Как завести в 1С 8.3 учётную запись администратора и не потерять доступ к базе
Содержание
Пользователь с правами администратора в 1С 8.3 создаётся двумя способами. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) — в режиме 1С:Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, затем включить его в группу доступа «Администраторы». В Конфигураторе — через Администрирование → Пользователи, отметив роли «Полные права» и «Администратор системы».
Способ через Конфигуратор нужен в основном один раз: когда база пустая и в ней ещё нет ни одного пользователя. Всех остальных, включая второго и третьего администратора, удобнее и правильнее заводить из самой программы. Ниже разница объяснена на практике, с проверками и типичными ловушками.
Что проверить до того, как добавлять администратора
Администратор в 1С — это не должность, а набор прав. Кто их получит, тот сможет менять других пользователей, удалять данные , выгружать базу в файл и открывать Конфигуратор. Поэтому перед созданием учётной записи стоит ответить на несколько вопросов.
- 🔑 Есть ли у вас самого права администратора. Список пользователей может менять только тот, у кого есть административные права. Если пользователей в базе нет совсем, Конфигуратор и Предприятие открываются без пароля, и первый пользователь создаётся свободно.
- 👤 Для кого учётная запись. Одна запись — один человек. Общий логин «Админ» на троих сотрудников убивает смысл журнала регистрации: потом не понять, кто удалил документ.
- 🏢 Какая конфигурация. Почти все современные типовые решения построены на Библиотеке стандартных подсистем (БСП). В них пользователи и права ведутся из режима Предприятие, а не из Конфигуратора.
- 🖥 Файловая база или клиент-серверная. Для серверной базы есть ещё администраторы кластера и администраторы самой базы в консоли сервера. Это отдельные учётные записи, о них ниже.
- 🔐 Какой будет вход. По паролю 1С, через учётную запись Windows или оба варианта сразу.
Заведите себе две учётные записи: рабочую с обычными правами для ежедневной работы и отдельную административную. Ошибочно провести или удалить что-то под рабочей записью просто не получится.
Создание первого администратора в Конфигураторе
Этот путь нужен, когда список пользователей пуст или в базе на нестандартной (самописной) конфигурации нет справочника пользователей.
Пошагово
- Запустите 1С в режиме Конфигуратор для нужной базы.
- Откройте
Администрирование → Пользователи. - Нажмите кнопку добавления (зелёный плюс на панели списка).
- На вкладке Основные заполните:
- Имя — короткий логин, его увидят в окне входа. Например,
Иванов_Админ. - Полное имя — фамилия и имя полностью.
- Аутентификация 1С:Предприятия — галочка, если вход по паролю. Ниже введите пароль и подтверждение.
- Показывать в списке выбора — снимите, если не хотите, чтобы логин администратора светился в окне входа у всех.
- Аутентификация операционной системы — отметьте, если нужен вход по учётной записи Windows. Пользователь указывается в формате
\\ДОМЕН\логин.
- Имя — короткий логин, его увидят в окне входа. Например,
- Перейдите на вкладку Прочие и отметьте роли:
- Полные права;
- Администратор системы.
- Там же выберите основной интерфейс и язык, если в конфигурации их несколько.
- Нажмите ОК.
В конфигурациях на БСП именно эта пара ролей даёт полный административный доступ. В самописных базах название роли может быть любым. Ищите ту, у которой в свойствах корня конфигурации включено право Администрирование.
Платформа не даст сохранить список, в котором первый пользователь не имеет административных прав. Если при сохранении появилось такое сообщение — вернитесь на вкладку с ролями и отметьте административную роль.
Что произойдёт при первом входе
Пользователь, созданный в Конфигураторе, существует только как пользователь информационной базы. В типовой конфигурации на БСП есть ещё справочник «Пользователи», и записи должны быть связаны.
Для администратора это не проблема. При первом входе в Предприятие программа сама создаст карточку в справочнике и включит её в группу «Администраторы». Обычного пользователя, заведённого таким же образом, программа может не впустить или выдать предупреждение о том, что он не найден в справочнике. Поэтому рядовых сотрудников через Конфигуратор лучше не создавать.
Администратор в типовых конфигурациях: роли и профили групп доступа
В Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP права не раздают ролями вручную. Их раздают через профили и группы доступа. Профиль — это готовый набор ролей. Группа доступа — это профиль плюс список людей.
Как добавить ещё одного администратора из программы
- Войдите в 1С под учётной записью, у которой уже есть права администратора.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Перейдите по ссылке Пользователи и нажмите Создать.
- Заполните Полное имя. Поле Имя (для входа) заполнится автоматически, его можно поправить.
- Убедитесь, что включён флажок Вход в программу разрешён.
- Укажите способ входа и задайте пароль кнопкой Установить пароль .
- Нажмите Записать.
- Откройте в карточке пользователя Права доступа и отметьте профиль или группу Администраторы.
- Нажмите Записать и закрыть.
Если в базе включены группы доступа (флажок на странице Настройки пользователей и прав), можно пойти с другой стороны. Откройте список Группы доступа, найдите предопределённую группу Администраторы и добавьте в её состав нового участника.
Какие роли входят в профиль «Администратор»
| Что даёт | Роль | Зачем нужна |
|---|---|---|
| Доступ ко всем данным без ограничений | Полные права | Чтение и изменение любых документов и справочников |
| Управление базой | Администратор системы | Пользователи, обновление, выгрузка и загрузка базы, Конфигуратор |
Профиль «Администратор» поставляется с конфигурацией, и его состав менять не нужно. Менять стоит только список людей в группе.
Когда хватит не полных прав
Администратор нужен далеко не всем, кто просит «дайте мне все права». Главному бухгалтеру обычно достаточно своего профиля: он видит все документы, но не управляет пользователями и не открывает Конфигуратор. Чтобы выбрать вариант, воспользуйтесь подсказкой.
Права администратора в клиент-серверной базе
В серверном варианте 1С возникает путаница: «администратор» встречается на трёх уровнях, и это разные учётные записи.
| Уровень | Где задаётся | Что разрешает |
|---|---|---|
| Администратор центрального сервера | Консоль администрирования серверов, ветка центрального сервера | Создавать и удалять кластеры |
| Администратор кластера | Консоль, кластер → Администраторы | Видеть сеансы, создавать базы, управлять рабочими процессами |
| Администратор информационной базы | Сама база: Конфигуратор или справочник «Пользователи» | Работать с данными и пользователями внутри одной базы |
Пользователь с правами администратора базы не может завершать сеансы в консоли сервера, если не знает логина администратора кластера. И наоборот: администратор кластера не войдёт в базу без своей учётной записи в ней.
Что важно для серверной базы
- 🔒 Пока у кластера нет ни одного администратора, консоль пускает к нему любого, кто имеет доступ к серверу. Заведите администратора кластера сразу после установки.
- 🗂 При удалении базы через консоль и при изменении её свойств консоль спрашивает логин и пароль администратора информационной базы. Это тот самый пользователь, которого вы создали в Конфигураторе или в программе.
- 🌐 Для входа по Windows-аутентификации на сервере пользователь в 1С указывается с доменом:
\\ДОМЕН\логин. Без домена сопоставление не сработает.
Пароль администратора кластера не восстанавливается из 1С. Если он потерян, правильный путь — остановить службу агента сервера в нерабочее время, восстановить файл настроек кластера из резервной копии или обратиться к тому, кто администрирует сервер. Остановка службы обрывает сеансы всех пользователей, поэтому предупредите их заранее.
Проверка: входит ли новый администратор и всё ли ему доступно
Создать запись мало. Нужно убедиться, что под ней действительно можно управлять базой.
- Закройте все сеансы под своей учётной записью или откройте второй экземпляр 1С.
- Запустите базу и выберите нового пользователя в окне входа. Если вы сняли «Показывать в списке выбора», введите имя вручную.
- После входа проверьте, что виден раздел Администрирование и в нём открывается
Настройки пользователей и прав. - Откройте список пользователей и убедитесь, что новая запись может открыть чужую карточку.
- Запустите под этим пользователем Конфигуратор. Если открылся без сообщения о недостатке прав — роль «Администратор системы» на месте.
Если что-то не работает
Как защитить учётную запись администратора и отследить её действия
Администратор может всё. Значит, его учётная запись — главная цель для ошибок и злоупотреблений. Несколько настроек снижают риск без лишней бюрократии.
Пароли
- 📏 В Конфигураторе откройте
Администрирование → Параметры информационной базы. Там задаётся минимальная длина пароля и проверка его сложности для всех пользователей базы. - 🔁 В типовых конфигурациях на БСП ограничения на пароли и срок их действия настраиваются в
Администрирование → Настройки пользователей и прав, в разделе настроек входа. - 🚫 Не храните пароль администратора в ярлыке запуска или в общей папке.
Защита от опасных действий
В карточке пользователя информационной базы есть флажок Защита от опасных действий. При нём платформа предупреждает о действиях, которые могут навредить: например, о запуске внешней обработки или отчёта из файла. Для администраторов флажок полезно оставить включённым — он не мешает работе, но не даст случайно открыть присланный «полезный» файл.
Журнал регистрации
Все входы, изменения пользователей и прав фиксируются в журнале регистрации. В Предприятии он открывается из раздела Администрирование → Обслуживание, в Конфигураторе — Администрирование → Журнал регистрации.
Что смотреть в первую очередь:
- Отбор по пользователю-администратору за последнюю неделю.
- События изменения пользователей информационной базы — кто кому и когда добавлял права.
- Входы в нерабочее время.
Отключённого сотрудника не удаляйте из справочника. Снимите флажок «Вход в программу разрешён». Записи в журнале и в документах останутся привязаны к нему, и через год будет видно, кто что делал.
Сколько должно быть администраторов
Минимум два: если один в отпуске или забыл пароль, второй сможет его сбросить. Типовые конфигурации на БСП не дают убрать из группы «Администраторы» последнего пользователя с разрешённым входом, чтобы база не осталась без управления. Максимум — столько, сколько людей реально отвечают за базу. Пять администраторов в бухгалтерии из шести человек — это отсутствие разграничения прав.