Прайс-лист в 1С: виды цен, установка цен и выгрузка в Excel

Чтобы создать прайс-лист в 1С, цены сначала заводят в систему, а потом формируют из них печатный документ для покупателей. В 1С:Управление торговлей это раздел CRM и маркетинг: там живут справочник видов цен, документ установки цен и готовый отчёт «Прайс-лист». В 1С:Бухгалтерии те же действия лежат в разделе Склад → группа Цены, только справочник называется «Типы цен номенклатуры».

Прайс-лист — это не один объект, а связка из трёх вещей: вид (или тип) цены, установленная на конкретную дату цена по номенклатуре и форма вывода, которую отдают клиенту. Разберём каждый шаг на примере торговой конфигурации, покажем загрузку цен из Excel и разберём, почему цена иногда не попадает в документ продажи.

С чего начинается прайс-лист: номенклатура и виды цен

Два справочника должны быть готовы до установки цен.

• 📦 Номенклатура — позиции, на которые назначаются цены. Удобно, если у каждой заполнен артикул и штрихкод: по ним потом сопоставляются строки при загрузке из файла.
• 🏷️ Виды цен (в 1С:Бухгалтерии — типы цен) — это «колонки» прайс-листа: Закупочная, Оптовая, Розничная, Цена для сайта и так далее. Один вид цены = один прайс-лист.

Ещё до цен стоит привести в порядок единицы измерения. Цена всегда привязана к единице: 120 рублей за штуку и 120 рублей за упаковку из десяти — разные прайс-листы. Если товар продаётся в упаковках, а учитывается в штуках, зафиксируйте, за какую единицу назначается цена, и держите это единообразным по всему справочнику.

В 1С:Управлении торговлей несколько видов цен включаются функциональной опцией. Откройте НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → CRM и маркетинг и проверьте, что ведение нескольких видов цен разрешено. Без этого справочник будет недоступен, а в документах появится только одна цена.

Сам справочник — в разделе CRM и маркетинг → Виды цен. В карточке вида цены задаётся валюта, включён НДС в цену или нет, и способ задания: вручную, наценкой на другой вид цены или по формуле. Про расчётные виды цен — отдельно ниже.

Где настраиваются цены в разных конфигурациях

Путь и название справочника зависят от конфигурации. Термины не взаимозаменяемы: «Типы цен» — это 1С:Бухгалтерия, «Виды цен» — торговые решения.

Названия разделов могут немного отличаться по релизу, но документ «Установка цен номенклатуры» и справочник цен есть во всех трёх. Дальше показываем на 1С:Управлении торговлей — в Бухгалтерии и Рознице логика та же, меняются только пути.

Установка цен документом вручную

Цены не хранятся «в карточке товара» — они фиксируются документом Установка цен номенклатуры на дату. Это и есть ручное создание прайс-листа внутри программы.

1. Откройте CRM и маркетинг → Установка цен номенклатуры и создайте новый документ.
2. Укажите дату, с которой цены начинают действовать. Это критично: в документе продажи подставится цена, актуальная на его дату, а не последняя введённая.
3. Выберите один или несколько видов цен — каждый станет отдельной колонкой таблицы.
4. Подберите номенклатуру кнопкой заполнения (по группе, по сегменту, по поступлению) или добавьте позиции вручную.
5. Проставьте цены в колонках и проведите документ.

Заполнять колонку цен можно не только руками. При подборе по поступлению программа подставит цену прихода, а дальше к ней применяется наценка выбранного вида цены — удобно, когда продажная цена считается от закупочной. Сразу несколько видов цен в одном документе экономят время: завели и Закупочную, и Оптовую, и Розничную за один проход, видя их в соседних колонках и контролируя наценку глазами.

После проведения цены действуют до следующей установки. История сохраняется: открыв журнал установки цен, видно, когда и на сколько менялась цена каждой позиции. Перед проведением пробегитесь по колонкам на нули и явные опечатки в разрядах — цена 12 000 вместо 1 200 всплывёт уже в документе продажи.

Формирование прайс-листа для покупателей

Когда цены заведены, из них собирается документ для клиента. В 1С:Управлении торговлей это отчёт CRM и маркетинг → Прайс-лист.

В форме отчёта вы:

• 🗂️ выбираете, какие виды цен показать (можно несколько колонок в одном листе — опт и розница рядом);
• 🔎 отбираете номенклатуру по группе, виду, сегменту или остаткам на складе;
• 🎨 настраиваете отображаемые колонки: артикул, единица, НДС, фото;
• 📅 указываете дату, на которую берутся цены.

Готовый прайс-лист печатается, сохраняется в Excel или PDF через стандартное сохранение табличного документа и отправляется клиенту по электронной почте прямо из формы отчёта.

В 1С:Бухгалтерии отдельного настраиваемого отчёта «Прайс-лист» нет в том же виде — там прайс выводится печатной формой из документа установки цен либо универсальным отчётом по регистру цен. Если нужен красивый прайс с фото и сегментами, торговые конфигурации удобнее.

В 1С:Рознице прайс-лист для покупателя формируется так же, но заведённые цены нужны ещё и для кассы: в чеке ККТ подставляется цена того вида, который назначен складу или магазину. Поэтому установку цен в Рознице проводят не только ради печати — без неё касса не будет знать, по какой цене продавать.

Загрузка и обновление цен из файла Excel

Руками заводить сотни позиций незачем — цены массово обновляют из таблицы. Два рабочих способа.

Способ 1. Вставка из буфера. Подготовьте документ установки цен с нужной номенклатурой в том же порядке, что и в Excel. Скопируйте столбец цен из таблицы и вставьте в колонку цены документа. Подходит, когда строки уже совпадают по порядку.

Способ 2. Загрузка из файла по сопоставлению. Для регулярного обновления используют загрузку по ключу — артикулу или штрихкоду. Позиции из файла находятся в справочнике по этому ключу, и цена подставляется в нужную строку независимо от порядка. В типовых торговых конфигурациях для этого есть загрузка цен в документе установки цен; если в вашем релизе её нет, применяют универсальную обработку загрузки данных из табличного документа.

Требования к файлу Excel:

• заголовки колонок в первой строке, данные — ниже;
• ключ сопоставления (Артикул или Штрихкод) заполнен у каждой строки и уникален;
• цена — число без пробелов-разделителей тысяч;
• разделитель дробной части должен совпадать с настройками 1С (обычно запятая) — иначе 1250,50 прочитается как 0 или вызовет ошибку.

Простой рабочий файл выглядит так: первый столбец — артикул, второй — наименование для контроля, третий — новая цена. Три колонки, по строке на товар. Чем меньше лишних столбцов, тем меньше поводов для ошибки сопоставления.

Проверяйте результат выборочно: после загрузки откройте пару знакомых позиций из разных частей файла и сверьте цену с исходной таблицей. Это быстрее, чем ловить расхождение потом в реализации.

Соответствие колонок файла и полей 1С при импорте

Чтобы загрузка прошла без ручной правки, колонки Excel сопоставляют с полями документа. Минимальный набор — ключ и цена, остальное по необходимости.

Валюту и порядок включения НДС задаёт сам вид цены, а не строка файла. Если в прайсе цены с НДС, а вид цены настроен «без НДС», при загрузке получите расхождение — сверяйте настройку вида цены с содержимым файла до импорта.

Автоматический пересчёт цен по формуле

Полностью «по расписанию» цены в типовой базе сами не меняются, но продажную цену можно привязать к базовой, и тогда пересчёт сводится к одной команде.

В карточке вида цены выберите способ задания — наценкой на другой вид цены или по формуле. Например, Розничная = Закупочная + 40 %. После этого:

1. Обновляете базовый вид цены (Закупочную) — вручную или загрузкой из файла.
2. Формируете установку цен по расчётным видам — программа пересчитывает Розничную от новой Закупочной по заданной наценке.

Числом это выглядит так: закупка 1000 рублей и наценка 40 % дают розницу 1400. Подняли закупку до 1100 — после пересчёта розница станет 1540. Пока документ по расчётному виду не проведён, в продаже держится прежняя 1400.

Так прайс-листов может быть несколько, а поддерживаете вы один базовый. Это же решает частый вопрос «почему розничная не изменилась сама»: расчётные виды цен не пересчитываются в момент правки базовой — нужен документ установки цен по расчётным видам. Разные наценки по видам цены позволяют из одной закупочной собрать и опт, и розницу, и цену для постоянных клиентов, не пересчитывая ничего вручную.

Типичные ошибки и как их не допустить

• ❌ Цена не подставляется в реализацию или заказ. Чаще всего в соглашении (договоре) с клиентом не указан вид цены, либо на дату документа цена ещё не установлена. Проверьте соглашение и дату последней установки цен.
• ❌ В документе старая цена. Дата документа продажи раньше даты новой установки цен. Система берёт цену, действующую на дату документа, — это не сбой.
• ❌ Справочник видов цен недоступен. Выключена функциональная опция ведения нескольких видов цен в настройках CRM и маркетинга.
• ❌ После загрузки из Excel цены стали нулевыми. Не совпал разделитель дробной части или в колонке остались пробелы и символы валюты.
• ❌ Цена попала не на ту позицию. Сопоставление шло по наименованию, а в справочнике есть дубли. Грузите по артикулу или штрихкоду.
• ❌ В прайс-листе пустые строки по части товаров. На эти позиции цена выбранного вида не устанавливалась, либо они отобраны фильтром по складу без остатков.

Частые вопросы