Как списать топливо по путевым листам в программе 1С

Топливо в 1С:Бухгалтерии учитывают на счёте 10.03 «Топливо», а списывают в расход документом Требование-накладная на основании путевых листов. Путевой лист подтверждает, что бензин или дизель израсходованы на служебные поездки, — без него инспектор снимет расходы по налогу на прибыль.

Разберём весь путь ГСМ в программе: как оприходовать купленное топливо (по накладной, через подотчёт или топливную карту), как рассчитать расход по путевому листу, какими проводками списать и какие отчёты проверить в конце месяца. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси».

Чем подтверждается расход и на какой счёт приходуется топливо

Бензин, дизель, газ и моторные масла — это материальные запасы. По ФСБУ 5/2019 их приходуют на счёт 10.03, а в расход списывают по мере фактического потребления.

Основание для списания — путевой лист. Он связывает пробег автомобиля с израсходованным топливом и показывает производственную цель поездки. Обязательные реквизиты путевого листа установлены действующим приказом Минтранса; сам порядок перевозок регулирует Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон № 259-ФЗ).

Для налога на прибыль расходы на ГСМ должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены — это требование статьи 252 НК РФ. Документальное подтверждение складывается из двух частей:

• 📄 первичка на покупку — накладная, УПД, чек АЗС или отчёт оператора топливной карты;
• 🚗 путевой лист — подтверждает, сколько топлива ушло на служебные маршруты.

Путевой лист оформляют на один день или на более длительный срок — в пределах месяца. Хранить листы нужно вместе с первичкой весь срок, установленный для бухгалтерских документов. Для контроля в листе должны быть заполнены маршрут, показания одометра на выезд и возврат, дата и подписи. Формальный лист с пустым маршрутом инспекция не примет наравне с его отсутствием.

Как настроить учёт ГСМ в 1С перед первым списанием

Отдельного «модуля ГСМ» в типовой Бухгалтерии нет — учёт ведётся обычными складскими документами. Подготовка занимает пять минут.

1. Проверьте номенклатуру. Заведите позиции в справочнике Справочники → Номенклатура: «Бензин АИ-92», «Дизельное топливо» и т. д. Вид номенклатуры — «Материалы», счёт учёта подставится автоматически как 10.03.
2. Единица измерения — литры. Топливо удобнее учитывать в литрах, а не в рублях: так в требовании-накладной вы сразу видите количество списанных литров.
3. Решите, нужен ли отдельный склад. Если машин несколько, заведите склад «ГСМ в баках» или склад на каждого водителя — это упростит контроль остатков по каждому автомобилю.
4. Включите учёт по партиям при необходимости. В разделе Главное → Учётная политика способ оценки запасов обычно «По средней» — для ГСМ его достаточно.

Как оприходовать топливо: накладная, подотчёт и топливная карта

Способ поступления зависит от того, как компания платит за бензин.

Покупка по безналу от поставщика. Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары (накладная, УПД)». Укажите номенклатуру топлива, количество в литрах, счёт 10.03. Проводки сформируются автоматически.

Покупка за наличные через водителя. Водитель приносит чеки АЗС — проводите документ Банк и касса → Авансовые отчёты. На закладке «Товары» добавьте топливо, счёт 10.03. Топливо попадёт на склад в момент утверждения отчёта.

Топливные карты. Поступление оформляют не по каждой заправке, а раз в месяц по отчёту (реестру) оператора топливной карты. В реестре видно, сколько литров залито по каждой карте. Проводите на эту общую сумму документ Поступление (акты, накладные, УПД). Деньги на карту перечисляются авансом — до поступления топлива они висят на счёте 60.02.

Типовые проводки поступления:

Как списать ГСМ по путевому листу: пошагово и проводки

Документа «Путевой лист» в типовой Бухгалтерии нет — сам бланк заполняют вне программы (в таблице или специализированном решении), а в 1С заносят итог: сколько литров израсходовано за период. Списание делают документом Требование-накладная.

1. Откройте Склад → Требования-накладные (в некоторых интерфейсах — через раздел Производство) и создайте новый документ.
2. Укажите склад, с которого списываете топливо, и дату — обычно конец месяца.
3. На закладке «Материалы» добавьте позицию топлива и впишите количество израсходованных литров по данным путевых листов.
4. Перейдите на закладку «Счёт затрат» (или поставьте галку «Счета затрат на закладке “Материалы”») и выберите счёт в зависимости от того, где работает машина:
   • 44.01 — автомобиль развозит товар, доставляет клиентам (расходы на продажу);
   • 26 — служебная машина директора, администрации (общехозяйственные);
   • 20.01 или 23 — транспорт занят в основном или вспомогательном производстве;
   • 25 — транспорт общепроизводственного назначения.
5. Укажите аналитику: статью затрат «ГСМ», подразделение, а при счёте 20/23 — номенклатурную группу.
6. Проведите документ.

Проводка списания:

Количество литров к списанию определяет путевой лист, а не чек с заправки. Залить в бак можно 50 литров, а за месяц израсходовать 40 — списывается именно израсходованное, остаток остаётся на счёте 10.03.

Нормы расхода топлива: когда они обязательны и как их считать

Нормы нужны, чтобы отделить обоснованный расход от перерасхода. Распоряжение Минтранса № АМ-23-р содержит базовые нормы и поправочные коэффициенты (зима, город, возраст машины), но для коммерческих организаций оно носит рекомендательный характер.

Организация вправе утвердить собственные нормы расхода приказом руководителя — на основе данных Минтранса или контрольных замеров по своим автомобилям. Это самый надёжный вариант: собственная норма закрывает вопросы инспекции.

Расчёт нормативного расхода за поездку:

Расход (л) = Норма на 100 км (л) × Пробег (км) ÷ 100 × Поправочный коэффициент

Пример. Норма — 9 л/100 км, пробег по путевым листам за месяц — 3 200 км, зимняя надбавка 10 % (коэффициент 1,1):

9 × 3 200 ÷ 100 × 1,1 = 316,8 литра

Именно эти 316,8 л вы списываете требованием-накладной. Фактический расход сверх нормы — сигнал проверить маршруты, исправность машины или слив топлива.

Поправочные коэффициенты из рекомендаций Минтранса стоит зафиксировать в том же приказе, что и базовые нормы:

• ❄️ зимняя надбавка — в зависимости от региона, обычно от 5 до 20 %, действует в холодные месяцы;
• 🏙️ работа в городе с большим населением — надбавка за пробки и частые остановки;
• 🚚 возраст и пробег автомобиля — надбавка для машин старше 5 лет или с большим пробегом;
• 🌡️ работа кондиционера — отдельная надбавка в тёплый сезон.

Топливные карты и GPS-мониторинг: что умеет 1С

Возможности зависят от конфигурации, и здесь важно не ждать от типовой Бухгалтерии лишнего.

Топливные карты в типовой Бухгалтерии. Автоматической загрузки заправок по карте в БП 3.0 нет. Работает это так: оператор присылает реестр заправок за месяц (обычно в Excel или по ЭДО), а вы заносите итог одним документом поступления. Количество литров по каждой карте из реестра — это ваша основа для сверки с путевыми листами по конкретной машине.

GPS-мониторинг и телематика. Данные о фактическом пробеге и расходе с датчиков уровня топлива типовая Бухгалтерия не принимает. Эти функции есть в специализированных решениях:

Если автопарк — две-три машины, ручного учёта в Бухгалтерии достаточно: занести реестр карты и провести требование-накладную несложно. Для десятков машин выгоднее УАТ: он сам сверяет данные GPS с нормами и показывает перерасход по каждому водителю.

Какие отчёты проверить в 1С после списания

Все отчёты — в разделе Отчёты → Стандартные отчёты.

Остаток по ОСВ должен совпадать с реальным топливом в баках на конец месяца. Расхождение означает, что либо не проведена заправка, либо списано лишнее или недостаточно литров.

О налоговом учёте: при списании ГСМ сразу проверьте, что сумма попала в расходы и по бухгалтерскому, и по налоговому учёту (графы БУ и НУ в проводке должны совпадать, если нет разниц по ПБУ 18/02). В бухучёте топливо списывают по фактическому расходу полностью, а для налога на прибыль безопаснее держаться утверждённых норм: сверхнормативный расход налоговая может признать необоснованным. Если фактический расход регулярно выше нормы, пересмотрите саму норму контрольным замером, а не списывайте перерасход молча.

Частые ошибки при учёте ГСМ

Ошибки по ГСМ дорого обходятся на проверке — расход по налогу на прибыль снимают вместе с вычетом НДС.

Частые вопросы