацией (расходной накладной) по каждому заказу — она и даёт выручку и НДС;
• стоимость доставки клиенту, если она платная, проводится через заказ и реализацию как отдельная услуга.

То есть маршрутный лист — это организационная сцепка: он помогает довезти товар и зафиксировать, что заказ выполнен. А налоговые последствия возникают из реализации и из путевого листа. Не пытайтесь «провести маршрутный лист в бухгалтерию» — связь между оперативным и регламентированным учётом в типовых идёт через документы продаж и списания, а не через лист развозки.

Если вам нужно именно учесть расходы на доставку в себестоимости — это отдельная настройка распределения затрат в учётной политике, и к маршрутному листу она прямого отношения не имеет.

Как ускорить работу с маршрутными листами

Когда рейсов становится десятки в день, ручная сборка превращается в узкое место. Что реально экономит время:

• автоматический подбор заказов в рабочем месте доставки по дате и складу — вы не ищете заказы по одному, а отмечаете готовую выборку;
• шаблоны зон доставки. Разметьте адреса по районам (зонам) заранее — тогда программа предлагает группировать заказы одной зоны в один рейс, и маршрут собирается почти сам;
• ограничение по грузоподъёмности. Заполненные вес и объём у машин не дают собрать в один лист больше, чем влезет в кузов, — меньше пересборок на погрузке;
• контроль невыполненных точек. Настройте, чтобы отказы и переносы автоматически возвращали заказы в очередь доставки, — ни один заказ не потеряется между рейсами.

Для совсем большого потока доставки существуют специализированные решения по управлению транспортом, которые строят оптимальный маршрут по карте. Но и штатных возможностей доставки в УТ 11 и ERP хватает, чтобы собирать рейсы по зонам и грузоподъёмности без ручного перебора.

Частые вопросы