Транспортная накладная в 1С: от реализации до печати трёх экземпляров

ТТН в 1С 8.3 создают на основании проведённой реализации: откройте документ отгрузки, нажмите Создать на основании и выберите транспортную накладную . Программа перенесёт грузоотправителя, грузополучателя и товары, а вам останется дописать перевозчика, водителя, машину и адреса погрузки и выгрузки.

Распечатать накладную можно двумя способами: формой № 1-Т (товарно-транспортная накладная ) или формой транспортной накладной по Правилам перевозок № 2200. Какую выбрать и как заполнить каждое поле, чтобы груз не задержали на дороге, — ниже по шагам.

Когда нужна транспортная накладная и какую форму выбрать

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза. Её требует Устав автомобильного транспорта: без неё водитель не сможет доказать, что везёт груз законно. Накладную оформляют, когда товар везёт машина — своя или сторонней транспортной компании.

Самовывоз со склада покупателем на его же транспорте — отдельный случай. Документ перевозки тогда оформляет та сторона, которая организует перевозку. Если машину нанимаете вы, накладная с вас.

В 1С вы встретите две формы с похожими названиями:

📌 Коротко о выборе:

• 🚚 для перевозчика и проверок на дороге — ТН по форме № 2200;
• 📦 для учёта движения товара у отправителя и получателя — 1-Т или УПД/ТОРГ-12;
• 🧾 цены и суммы в ТН не обязательны: стоимость товара указывают в товарном документе, а в ТН — данные о грузе и плате за перевозку.

Подготовка справочников перед созданием ТТН

Большинство ошибок в накладной появляется из-за пустых справочников. Пять минут на подготовку избавят от ручных исправлений в каждом документе.

Что проверить заранее:

1. 🏢 Карточка своей организации — полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон. Эти данные попадут в раздел «Грузоотправитель».
2. 🤝 Карточка покупателя — наименование, ИНН, адрес и адрес доставки. Если товар едет не на юридический адрес, заполните адрес доставки или укажите его прямо в документе отгрузки.
3. 🚛 Карточка перевозчика — заведите транспортную компанию как контрагента с ИНН, адресом и телефоном. Если возите сами, перевозчиком будет ваша организация.
4. 👤 Водитель — ФИО, номер водительского удостоверения. В ТН водитель указывается в разделе «Перевозчик».
5. ⚖️ Номенклатура — единицы измерения и вес. В разделе «Груз» нужна масса брутто, а её проще получить из карточки товара, чем считать на калькуляторе.

Как создать ТТН в 1С пошагово

Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 с интерфейсом «Такси». В обеих программах транспортная накладная — отдельный документ, связанный с реализацией.

Шаг 1. Проведите документ отгрузки

Откройте реализацию товаров. В Бухгалтерии это документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в Управлении торговлей — Продажи → Документы продажи.

Проверьте покупателя, договор, склад и товары. Нажмите Провести. Накладная на непроведённом документе создастся, но данные могут не подтянуться или потом разойтись с отгрузкой.

Шаг 2. Создайте транспортную накладную на основании

В форме реализации нажмите Создать на основании и выберите Транспортная накладная. Откроется новый документ, где уже заполнены:

• ✅ грузоотправитель — ваша организация;
• ✅ грузополучатель — покупатель из реализации;
• ✅ документ-основание и его товары;
• ✅ дата — по дате создания, её можно поправить.

Если в реализации несколько документов на одну машину, создайте накладную на основании одного, а остальные добавьте в табличную часть документов-оснований. Так одна ТН закроет весь рейс к одному получателю.

Шаг 3. Заполните перевозчика, водителя и машину

На основной вкладке выберите перевозчика из справочника контрагентов. Ниже укажите водителя и транспортное средство: марку, модель, государственный номер, при необходимости — прицеп.

Шаг 4. Укажите адреса и даты

Адрес погрузки по умолчанию берётся из склада или организации, адрес выгрузки — из адреса доставки покупателя. Проверьте оба. Ошибка в адресе выгрузки — частая причина отказа водителя ехать.

Даты приёма груза к перевозке и плановой сдачи заполните, если они известны. Фактические отметки ставят на бумаге при погрузке и выгрузке.

Шаг 5. Проверьте груз и запишите документ

Откройте раздел с грузом. Проверьте наименование, количество мест, вид упаковки и массу. Нажмите Провести и закрыть.

Транспортная накладная проводок не формирует. Она не меняет остатки и взаиморасчёты: товар списывает реализация, а ТН только оформляет перевозку.

Заполнение транспортной накладной: участники и условия перевозки

Транспортная накладная по форме № 2200 состоит из 17 разделов. Часть из них заполняет отправитель в 1С, часть — перевозчик и получатель на бумаге при приёме и сдаче груза.

Грузоотправитель и грузополучатель

Грузоотправитель не всегда совпадает с продавцом. Если товар отгружает обособленное подразделение или сторонний склад, укажите его. В реализации для этого есть отдельные поля грузоотправителя и грузополучателя — заполните их до создания ТН, тогда накладная подхватит правильные данные.

Грузополучатель тоже может отличаться от покупателя. Пример: покупатель — головная компания в Москве, а товар едет на её склад в Подольске. В ТН грузополучатель — это склад в Подольске с его адресом.

Перевозчик и водитель

Если возите своим транспортом, перевозчик — ваша организация. Водителя укажите полностью: фамилия, имя, отчество, номер удостоверения. В разделе «Транспортное средство» отметьте тип владения: собственность, аренда, лизинг.

Для сторонней транспортной компании данные водителя и машины часто приходят накануне. Создайте ТН заранее, а водителя и номер допишите в день погрузки.

Товарный раздел: масса, места и упаковка

Раздел «Груз» в ТН отличается от табличной части реализации. В реализации — товары с ценами, в ТН — груз с физическими характеристиками.

Что указывают по каждому грузу:

• 📦 наименование — можно обобщённое («Бытовая химия»), если в сопроводительных документах есть детальный перечень;
• 🔢 количество грузовых мест — коробки, паллеты, мешки;
• 🏷️ вид упаковки — короб, паллета, без упаковки;
• ⚖️ масса брутто и нетто в килограммах;
• 📐 объём в кубических метрах, если перевозчик считает тариф по объёму;
• ⚠️ класс опасности — для опасных грузов.

Пример расчёта массы. Отгружаете 40 коробок по 12,5 кг и 2 паллеты по 20 кг. Масса нетто товара — 40 × 12,5 = 500 кг. Масса брутто с паллетами — 500 + 2 × 20 = 540 кг. Именно 540 кг указывают в ТН, и именно их сверят на весах.

Печать ТТН и выгрузка в электронном виде

Печатать накладную можно из самой ТН или из реализации. В форме документа нажмите Печать и выберите нужную форму:

• 🖨️ Транспортная накладная — форма по Правилам № 2200;
• 🖨️ Товарно-транспортная накладная (1-Т) — форма Госкомстата с товарным и транспортным разделами.

ТН печатают в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все три подписывают при приёме груза к перевозке. Форма 1-Т традиционно идёт в четырёх экземплярах — по одному отправителю и получателю и два перевозчику.

Исправить форму перед печатью

Если нужно дописать что-то, чего нет в документе, правьте не накладную в 1С, а сформированный табличный документ. В окне печати включите режим редактирования и внесите правку. Изменения в печатной форме не сохраняются в базе: при повторной печати их придётся внести снова.

Сохранить и отправить

Из окна печати накладную можно сохранить в PDF или Excel кнопкой сохранения и отправить перевозчику почтой. Для пакетной печати откройте список транспортных накладных, выделите нужные строки и нажмите Печать — 1С сформирует все формы одним окном.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ТН можно оформлять в электронном виде. Такая накладная подписывается электронными подписями сторон и передаётся в государственную информационную систему электронных перевозочных документов через оператора ЭДО.

В актуальных релизах 1С отправку ЭТрН поддерживает модуль 1С-ЭДО. Для работы нужны:

1. Подключённый 1С-ЭДО с оператором, который работает с перевозочными документами.
2. Квалифицированные подписи грузоотправителя, перевозчика и получателя.
3. Водитель с мобильным приложением или доступом к ЭТрН у перевозчика.

Если хотя бы одна сторона не готова к электронному обмену, оформляйте бумажную ТН.

Частые ошибки при оформлении ТТН и как их исправить

Ещё три ошибки, которые программа не поймает:

• ❌ Одна ТН на два адреса выгрузки. Каждому получателю по своему адресу нужна своя накладная, даже если товар везёт одна машина.
• ❌ Перевозчик — водитель-физлицо вместо компании. Если водитель работает в транспортной фирме, перевозчик — фирма, а водитель указывается отдельно.
• ❌ Дата ТН позже даты отгрузки. Накладную оформляют до выезда машины. Дата ТН не может быть позже фактического приёма груза.

Частые вопросы