Настройка почты и отправка писем контрагентам из 1С

Чтобы отправить письмо прямо из 1С, сначала подключите почтовый ящик в разделе Администрирование → Органайзер → Почта. После этого письмо контрагенту создаётся из документа одной кнопкой: открываете счёт или акт, формируете печатную форму и нажимаете «Отправить» — адресату уходит готовое вложение в PDF.

Работает это в типовых конфигурациях на платформе 8.3 (1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, ЗУП 3.1 и других на библиотеке стандартных подсистем). Способов создать и отправить e-mail два: из печатной формы документа и вручную — новым письмом в почтовом клиенте. Оба требуют одной предварительной настройки — учётной записи электронной почты.

Подключение почтового ящика по SMTP

Отправка писем невозможна, пока в программе не заведена учётная запись почты. Создаётся она один раз.

Откройте Администрирование → Органайзер, включите флажок почтового клиента, затем перейдите в список Учётные записи электронной почты и нажмите «Создать».

В карточке учётной записи заполните:

1. Адрес электронной почты — ваш ящик, с которого будут уходить письма.
2. Пароль — для крупных почтовых служб это не основной пароль от ящика (об этом ниже).
3. Исходящая почта (SMTP) — сервер и порт для отправки.
4. Входящая почта (IMAP или POP3) — если нужно получать ответы контрагентов обратно в 1С.

Для популярных сервисов 1С подставляет параметры серверов автоматически — достаточно ввести адрес и пароль и запустить проверку настроек. Если сервис не распознан, реквизиты вводят вручную.

Какой порт SMTP указывать

Порт зависит от типа шифрования, который поддерживает ваш почтовый сервер:

IMAP или POP3 для входящих писем

Если ограничиться отправкой, входящую почту можно не настраивать вовсе. Но когда нужно видеть ответы контрагентов внутри 1С, выбирают один из двух протоколов:

• IMAP — письма остаются на сервере, 1С их только отображает. Та же почта видна и в веб-интерфейсе, и на телефоне. Это предпочтительный вариант.
• POP3 — письма скачиваются в базу и могут удаляться с сервера. Подходит, если ящик используется только в 1С.

Для большинства задач выбирайте IMAP: так вы не рискуете «увести» письма из общего ящика, которым пользуются и другие сотрудники.

Пароль приложения вместо обычного

Яндекс, Mail.ru и Gmail не пускают сторонние программы по основному паролю от ящика. Для них нужно включить двухфакторную аутентификацию в настройках почтового аккаунта и создать отдельный пароль приложения. Именно его вводят в карточку учётной записи 1С, а не пароль, которым вы входите в веб-почту.

Плюс такого пароля: его можно отозвать в любой момент, не меняя основной, — удобно, если доступ к базе 1С получает новый сотрудник или подрядчик.

После заполнения реквизитов обязательно запустите проверку учётной записи — 1С попробует соединиться с сервером и сообщит, проходит ли авторизация. Разбираться с настройками проще сразу, на пустом тесте, чем потом гадать, почему не ушло конкретное письмо клиенту.

Учётных записей может быть несколько: системная — для служебных уведомлений и групповых рассылок от имени организации, и личные — чтобы сотрудники вели переписку от своего адреса. Для каждой задаются свои сервер, логин и подпись, поэтому письма от бухгалтера и от отдела продаж уходят с разных ящиков и не путаются.

Как отправить письмо контрагенту из документа

Это основной сценарий: не набирать письмо с нуля, а отправить контрагенту счёт, акт или накладную прямо из открытого документа.

Порядок действий:

1. Откройте нужный документ — например, Счёт покупателю или Реализация.
2. Нажмите Печать и выберите печатную форму (счёт на оплату, акт, УПД).
3. В окне предпросмотра печати нажмите кнопку с конвертом — «Отправить».
4. Откроется форма нового письма: поле «Кому» уже заполнено адресом контрагента, а печатная форма прикреплена вложением в PDF.
5. Проверьте тему и текст, при необходимости допишите комментарий.
6. Нажмите «Отправить».

Адрес в поле «Кому» подтягивается из карточки контрагента — из контактной информации, где указан e-mail. Если поле пустое, значит в карточке контрагента адрес не заполнен: впишите его в письмо вручную или откройте карточку контрагента и добавьте e-mail в контактную информацию — тогда в следующий раз он подставится сам.

Если в карточке контрагента несколько контактных лиц с разными адресами, при отправке программа предложит выбрать, кому именно адресовать письмо. Копию можно поставить руководителю или бухгалтеру, заполнив поле «Копия» вторым адресом.

Как написать письмо с нуля

Не всякое письмо привязано к документу — иногда нужно просто написать контрагенту. Для этого откройте почтовый клиент (Администрирование → Органайзер → Почта) и нажмите «Создать» (или «Написать»).

В форме нового письма заполните получателя, тему и текст. Адрес можно выбрать из справочника контрагентов и контактных лиц, не набирая вручную, — программа найдёт сохранённый e-mail по названию. Такое письмо тоже сохранится в истории переписки с контрагентом, если в карточке включён учёт взаимодействий.

Как прикрепить несколько файлов

В окне печати можно отметить галочками сразу несколько форм (счёт и акт одновременно) — все они уйдут одним письмом отдельными вложениями.

Чтобы приложить произвольный файл (договор, скан, прайс), в форме письма нажмите «Добавить файл » и выберите документ с диска. По умолчанию печатная форма вкладывается как PDF, но формат вложения можно сменить на Excel или Word, если контрагенту нужен редактируемый файл.

Где хранятся отправленные письма

Все письма складываются в почтовый клиент 1С — он открывается из Администрирование → Органайзер → Почта и устроен привычно: папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные».

Логика статусов такая:

• Черновик — письмо создано, но вы его ещё не отправляли.
• Исходящие — письмо поставлено в очередь и ждёт сеанса отправки.
• Отправленные — письмо ушло на сервер.

Письмо не всегда уходит мгновенно. В типовой схеме отправка выполняется регламентным заданием по расписанию либо вручную — кнопкой «Отправить и получить». Поэтому, если письмо «зависло» в «Исходящих», это чаще всего не ошибка, а просто ещё не наступил момент отправки.

Отдельно история писем по конкретному контрагенту видна прямо из его карточки: там отображаются взаимодействия — отправленные и полученные письма, звонки, встречи. Это удобно, когда нужно быстро поднять, какой счёт и когда вы уже высылали, не роясь в общей папке «Отправленные».

Шаблоны писем и автоподстановка реквизитов

Если вы раз за разом пишете контрагентам похожий текст («направляем счёт на оплату», «акт сверки за период»), заведите шаблон — это экономит набор и убирает разнобой в формулировках.

Шаблоны сообщений настраиваются в разделе Администрирование → Органайзер. В шаблоне задаётся тема и текст письма, а в текст можно вставить параметры — они подставятся из документа автоматически:

• имя или наименование контрагента в обращении;
• номер и дата документа;
• сумма к оплате.

При отправке письма из документа выбираете нужный шаблон — и тема с текстом заполняются сами, останется только проверить и отправить. Например, шаблон с текстом «Направляем счёт № [номер] от [дата] на сумму [сумма]. Просим оплатить в течение трёх рабочих дней» при отправке конкретного счёта превратится в готовое письмо с подставленными значениями.

Шаблоны стоит завести под типовые ситуации: отправка счёта, акта сверки, напоминание о задолженности, ответ на запрос документов. Так переписка остаётся единообразной, а новый сотрудник не придумывает формулировки сам.

Отдельно в карточке учётной записи задаётся подпись — блок с реквизитами организации и контактами. Она добавляется в конец каждого письма, набранного с этого ящика, вручную её дописывать не нужно.

Массовая рассылка по списку контрагентов

Когда одну и ту же форму нужно отправить сразу группе — например, разослать акты сверки всем покупателям, — письма формируют пачкой, а не по одному.

Порядок:

1. В списке документов (журнале реализаций, счетов) выделите нужные строки с удержанием Ctrl или Shift.
2. Нажмите Печать и выберите печатную форму.
3. В окне печати нажмите «Отправить».

1С сформирует отдельное письмо на каждого контрагента и подставит его адрес из карточки — то есть каждый получит только свой документ, а не общий список. Контрагентам без заполненного e-mail письма не уйдут, их имена программа покажет отдельно, чтобы вы заполнили адреса.

Перед массовой отправкой стоит проверить два момента. Первый — у всех ли контрагентов в выделенном списке заполнен e-mail, иначе часть писем не уйдёт. Второй — выбрана ли правильная учётная запись-отправитель: групповую рассылку логично вести с системного адреса организации, а не с личного ящика сотрудника.

После отправки загляните в папку «Исходящие» и «Отправленные»: так вы убедитесь, что письма действительно сформированы и поставлены в очередь, а не остались черновиками.

Почему письмо не уходит: разбор ошибок

Большинство сбоев при отправке — это настройки подключения или доступа к ящику, а не ошибки самой 1С. Сопоставьте сообщение программы с причиной.

Если подключение проверяется успешно, а конкретному контрагенту письма не доходят, проблема уже на стороне его почты: письмо могло попасть в спам. Попросите адресата проверить папку нежелательной почты и добавить ваш адрес в доверенные.

Частые вопросы