УПД без счёта-фактуры: печать статуса 2 из реализации в 1С:Бухгалтерии

Чтобы сделать УПД со статусом 2 в 1С 8.3, создайте документ Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), проведите его и не регистрируйте по нему счёт-фактуру. Затем нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). Программа сама поставит в левом верхнем углу формы цифру «2»: статус зависит не от галочки, а от того, есть ли в базе счёт-фактура к этой реализации и платит ли организация НДС.

Есть два рабочих сценария. Организация на УСН без НДС или с освобождением получает статус 2 автоматически, ничего не меняя. Плательщику НДС статус 2 нужен реже: когда операция не облагается налогом по статье 149 НК или счёт-фактуру выставляют отдельным документом. Ниже разобраны оба случая, а также то, что проверить в табличной части, как подписать и отправить документ.

Статус 1 и статус 2: в чём разница для продавца и покупателя

УПД объединяет в одной форме первичный документ и счёт-фактуру. Цифра статуса говорит, какую роль документ играет в конкретной сделке.

Статус 2 уместен в таких ситуациях:

• 🧾 продавец применяет УСН и освобождён от НДС;
• 📄 операция не облагается НДС по статье 149 НК, и счёт-фактура по ней не составляется;
• 🤝 покупатель не платит НДС, и стороны письменно договорились не составлять счета-фактуры (такое право даёт пункт 3 статьи 169 НК);
• 📑 плательщик НДС выставляет счёт-фактуру отдельно, а УПД служит только накладной или актом.

Для покупателя разница принципиальна. По УПД со статусом 2 он принимает товар к учёту и подтверждает расходы, но НДС к вычету не возьмёт. Если продавец работает с НДС, а прислал «двойку», бухгалтер покупателя потребует счёт-фактуру отдельно.

Что настроить в 1С 8.3 перед созданием УПД со статусом 2

Статус берётся из данных базы. Если настройки организации заданы неверно, программа поставит не ту цифру, и править её вручную на печатной форме бессмысленно.

Учётная политика организации

Откройте Главное → Учётная политика (в части релизов пункт называется Главное → Налоги и отчёты) и проверьте:

1. Систему налогообложения: общая или упрощённая.
2. Для УСН — признак освобождения от НДС или ставку налога, если организация его платит.
3. Дату начала действия настройки. Политика задаётся по периодам, и реализация за прошлый год возьмёт старое значение.

Для освобождённого «упрощенца» в документах продаж ставка подставится «Без НДС», а в подвале реализации не будет ссылки на выписку счёта-фактуры. Это верный признак, что печать даст статус 2.

Реквизиты организации и контрагента

В УПД попадают наименование, адрес, ИНН и КПП обеих сторон. Проверьте карточки в справочниках Организации и Контрагенты. Для покупателя-ИП КПП не заполняется, и в форме это поле останется пустым — так и должно быть.

Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» заполняются из реализации. Для услуг и работ программа их не выводит.

Нумерация документов

У УПД со статусом 2 номер берётся из документа реализации. Если в базе несколько организаций, у каждой обычно настроен свой префикс в карточке организации. При печати 1С выводит номер без лидирующих нулей.

Номер для статуса 2 не обязан идти в отдельной сквозной последовательности, как у счетов-фактур. Но в одной организации номера реализаций повторяться в течение года не должны, иначе покупатель получит два документа с одним номером.

Как сделать УПД со статусом 2 в 1С 8.3 пошагово

Порядок одинаков для товаров, услуг и смешанной реализации.

Шаг 1. Создайте реализацию

1. Перейдите в Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Нажмите кнопку Реализация и выберите вид: товары, услуги или товары и услуги.
3. Укажите организацию, контрагента, договор и склад (для товаров).
4. Если продаёте по счёту покупателю, удобнее создать реализацию на его основании: строки и цены перенесутся.

Шаг 2. Заполните табличную часть

Добавьте номенклатуру, количество и цену. Ставку НДС программа подставит из карточки номенклатуры или из учётной политики. Подробно про колонки — в следующем разделе.

Шаг 3. Проведите документ и не выписывайте счёт-фактуру

Нажмите Провести. В подвале документа у плательщика НДС появится ссылка Выписать счёт-фактуру.

• Организация на УСН без НДС: ссылки не будет, переходите к печати.
• Плательщик НДС с операцией по статье 149 НК: счёт-фактуру не выписывайте.
• Плательщик НДС, который выставит счёт-фактуру отдельно: пока не нажимайте ссылку, сначала распечатайте УПД.

Если счёт-фактура уже зарегистрирована, УПД распечатается со статусом 1. Чтобы получить «двойку», документ счёта-фактуры придётся пометить на удаление. Делайте это, только если он ещё не ушёл покупателю и не попал в книгу продаж закрытого периода.

Шаг 4. Распечатайте УПД

Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). В открывшейся форме проверьте:

• в левом верхнем углу стоит «2»;
• в колонках налога — «без НДС» или пусто, если продавец не платит налог;
• заполнены строки об отгрузке, основании передачи и ответственных лицах.

Сохранить в PDF или отправить на печать можно кнопками над печатной формой. Из того же меню печати доступен комплект документов, если покупателю нужен ещё и счёт на оплату.

Табличная часть УПД: НДС, единицы, страна происхождения

Большинство вопросов от покупателей касается колонок табличной части. Вот откуда 1С берёт каждое значение.

Что с налоговыми колонками при статусе 2

У продавца без НДС в колонке ставки печатается «без НДС», а сумма налога не выводится. Это нормальный вид документа.

Если в «двойке» вдруг появились суммы налога, значит, в строках стоит ставка 20% или 10%. Причина почти всегда одна из двух:

• ✏️ ставка забита в карточке номенклатуры и переопределяет учётную политику;
• 📅 документ датирован периодом, когда организация ещё платила НДС.

Исправьте ставку в строках реализации, перепроведите документ и распечатайте УПД заново.

Услуги и работы

Для услуг табличная часть та же, но без грузоотправителя и грузополучателя. В колонке «Основание передачи» укажите договор: 1С подставит его из реквизита договора реализации. Если работы принимаются поэтапно, отразите этап в наименовании строки.

Подписание и передача УПД со статусом 2

Документ со статусом 2 — первичный документ по статье 9 закона 402-ФЗ. Значит, его подписывают лица, ответственные за операцию и её оформление. Подписи руководителя и главного бухгалтера, которые обязательны для счёта-фактуры, здесь не требуются.

Кто подписывает бумажный экземпляр

• 🖊️ со стороны продавца — сотрудник, который отпустил товар или сдал работу, и ответственный за оформление;
• 📦 со стороны покупателя — тот, кто принял товар, с датой получения;
• 🏷️ печать ставится, только если она предусмотрена договором или внутренним порядком.

Ответственных лиц продавца 1С подставляет из настроек организации, раздел подписей. Заполните его один раз, и фамилии будут выходить в каждой печатной форме.

Отправка по ЭДО

В электронном формате ФНС статус задаёт реквизит «Функция» в файле:

Если реализация отправляется через 1С-ЭДО без зарегистрированного счёта-фактуры, документ уходит с функцией ДОП. Перед отправкой откройте просмотр электронного документа и убедитесь, что в шапке указан именно передаточный документ, а не счёт-фактура.

Почему 1С ставит не тот статус: ошибки и как исправить

Если статус нужно поменять после отправки

Покупатель уже получил «двойку», а нужна «единица»? Не правьте старый документ задним числом. Выпишите счёт-фактуру к той же реализации и передайте его покупателю отдельно или аннулируйте старый УПД по соглашению и отправьте новый со статусом 1.

Обратный случай, когда вместо статуса 2 ушёл статус 1 при освобождении от НДС, опаснее. Выставленный счёт-фактура с выделенным налогом обязывает уплатить этот НДС в бюджет. Такой документ лучше сразу аннулировать с покупателем и переоформить.

Частые вопросы об УПД со статусом 2