Выгрузка универсального передаточного документа из 1С в XML-файл по формату ФНС

Чтобы сформировать УПД в формате XML в 1С, откройте проведённый документ реализации (в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), нажмите в его командной панели кнопку ЭДО и выберите выгрузку электронного документа в файл. Программа сама соберёт XML по формату ФНС и предложит папку для сохранения.

Порядок одинаков для БП 3.0 и УТ 11, различаются только пути к документу. Статус УПД (1 или 2) 1С определяет сама: по тому, выписан ли счёт-фактура. Подключённый оператор ЭДО для выгрузки в файл не нужен, но без подписи такой файл юридической силы не имеет.

Что настроить в 1С до выгрузки УПД в XML

XML-файл УПД строго проверяется по схеме. Пустой ИНН или адрес в бумажной форме просто не напечатаются, а в электронной форме дают файл, который не примет ни контрагент, ни оператор ЭДО. Поэтому сначала проверьте справочники.

📌 Карточка организации (Главное → Организации):

• ИНН и КПП (у ИП — только ИНН);
• юридический адрес, заполненный через адресный классификатор , а не одной строкой;
• полное наименование;
• ответственные лица: руководитель и главный бухгалтер, у ИП — сам предприниматель.

📌 Карточка контрагента :

• ИНН и КПП покупателя без лишних пробелов;
• юридический адрес;
• вид контрагента: юридическое лицо, ИП или физическое лицо — от этого зависит, какие блоки попадут в XML.

📌 Номенклатура:

• единица измерения из классификатора ОКЕИ (код 796 — штука, 166 — килограмм);
• ставка НДС;
• для маркированных и прослеживаемых товаров — признаки маркировки и прослеживаемости, иначе коды и РНПТ не попадут в документ.

Как создать УПД в 1С: документ реализации и счёт-фактура

Отдельного документа «УПД» для выгрузки не нужно. УПД — это электронная и печатная форма обычного документа продажи.

Пошагово в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте список реализаций и нажмите Реализация — выберите вид операции: товары, услуги или товары и услуги.
2. Заполните организацию, контрагента, договор и склад.
3. Добавьте строки табличной части: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
4. Нажмите Провести. Непроведённый документ в XML не выгружается.
5. Внизу формы нажмите Выписать счёт-фактуру. Счёт-фактура появится ссылкой в подвале документа.

Статус 1 или статус 2

От пятого шага зависит статус УПД, который попадёт в XML:

⚠️ Статус 1 даёт покупателю право на вычет НДС. Если вы плательщик НДС и забыли выписать счёт-фактуру, контрагент получит документ со статусом 2 и не примет его к вычету. Проверьте ссылку на счёт-фактуру в подвале до выгрузки.

В УТ 11 счёт-фактура оформляется так же — из формы реализации или через Создать на основании. Статус выбирается по тому же правилу.

Печатная форма УПД: проверка перед выгрузкой

Печатная форма — самый быстрый способ увидеть, что именно уйдёт в XML. Данные берутся из одних и тех же реквизитов.

1. В форме реализации нажмите Печать.
2. Выберите Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Проверьте в предпросмотре:
   • статус в левом верхнем углу (1 или 2);
   • реквизиты продавца и покупателя;
   • грузоотправителя и грузополучателя;
   • строку «Документ об отгрузке» с номером и датой;
   • итоги по НДС.

Кнопка Сохранить в окне печати выгружает форму в PDF, XLSX, DOCX и другие офисные форматы. Это не XML по формату ФНС: такой файл годится для просмотра, но не для обмена через оператора ЭДО и не для отправки в налоговую по требованию.

Как сформировать УПД в формате XML и сохранить файл

Выгрузка доступна из самого документа и не требует подключённого оператора ЭДО.

Выгрузка одного документа

1. Откройте проведённую реализацию со счётом-фактурой.
2. В командной панели нажмите ЭДО.
3. Выберите команду выгрузки электронного документа в файл. В старых релизах она спрятана в меню Ещё.
4. Если 1С спросит формат, выберите актуальный формат ФНС для УПД.
5. Укажите папку и сохраните.

Программа создаст XML-файл, а при необходимости — архив с файлом и подписью. Название файла длинное, например:

ON_NSCHFDOPPR_2BM-7701234567-770101001_2BE-7709876543-770901001_20261007_3f2a9c1e-...xml

В имени закодированы:

• ON_NSCHFDOPPR — тип документа: УПД (счёт-фактура и документ об отгрузке);
• идентификаторы получателя и отправителя в ЭДО;
• дата формирования;
• уникальный GUID файла.

⚠️ Не переименовывайте файл. Имя сверяется с содержимым: идентификатор в имени должен совпадать с атрибутом ИдФайл внутри XML. Переименованный файл оператор ЭДО отклонит.

Подписание при выгрузке

Если на компьютере установлен сертификат электронной подписи и криптопровайдер, 1С может подписать файл при выгрузке. Тогда рядом с XML появится файл подписи с расширением .sig или .p7s.

• Для УПД со статусом 1 нужна квалифицированная электронная подпись — так требует статья 169 НК РФ для электронного счёта-фактуры.
• Для УПД со статусом 2 стороны по соглашению могут использовать и неквалифицированную подпись.

Проверка XML-файла УПД перед отправкой

Если файл уходит не через встроенный 1С-ЭДО, а пересылается вручную или загружается на сайт оператора, проверьте его самостоятельно.

Быстрая проверка без программ

1. Откройте XML в браузере. Если браузер показал дерево элементов, файл корректен синтаксически. Если ошибку разбора — файл повреждён.
2. Найдите в первой строке кодировку: encoding="windows-1251". Форматы ФНС используют именно её.
3. Проверьте атрибут Функция в элементе Документ: СЧФДОП — статус 1, ДОП — статус 2.
4. Найдите блоки продавца и покупателя: ИНН и КПП должны совпадать с карточками.

Проверка по схеме XSD

Схема формата публикуется ФНС вместе с приказом, утверждающим формат. Актуальный формат УПД утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Скачайте XSD-схему с сайта ФНС и проверьте файл, например, утилитой xmllint:

xmllint --noout --schema shema_upd.xsd ON_NSCHFDOPPR_....xml

Вместо shema_upd.xsd подставьте имя скачанной схемы. Ответ validates означает, что файл соответствует формату. Любое другое сообщение укажет на строку и элемент с ошибкой.

Отправка УПД в формате XML через ЭДО

Выгрузка в файл — запасной путь. Удобнее подключить электронный документооборот прямо в 1С: тогда XML формируется, подписывается и уходит контрагенту одной кнопкой.

Как подключить обмен

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Включите флажок использования обмена электронными документами.
3. Добавьте учётную запись ЭДО: выберите оператора и сертификат подписи.
4. Отправьте контрагенту приглашение к обмену. Когда он его примет, в настройках появится действующая связь.

Отправка документа

1. В форме реализации нажмите ЭДО → Отправить электронный документ.
2. Проверьте открывшийся электронный документ: это тот же УПД в формате XML, показанный в удобном виде.
3. Подпишите и отправьте.
4. Следите за ответом покупателя в рабочем месте Текущие дела ЭДО.

Типовые ошибки при выгрузке УПД в XML и что с ними делать

Если в списке форматов несколько версий

При выгрузке 1С может предложить на выбор старый и новый формат УПД. Выбирайте тот, который поддерживает получатель: если его учётная система старая, она может не прочитать новый формат. При обмене через оператора этот вопрос обычно решается автоматически — формат указан в настройках связи с контрагентом. Если нужного формата нет в списке совсем, конфигурация устарела: обновите её до актуального релиза.

Отдельно про исправления. Если ошибку нашли после отправки, сам XML не правят. В 1С создают корректировочный или исправительный документ на основании реализации и выгружают уже его — у него будет свой файл со своим идентификатором.

Частые вопросы