Создание пользователя, прав доступа и ответственных лиц в 1С

Слово «ответственный» в 1С значит сразу две разные вещи, и от того, какая из них вам нужна, зависит путь в программе. Если речь о человеке, за которым закрепляются документы и действия в базе, — это пользователь в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Если нужно вписать в печатные формы подписи руководителя, главбуха или кассира — это ответственные лица организации в карточке самой организации.

Ниже — оба сценария по шагам: как завести нового пользователя, выдать ему права через профиль группы доступа, назначить ответственным за организацию или склад, ограничить видимость чужих данных и потом проверить, кто что делал в базе. Пути приведены для БП 3.0 и ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси»; отличия по конфигурациям вынесены в отдельную таблицу.

Пользователь или ответственное лицо: что вам нужно

Прежде чем что-то создавать, определитесь с задачей — иначе легко настроить не то.

• 👤 Пользователь — учётная запись для входа в базу. За ним закрепляется поле «Ответственный» в документах, его действия видны в журнале регистрации, ему выдают роли и права.
• ✍️ Ответственное лицо организации — ФИО, которое печатается в подписи счёта, акта, накладной, платёжки. Это не учётная запись, в базу по нему не входят.
• 🏢 Ответственный за объект — пользователь, которого программа подставляет по умолчанию в документы по конкретной организации, складу или подразделению.

Что нужно до создания пользователя

Создавать и менять пользователей может только тот, у кого есть права администратора. Если пункта Настройки пользователей и прав в разделе Администрирование не видно — у вашей учётки нет нужных прав, обратитесь к тому, кто настраивал базу.

Проверьте перед началом:

1. У вас есть профиль «Администратор» или полные права.
2. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав включён флажок «Пользователи» (без него список скрыт).
3. Если планируете разграничивать доступ — заранее решите, кто какие организации и склады должен видеть.

Добавляем нового пользователя в базу

Идём в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажимаем «Создать».

1. Полное имя — как сотрудник отображается в документах и отчётах (например, Иванова Мария Петровна).
2. Вход в программу разрешён — поставьте флажок, иначе человек не сможет войти.
3. Имя (для входа) — логин. Обычно короткое: Иванова или m.ivanova.
4. Аутентификация — выберите способ входа:
   • 1С:Предприятия — задаёте пароль внутри программы, кнопка «Установить пароль ».
   • операционной системы — вход без ввода пароля под учёткой Windows (ДОМЕН\user), удобно в сети.
5. Нажмите «Записать». Пользователь появился в списке.

Снимать флажок «Вход в программу разрешён» у уволенных безопаснее, чем удалять учётку: удаление оборвёт ссылки в старых документах, где этот человек стоит ответственным.

В карточке пользователя есть ещё несколько полезных флажков, которые стоит выставить сразу:

• «Потребовать установку пароля при входе» — программа попросит сотрудника задать свой пароль при первом входе. Удобно, когда администратор создаёт учётку, но не хочет знать чужой пароль.
• «Пользователю запрещено изменять пароль» — наоборот, фиксирует пароль за администратором.
• «Показывать в списке выбора» — если снять, логин не будет виден в окне входа, и имя придётся вводить вручную. Для рядовых сотрудников флажок обычно оставляют включённым.

После записи сразу переходите к правам — без профиля новый пользователь либо не войдёт, либо увидит всё подряд.

Выдаём права: профили групп доступа и роли

Права в 1С выдаются не галочками по одной, а профилями — наборами ролей под типовую должность. Это быстрее и надёжнее ручной раздачи.

В карточке пользователя нажмите гиперссылку «Права доступа » и отметьте нужный профиль. Типовые профили в БП 3.0:

Если типовой профиль не подходит, создайте свой: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа, кнопка «Создать», и соберите нужные роли вручную. Роль — это техническое разрешение на объект (например, «Добавление и изменение банковских выписок»).

Один пользователь может входить в несколько групп доступа — права складываются. Проверить, что в итоге получилось, можно отчётом по правам доступа в том же разделе.

Когда людей много, удобнее работать не с каждым поодиночке, а через группы пользователей (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы пользователей). Объедините сотрудников по отделу или должности — и выдавайте права сразу группе. Новому бухгалтеру тогда достаточно добавить его в группу «Бухгалтерия», а не настраивать профиль с нуля.

Ещё один приём для ускорения: когда нужен пользователь «как у коллеги», заведите учётку и перенесите на неё персональные настройки через механизм копирования настроек в списке пользователей. Это копирует настройки отчётов и формы, но права всё равно проверьте отдельно — профиль переносится не всегда.

Назначаем ответственного за организацию, склад и подписи

Теперь — про «ответственного» в узком смысле: кого программа подставит в документы и чьи подписи напечатает.

Поле «Ответственный» в документах. По умолчанию в него подставляется пользователь, создавший документ. Поменять можно прямо в документе — поле редактируемое. Если нужно, чтобы по определённой организации документы всегда попадали на конкретного человека, это настраивается в разделе прав доступа через ограничение по организациям (см. ниже).

Ответственные лица организации (подписи в печатных формах). Откройте Главное → Организации, выберите организацию и перейдите по ссылке «Ответственные лица» (в некоторых релизах — блок «Подписи» в карточке). Заполните:

• 🖊️ Руководитель — подписывает договоры, счета, акты.
• 🖊️ Главный бухгалтер — подписывает бухгалтерскую отчётность и часть первички.
• 🖊️ Кассир — подписывает кассовые документы (ПКО, РКО).

Для каждой роли указывается ФИО (из справочника физлиц), должность и период действия с даты. Это важно: при смене директора не затирайте старую запись, а добавьте новую с новой датой — тогда документы прошлого периода сохранят верную подпись.

Отдельно стоит материально ответственное лицо (МОЛ) — сотрудник, за которым числятся товары и материалы. МОЛ указывается не в карточке организации, а прямо в документах по складу (инвентаризация, оприходование, списание) из справочника физлиц или сотрудников. Это нужно, когда по итогам инвентаризации выявленную недостачу или излишек надо отнести на конкретного человека, а не на организацию в целом.

Ограничиваем видимость данных

Если в базе несколько организаций или складов и каждый сотрудник должен видеть только своё, включается ограничение доступа на уровне записей (RLS).

1. Зайдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Поставьте флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
3. Откройте группу доступа пользователя и на вкладке с ограничениями укажите, какие организации, склады или подразделения ему разрешены.

После этого в списках документов и справочниках человек увидит только разрешённые объекты, а чужие — нет. Так кладовщик склада №2 не доберётся до данных склада №1, а бухгалтер филиала — до головной организации.

Разберём на примере. В базе две организации — ООО «Вектор» и ООО «Старт». Бухгалтеру «Вектора» в его группе доступа разрешаем только ООО «Вектор». После этого при создании документа у него в поле организации доступен лишь «Вектор», в журналах документы «Старта» не отображаются, а в отчётах их суммы в выборку не попадают. Директору, которому нужно видеть обе фирмы, разрешаем обе — или даём профиль без ограничений.

Если задача проще — просто спрятать от пользователя целые разделы, — хватит правильного профиля без RLS. Ограничение на уровне записей нужно, когда делить надо внутри одного типа данных (между организациями, складами).

Контроль действий: журнал регистрации

Когда пользователи заведены и работают, остаётся вопрос «кто это сделал». Ответ — в журнале регистрации: это встроенный протокол всех действий в базе (вход, проведение, изменение, удаление).

Открыть его можно через главное меню: кнопка в левом верхнем углу → «Все функции» → Стандартные → Журнал регистрации. Если пункта «Все функции» нет, включите его: главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».

В журнале доступен отбор:

• по пользователю — что делал конкретный сотрудник;
• по дате и времени — что происходило в нужный интервал;
• по важности — ошибки, предупреждения, информация;
• по данным — история изменений конкретного документа.

Рядом полезен список «Активные пользователи» (там же, в «Все функции → Стандартные») — он показывает, кто сейчас в базе. Пригодится перед обновлением или закрытием периода, когда нужно попросить всех выйти.

Пути в разных конфигурациях

Раздел с пользователями называется одинаково, но лежит в разных местах меню.

Профили групп доступа, журнал регистрации и ограничение на уровне записей находятся в том же разделе настроек. В УТ 11 ответственный за склад и организацию играет большую роль, чем в БП: там подстановка по умолчанию используется активнее, настройки — в том же блоке прав доступа.