Настраиваем руководителя в 1С: сотрудник, подчинённые, права и подписи

За словами «создать руководителя в 1С» прячутся три разные задачи, и начинать нужно с того, какая из них ваша. В 1С:ЗУП руководителя заводят как обычного сотрудника: физлицо → сотрудник → приём на работу на должность директора. В 1С:Бухгалтерии директора чаще достаточно указать в карточке организации как ответственное лицо — тогда его подпись встаёт в печатные формы. А ещё «руководитель» — это роль в подразделении (кому подчинены сотрудники) и профиль прав доступа для пользователя программы.

Эти задачи решаются в разных местах и не заменяют друг друга. Можно оформить директора кадровым приказом, но забыть указать его в ответственных лицах — и документы уйдут без подписи. Ниже разберём каждый случай с точными путями для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0.

Что подготовить до создания руководителя

Прежде чем оформлять директора, проверьте два справочника — без них приём на работу не провести корректно.

Должность. Руководителю нужна своя должность: «Генеральный директор», «Директор», «Руководитель». Справочник должностей лежит:

Подразделение. Директор относится к какому-то подразделению — чаще это «Администрация» или «Аппарат управления». Если подразделений в базе ещё нет, создайте головное:

Галочки учёта тоже имеют значение. В 1С:Бухгалтерии кадровые документы появляются, только если в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты включён учёт зарплаты и кадров в этой базе. Если зарплата считается в отдельной программе (ЗУП), приёмов на работу в Бухгалтерии не будет — директор туда попадёт только как ответственное лицо.

Карточка руководителя: физлицо и сотрудник

В 1С один человек описан двумя сущностями: физическое лицо (паспорт, ИНН, СНИЛС — одно на человека) и сотрудник (его трудовые отношения с организацией). Директор — не исключение.

Самый короткий путь — завести сразу сотрудника, физлицо программа создаст автоматически:

1. Откройте Кадры → Сотрудники (в ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии) и нажмите Создать.
2. Введите фамилию, имя, отчество полностью. Если человека с такими данными в базе нет, программа предложит создать новое физлицо — соглашайтесь.
3. Заполните дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Для руководителя это особенно важно: его данные уходят в отчётность по страховым взносам и в ЕФС-1.
4. Запишите карточку. Паспорт, адрес и прочие сведения можно внести позже по ссылкам в карточке физлица.

Если физлицо с такими ФИО уже есть в базе (например, директор раньше был рядовым сотрудником), не создавайте второе — выберите существующее. Дубль физлица разрывает историю выплат и путает отчётность: НДФЛ и взносы разъедутся по двум карточкам.

Отдельно про случай, когда человек уже работает в компании и его повышают до руководителя. Новый приём тут не нужен — оформляется кадровый перевод (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод в ЗУП 3.1) на должность руководителя. Так сохраняется единая история работы сотрудника, стаж и предыдущие начисления.

Сверьте ФИО и ИНН директора с данными в ЕГРЮЛ. Руководитель попадает в отчётность и в электронные документы , и расхождение с реестром приведёт к ошибкам приёма отчётов. Если директор недавно сменился, а в базе остались сведения о прежнем — поправьте и ответственных лиц (раздел ниже), и карточку организации.

Приём руководителя на работу и кадровый приказ

Карточка сотрудника сама по себе человека на работу не принимает — нужен документ приёма. Он же формирует печатный приказ (форма Т-1 или собственный бланк организации).

Путь к документу:

Порядок заполнения:

1. Создайте документ Приём на работу, выберите организацию и сотрудника-директора.
2. Укажите дату приёма, подразделение и должность руководителя.
3. Задайте оклад (или ставку по штатному расписанию) и, если нужно, надбавки.
4. Проведите документ. Печатную форму приказа откройте по кнопке Печать в верхней командной панели.

Что важно именно для руководителя:

• 🗓 Дата приёма директора обычно равна дате решения учредителя (протокола общего собрания) о его назначении. Трудовой договор с руководителем имеет особенности — срок, основания расторжения (глава 43 ТК РФ), но в 1С это отражается стандартными полями.
• 📄 Основание приказа. Для директора в поле основания уместно сослаться на решение/протокол, а не на обычное заявление о приёме.
• 👤 Первый директор в новой базе. Пока в организации нет ни одного сотрудника, приказ о приёме директора подписывать некому. На практике приказ о вступлении в должность руководитель подписывает сам — это нормально.

Подразделения и подчинённость: кто кому руководитель

Чтобы выстроить организационную структуру и понимать, кто кому подчинён, в 1С:ЗУП 3.1 у подразделения есть поле руководителя.

Откройте Настройка → Подразделения, выберите или создайте подразделение (например, «Отдел продаж») и в его карточке заполните поле Руководитель — выберите ранее созданного сотрудника. Так начальник отдела становится руководителем для всех, кто в это подразделение принят.

Иерархию строят вложенностью подразделений: у каждого есть поле Вышестоящее подразделение. «Аппарат управления» делаете головным, остальные отделы — подчинёнными ему. Общую картину удобно смотреть в структуре предприятия (Настройка → Структура предприятия), где подразделения показаны деревом.

В 1С:Бухгалтерии справочник подразделений проще: поля руководителя и развитой иерархии подчинённости там нет, подразделения служат для аналитики затрат. Если нужна именно оргструктура с начальниками отделов — это задача ЗУП.

Права доступа: что открыть руководителю программы

Если директор или начальник отдела должен сам заходить в 1С (смотреть отчёты, согласовывать документы), для него создают пользователя и дают профиль прав.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать, свяжите пользователя с физлицом руководителя, задайте имя входа.
3. На вкладке прав (или по ссылке Права доступа ) назначьте профиль групп доступа.

Профили хранятся в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Там видно, какие права даёт каждый профиль, и можно создать свой на основе типового. Для руководителя обычно нужен доступ к отчётам и просмотру документов без права их менять.

Полезные ориентиры по конфигурациям:

• В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть раздел Руководителю — готовый набор мониторов и отчётов (выручка, долги, остатки денег). Если открыть директору только его, он увидит ключевые показатели, не копаясь в проводках.
• В 1С:ЗУП 3.1 среди типовых профилей есть ограниченные роли для кадровиков и расчётчиков; руководителю подойдёт профиль с доступом к кадровым и зарплатным отчётам на просмотр.

Руководитель как ответственное лицо для подписей

Это тот случай, когда директора не нужно рассчитывать в зарплате — достаточно, чтобы его фамилия и должность вставали в подписи документов и отчётов. Регистр ответственных лиц живёт в карточке организации.

В 1С:Бухгалтерии 3.0: Главное → Организации, откройте организацию и перейдите по ссылке Подписи → Ответственные лица организации. Добавьте запись: вид ответственного лица — Руководитель, выберите физлицо, укажите должность и дату, с которой он действует.

В 1С:ЗУП 3.1: откройте карточку организации (Настройка → Организации), раздел с учётной политикой и настройками содержит Ответственные лица. Там так же указывается руководитель для подписи отчётности и справок.

Несколько практических моментов:

• 📌 Ответственное лицо задаётся с датой начала действия. Сменился директор — не исправляйте старую запись, а добавьте новую с новой датой. Тогда документы прошлых периодов сохранят прежнюю подпись, а новые получат актуальную.
• 🖊 Факсимиле (сканированную подпись) для печатных форм добавляют отдельно — в карточке организации в разделе с логотипом и печатью. Само по себе ответственное лицо подставляет только фамилию и должность.
• 🧾 Для сдачи отчётности по доверенности (не лично директором) настраивается представитель — это уже другой механизм, не ответственное лицо.

Типичные ошибки при настройке руководителя

Частые вопросы