Как завести нового поставщика в 1С:Бухгалтерии

Нового поставщика заводят в справочнике Справочники → Контрагенты (группа «Покупки и продажи»). Кнопка Создать открывает пустую карточку. Если к базе подключена интернет-поддержка, достаточно ввести ИНН — наименование, адрес и реквизиты подтянутся из реестра. Дальше остаётся указать вид контрагента, договор и банковский счёт.

Ниже — порядок действий без пропусков: как открыть список контрагентов, заполнить карточку руками или по ИНН, добавить договор с поставщиком и реквизиты для оплаты, а в конце — как не наплодить дублей в справочнике. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) в интерфейсе «Такси»; в ЗУП и УТ справочник контрагентов устроен так же, отличаются только разделы меню.

Где в 1С найти справочник контрагентов

Контрагенты в БП 3.0 лежат сразу в нескольких разделах — открывайте любым удобным путём:

• 🧭 Справочники → Контрагенты (блок «Покупки и продажи») — основной вход.
• 🛒 Покупки → Контрагенты — если вы ведёте расчёты с поставщиками.
• 💳 Продажи → Контрагенты — тот же справочник, открытый из другого раздела.

Это один и тот же список, просто с разных страниц. Когда база большая, удобно заранее разложить контрагентов по папкам: Поставщики, Покупатели, Прочие, Банки. Группу создают кнопкой Создать группу, а потом новую карточку сразу заводят внутри нужной папки — так справочник не превращается в свалку из тысячи строк.

Создание карточки и вид контрагента

Нажмите Создать. Откроется форма нового элемента. Первое поле, которое определяет весь дальнейший набор реквизитов, — «Вид контрагента»:

• Юридическое лицо — организация с ИНН из 10 цифр и КПП.
• Физическое лицо — ИНН из 12 цифр, КПП нет.
• Обособленное подразделение — привязывается к головной организации, у него свой КПП.
• Государственный орган — для расчётов с бюджетом и госучреждениями.

Для обычного поставщика-ООО или АО оставляйте «Юридическое лицо». После выбора вида заполните наименование. В карточке два поля:

• Наименование в программе — рабочее название, по которому вы будете искать контрагента (например, «Ромашка, ООО»). Оно видно только внутри базы.
• Полное наименование — так, как написано в учредительных документах. Попадает в договоры и первичку.

Удобно в «Наименовании в программе» ставить название фирмы вперёд, а форму («ООО», «АО») — после запятой: тогда в отсортированном списке поставщики с одинаковой формой не слипаются в одну кучу на букву «О».

Автозаполнение реквизитов по ИНН

Если к базе подключена интернет-поддержка 1С (сервис 1С:Контрагент), реквизиты заполнятся автоматически. Введите ИНН в соответствующее поле — программа обратится к реестру и подставит:

• полное и сокращённое наименование;
• КПП и ОГРН;
• юридический адрес;
• иногда — ФИО руководителя.

Проверить, включён ли сервис, можно в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Если автозаполнение не сработало, вероятных причин три:

1. 💤 Интернет-поддержка не подключена или не введён логин/пароль от портала 1С.
2. 🔢 ИНН набран с ошибкой — программа подсвечивает некорректную контрольную сумму.
3. 🏢 Контрагент только зарегистрирован, и данные о нём ещё не появились в реестре.

Когда интернет-поддержки нет, все поля вводят вручную — это следующий раздел.

Ручное заполнение карточки без сервиса

Без автозаполнения заполните поля из учредительных документов или карточки реквизитов, которую прислал сам поставщик:

1С контролирует контрольные разряды ИНН и КПП: если число введено неверно, поле подсветится и появится подсказка. Это не ошибка программы, а защита от опечатки — перепроверьте цифры по бумажному документу.

Адрес вводится через форму с полями «Регион», «Город», «Улица». Если установлен адресный классификатор (ФИАС), город и улицу можно выбрать из списка, а индекс подставится сам. Фактический и почтовый адрес заполняйте, только если они отличаются от юридического — иначе поставьте галочку «совпадает».

После заполнения обязательных реквизитов карточку уже можно записать кнопкой Записать. Но чтобы оформлять приход и платить поставщику, нужны ещё две вещи — договор и банковский счёт.

Нового поставщика можно завести и прямо из документа поступления: в поле «Контрагент» наберите ИНН или название, и если такого ещё нет, 1С предложит создать карточку , не прерывая оформление накладной. Это удобно, но именно так чаще всего и появляются дубли — поэтому перед вводом нового контрагента всё равно убедитесь, что его нет в списке. Если нужна карточка, похожая на уже существующую (например, второе юрлицо того же холдинга), выделите готового контрагента в списке и нажмите Создать копированием — скопируются все реквизиты, кроме ИНН, останется только поправить отличия.

Договор с поставщиком и условия расчётов

Договор задаёт, как 1С будет вести расчёты и подставлять счета учёта. Перейдите на вкладку Договоры в карточке и нажмите Создать. Ключевое поле — «Вид договора»: для закупок выбирайте «С поставщиком».

Что ещё указать в договоре:

• Номер и дата — из бумажного договора; попадают в печатные формы.
• Валюта — рубли по умолчанию; для импортных закупок ставьте валюту контракта.
• Цены — с НДС или без; влияет на то, как программа разложит сумму документа.
• Срок оплаты (необязательно) — по нему строится отчёт о просроченной задолженности.

Если с поставщиком работаете по нескольким направлениям (товары и услуги, рубли и валюта), заведите отдельные договоры — тогда взаиморасчёты не перемешаются в одном сальдо. У одного контрагента может быть один договор «С поставщиком» и один «С покупателем» одновременно, если он вам одновременно и продаёт, и покупает.

Один из договоров поставщика можно пометить как основной — тогда в новых документах поступления он будет подставляться автоматически, и кассиру или бухгалтеру не придётся выбирать его вручную каждый раз. Если договор у поставщика один, 1С подставит его по умолчанию без дополнительных настроек.

При проведении поступления 1С сама подставит счета расчётов (обычно 60.01 — расчёты с поставщиками и 60.02 — авансы выданные). Менять их вручную в большинстве случаев не нужно: настройка Покупки → Счета учёта расчётов с контрагентами задаёт их по умолчанию для всех новых договоров.

Банковские реквизиты для оплаты

Чтобы сформировать платёжное поручение, поставщику нужен банковский счёт. Откройте в карточке вкладку Банковские счета и нажмите Создать. Главное поле — БИК:

1. Введите БИК из девяти цифр.
2. 1С найдёт банк в классификаторе и сама подставит его наименование, корсчёт и город.
3. Внесите расчётный счёт поставщика — 20 цифр.

Если банк по БИК не нашёлся, проверьте, загружен ли классификатор банков (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, обновление классификатора БИК). При подключённой интернет-поддержке справочник банков обновляется автоматически.

У одного поставщика может быть несколько счетов — отметьте основной, он будет подставляться в платёжки по умолчанию. Для расчётов с казначейством (госконтракты) в счёте есть дополнительные поля — казначейский счёт и номер лицевого счёта; их заполняют по реквизитам из контракта.

После того как заполнены вид контрагента, ИНН, договор и банковский счёт, нажмите Записать и закрыть. Поставщик готов — его можно выбирать в документах поступления и в платёжных поручениях.

Проверка поставщика перед работой

Налоговая требует от покупателя должной осмотрительности: если поставщик окажется однодневкой, вычет по НДС и расходы по налогу на прибыль могут снять. Проверить контрагента удобно прямо из его карточки, не выходя в браузер.

При подключённой интернет-поддержке в карточке доступна команда проверки: 1С сверяет ИНН и КПП с базой ФНС и показывает статус — числится ли контрагент в реестре, не прекратил ли деятельность, совпадает ли КПП. Там же открывается досье с основными данными о фирме.

На что смотреть перед первой сделкой:

• 📅 Дата регистрации — свежая фирма «с нуля» перед крупной поставкой настораживает.
• ⚖️ Статус в ЕГРЮЛ — «действующее» против «в процессе ликвидации» или «исключено».
• 🏷️ Адрес — не значится ли он в списке массовой регистрации.
• 👤 Руководитель — не дисквалифицирован ли, не массовый ли директор.

Отдельно сверьте КПП в карточке с КПП в счёте-фактуре. У крупных поставщиков с обособленными подразделениями КПП в документах может отличаться от головного — тогда заводят либо отдельную карточку обособленного подразделения, либо указывают нужный КПП в самом документе поступления.

Как не создать дубль в справочнике

Главная проблема справочника контрагентов — дубли: один и тот же поставщик заведён дважды, и сальдо по нему расползается на две карточки. 1С предупреждает об этом при вводе: если вы создаёте контрагента с уже существующим в базе ИНН, программа покажет сообщение о возможном дубле. Не игнорируйте его — откройте найденную карточку вместо создания новой.

Чтобы навести порядок в уже засорённом справочнике, используйте обработку Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дубликатов. Алгоритм такой:

• выберите справочник «Контрагенты» и критерий сравнения (по ИНН+КПП или по наименованию);
• программа соберёт группы похожих элементов;
• в каждой группе отметьте главный элемент — тот, что останется;
• запустите замену: ссылки из документов переедут на главную карточку, а дубли пометятся на удаление.

Простые правила, которые снимают большинство дублей на входе: заводить контрагента только по ИНН, не плодить карточки «на лету» прямо из документа, не проверив список, и держать всех поставщиков в одной группе, а не раскидывать по папкам отдельных менеджеров. Если учёт ведут несколько человек, договоритесь, кто отвечает за справочник контрагентов, — так проще не допустить две карточки на одну фирму.