Как оформить документ реализации в 1С 8.3

Документ реализации в 1С:Бухгалтерии 8.3 создаётся в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Здесь оформляют и отгрузку товаров, и оказание услуг, и смешанную продажу — один документ закрывает и выручку, и списание себестоимости, и НДС. В 1С:Управление торговлей путь другой: Продажи → Документы продажи.

Ниже — порядок от проверки справочников до печати УПД и счёта-фактуры, с проводками, которые сформирует программа, и ошибками, из-за которых документ либо не проводится, либо встаёт с неверными суммами.

Что проверить в справочниках до создания реализации

Половина проблем с проведением — это незаполненные реквизиты, а не ошибки в самом документе. Перед первой продажей контрагенту пройдитесь по трём справочникам.

• 🧾 Контрагент и договор. В карточке договора вид — «С покупателем», указана валюта и способ расчётов. Без договора с нужным видом документ не проведётся.
• 📦 Номенклатура. Для каждой позиции заполнен реквизит Вид номенклатуры (товар или услуга) и, если торгуете с НДС, ставка налога. Для услуг в карточке стоит галка «Услуга».
• 🏷️ Счета учёта. В регистре Счета учёта номенклатуры для группы товаров заданы счёт 41.01, счёт доходов 90.01.1, счёт расходов 90.02.1 и счёт НДС 90.03. Обычно они подставляются автоматически, но для новой группы номенклатуры их стоит проверить.

Как создать новый документ реализации

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация.
2. Выберите вид операции из выпадающего списка кнопки (товары, услуги, комиссия и т. д.).
3. Заполните шапку: Организация, Склад, Контрагент, Договор. Дата документа = дата перехода права собственности, по ней пойдут проводки.
4. Добавьте строки в табличную часть через Добавить или Подбор (подбор удобнее — виден остаток и цена).
5. Проверьте итоги и ставку НДС, затем нажмите Провести (проведёт без закрытия) или Провести и закрыть.

Если продаёте по счёту или заказу, который уже заведён в базе, не создавайте реализацию с нуля. Откройте документ-основание и нажмите Создать на основании → Реализация — шапка и строки перенесутся, останется проверить количество и цены.

Виды операций: товары, услуги, комиссия, отгрузка без перехода права

Кнопка вида операции меняет набор вкладок и состав проводок. Выбирайте по сути сделки.

Для чистой услуги берите вид «Услуги» — появится вкладка Услуги с актом вместо накладной. Для продажи и товара, и работы в одном документе удобен вид «Товары, услуги, комиссия»: там есть обе вкладки сразу.

Отдельно про отгрузку без перехода права собственности. Пока право не перешло, выручки нет, товар висит на счёте 45.01. Когда покупатель примет товар, оформляете документ Реализация отгруженных товаров — вот тогда закрывается 45 на себестоимость и признаётся выручка.

Заполнение табличной части, цены и НДС

Каждая строка — это номенклатура, количество, цена и ставка НДС. Цену можно вбивать вручную или подтягивать из типов цен, если они настроены в карточке договора.

Ключевой момент — колонка НДС и флаг над таблицей НДС сверху / НДС в сумме:

• НДС в сумме — цена уже включает налог (розничный ценник). 1С выделит НДС расчётной ставкой изнутри суммы.
• НДС сверху — налог накручивается поверх цены. Итог к оплате = цена × количество + НДС.

Проверьте, что ставка в строках совпадает с реальной: 20%, 10% для льготных категорий, Без НДС для упрощёнки. Смешивать ставки в одном документе можно — НДС считается построчно.

Для услуг на вкладке Услуги заполняется не склад, а номенклатура-услуга, счёт доходов 90.01.1 и счёт затрат, с которого спишутся расходы (обычно 20 или 26). Количество для услуг часто равно 1.

Заполнять таблицу быстрее через кнопку Подбор: в открывшемся окне видны остатки на складе и цены, количество задаётся прямо там, а по кнопке Перенести в документ строки добавляются пачкой. Это удобнее ручного ввода и снижает риск выбрать не ту позицию.

В каждой строке есть скрытые по умолчанию колонки Счета учёта — счёт товара, счёт доходов, расходов и НДС. Обычно они подставляются автоматически из регистра счетов учёта. Разворачивать их вручную нужно, только если по конкретной позиции учёт ведётся нестандартно — например, выручка от неё должна идти на отдельный субсчёт 90.01.

Какие проводки сформирует реализация при проведении

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки) — убедитесь, что движения сформированы и суммы верные. Для реализации товаров с НДС набор стандартный.

Если покупатель раньше перечислил аванс, при проведении реализации 1С сама зачтёт его проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 — на сумму ранее полученной предоплаты. Отдельный документ для зачёта создавать не нужно, зачёт идёт автоматически в пределах договора. Ранее начисленный НДС с аванса принимается к вычету регламентно, при формировании книги покупок.

Про себестоимость важно понимать одну деталь. При способе оценки запасов «По средней» в момент проведения реализации 1С списывает себестоимость по предварительной средней цене. Точная себестоимость досчитывается только при закрытии месяца — тогда проводка Дт 90.02 Кт 41.01 корректируется до фактической средней за месяц.

При методе ФИФО списание идёт партиями сразу по фактической стоимости, но и здесь закрытие месяца перепроверяет движения. Поэтому финансовый результат по продаже смотрите не сразу после проведения, а после регламентной операции Закрытие месяца.

Если в проводках нет строки списания себестоимости (90.02), а товар точно был на складе — чаще всего не заполнен счёт учёта номенклатуры или товар не числился на остатке на дату документа.

Проверить результат продажи удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62 — она покажет долг покупателя и зачтённые авансы. А карточка счёта 90 за период даст сверить выручку, себестоимость и НДС по конкретному документу реализации.

Печать накладной, УПД и счёта-фактуры

Кнопка Печать в документе открывает список форм. Что выбрать — зависит от того, как договорились с покупателем.

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая накладная на товар. Дальше отдельно выписывается счёт-фактура.
• Акт об оказании услуг — для вида операции «Услуги».
• Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет связку «накладная + счёт-фактура» одним бланком.

У УПД есть статус. Статус 1 — это одновременно и первичка, и счёт-фактура (строка со статусом стоит в левом верхнем углу формы). Статус 2 — только передаточный документ, без функции счёта-фактуры; его применяют неплательщики НДС.

Счёт-фактуру отдельным документом создают по ссылке Выписать счёт-фактуру внизу формы реализации. После этого в списке появится связанный счёт-фактура, а его данные попадут в книгу продаж. Если выбрали УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактуру выписывать не нужно — он уже внутри.

Если с покупателем настроен электронный документооборот, вместо печати на бумаге документ отправляют по ЭДО кнопкой ЭДО → Отправить. В этом случае печатная форма не нужна: контрагент получит УПД или накладную в электронном виде, а статусы доставки и подписания будут видны в самом документе.

Как исправить проведённую реализацию

Поправить документ по-разному нужно в зависимости от того, передали вы его покупателю или нет.

Если реализация ещё не ушла контрагенту и это просто опечатка, откройте документ, измените данные и перепроведите. Движения пересчитаются. Но если документ уже передан покупателю и по нему выписан счёт-фактура, менять его задним числом нельзя — исправление оформляют отдельным документом.

Для этого на основании реализации создают Корректировку реализации (Создать на основании → Корректировка реализации). Вид операции выбирают по причине правки:

• Исправление в первичных документах — техническая ошибка: опечатка в цене, количестве, ставке НДС. Это именно исправление ошибки, а не изменение условий сделки.
• Корректировка по согласованию сторон — цена или количество меняются по договорённости: ретро-скидка, частичный возврат, пересмотр суммы. В этом случае выписывается корректировочный счёт-фактура.

После проведения корректировки перепроведите закрытие месяца за соответствующий период, чтобы себестоимость и финрезультат учли изменение.

Типичные ошибки при проведении реализации

Это ситуации, которые не разобраны в шагах выше, — проверяйте их, если документ ведёт себя не так, как ждёте.

Ещё одна частая путаница — вид цены. Если цены в строках нулевые, значит для договора задан тип цен, по которому цены не заполнены. Либо занесите цены в регистр цен, либо вбейте вручную в документе.

Частые вопросы