Списание суточных в 1С:Бухгалтерии 8.3: авансовый отчёт, сверхнормативная часть, НДФЛ и 6-НДФЛ

Суточные в 1С списывают документом «Авансовый отчёт» (раздел Банк и касса → Авансовые отчеты), на вкладке «Прочее»: проводка Дт 26 (20, 44) Кт 71.01. Часть сверх 700 руб. в день по России и 2 500 руб. за границей облагается НДФЛ и взносами, и её проводят через начисление зарплаты.

Частая ошибка — думать, что 1С сама отделит норму от превышения. Бухгалтерия 8.3 этого не делает: авансовый отчёт просто списывает сумму на затраты. Сколько дней, какая ставка и сколько уходит в налогооблагаемую базу — считает бухгалтер. Ниже порядок действий в «Бухгалтерии предприятия» 3.0 с примером на числах.

Подготовка: размер суточных, приказ и настройки 1С

Отдельной настройки «лимит суточных» в учётной политике 1С:Бухгалтерии нет. Размер суточных задаёт сама организация локальным актом: приказом или положением о командировках. Программа лишь отражает то, что вы ввели.

Перед первым авансовым отчётом проверьте три вещи.

• 📄 Приказ о размере суточных. Без него нельзя обосновать сумму ни для налога на прибыль, ни для работника. Закон не ограничивает размер сверху: можно платить и 500, и 3 000 руб. в день.
• 📏 Необлагаемые нормы. По пункту 3 статьи 217 НК РФ НДФЛ не облагаются суточные до 700 руб. в день по России и до 2 500 руб. за границей. Те же нормы действуют для страховых взносов (пункт 2 статьи 422 НК РФ).
• 🗂️ Статья затрат. В справочнике «Статьи затрат» заведите статью «Командировочные расходы». Вид расхода для налогового учёта — «Командировочные расходы», если такое значение есть в списке, иначе «Прочие расходы».

Сколько дней оплачивать

Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути (пункт 11 Положения, утверждённого Постановлением № 749). День отъезда — дата отправления поезда или самолёта, даже если он уходит в 23:50.

Как списать суточные авансовым отчётом: пошагово

Возьмём пример. Работник уехал на 5 дней, по приказу суточные — 1 000 руб. в день. Выдан аванс 15 000 руб. (Дт 71.01 Кт 50.01). После возвращения работник отчитался:

• суточные — 5 × 1 000 = 5 000 руб.;
• гостиница — 6 400 руб.;
• билеты — 3 600 руб.

Итого 15 000 руб. — аванс израсходован полностью.

Норма для НДФЛ: 5 × 700 = 3 500 руб. Превышение: 5 000 − 3 500 = 1 500 руб.

Шаг 1. Создайте авансовый отчёт

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию, физическое лицо и дату. Дата документа — день утверждения отчёта руководителем. От неё зависит период налогового учёта.
3. На вкладке «Авансы» выберите расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта, которым выдали 15 000 руб.

Шаг 2. Внесите суточные на вкладку «Прочее»

Суточные — не товар и не оплата поставщику, поэтому им место на вкладке «Прочее».

1. Добавьте строку. В поле документа расхода напишите «Суточные по приказу № … от …».
2. Сумма — 3 500 руб. (только норма, почему — в следующем разделе).
3. Счёт затрат — тот, где копятся расходы подразделения: 26 для управленческого персонала, 44 для торговли, 20 для производства.
4. Субконто: подразделение и статья затрат «Командировочные расходы».

Отдельными строками на той же вкладке внесите гостиницу (6 400 руб.) и билеты (3 600 руб.). Если в документах выделен НДС и вы его принимаете к вычету, заполните ставку и счёт-фактуру.

Шаг 3. Проведите и проверьте остаток

Проведите документ и нажмите кнопку просмотра проводок (Дт/Кт). В шапке отчёта программа покажет остаток аванса. В нашем примере перерасход и остаток равны нулю только после того, как будет учтено превышение 1 500 руб. Пока по 71.01 висит дебет 1 500 руб. — это нормально, его закроет следующий шаг.

Суточные сверх нормы: НДФЛ и взносы через зарплату

Авансовый отчёт ничего не знает о НДФЛ и взносах. Чтобы превышение 1 500 руб. попало в налоговую базу, его проводят как доход работника через документ «Начисление зарплаты».

Создайте вид начисления

Откройте раздел Зарплата и кадры, справочник «Начисления». Если начисления для сверхнормативных суточных ещё нет, создайте его:

Код 4800 — «иные доходы». Именно его используют для суточных сверх нормы.

Начислите превышение

1. В документе «Начисление зарплаты» за месяц утверждения авансового отчёта добавьте строку по работнику с видом «Суточные сверх нормы» и суммой 1 500 руб.
2. Программа рассчитает НДФЛ: 1 500 × 13 % = 195 руб.
3. И взносы по тарифу организации. При общем тарифе 30 %: 1 500 × 30 % = 450 руб.

Закройте подотчёт

Деньги работник уже получил авансом, поэтому второй раз выплачивать их не нужно. Сделайте ручную операцию (Операции → Операции, введенные вручную): Дт 70 Кт 71.01 на 1 500 руб.

После неё дебет 71.01 закрыт. По счёту 70 у работника образуется долг 195 руб. — это НДФЛ, который удержат из ближайшей выплаты зарплаты.

Проводки при списании суточных

Сводная картина по примеру — так проверить, что ничего не задвоилось:

Итог по счёту 26: 3 500 + 10 000 + 1 500 + 450 = 15 450 руб. Суточные списаны в затраты в полной сумме 5 000 руб., ни рубля дважды.

Проверить себя удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71.01 в разрезе работника (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Сальдо на конец должно быть нулевым.

Суточные в налоговом учёте по налогу на прибыль

Для налога на прибыль ограничений по размеру суточных нет с 2009 года. Их учитывают в прочих расходах в сумме, установленной приказом (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ). В примере в расходы идут все 5 000 руб., а не только 3 500.

Дата признания расхода — дата утверждения авансового отчёта (подпункт 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ). Поэтому дату документа в 1С ставьте по утверждению, а не по дню сдачи.

Что проверить в программе:

• 🔍 В проводках авансового отчёта и начисления заполнены суммы в колонках «НУ», а не только «БУ».
• 🔍 У статьи затрат вид расхода не «Не принимаемые в НУ».
• 🔍 Взносы 450 руб. с превышения тоже уменьшают налогооблагаемую прибыль.

На упрощёнке «доходы минус расходы» суточные тоже признаются расходом в размере по приказу. Для признания в КУДиР авансовый отчёт должен быть проведён, а аванс — выдан работнику фактически.

Суточные в 6-НДФЛ и расчёте по страховым взносам

Суточные в пределах 700 и 2 500 руб. в 6-НДФЛ не показывают совсем: этот доход освобождён от налога и в отчёт не включается.

Превышение попадает в отчёт так:

1. Дата получения дохода — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (подпункт 6 пункта 1 статьи 223 НК РФ). Если отчёт утвердили 14 марта, доход возник 31 марта.
2. Удержание — при ближайшей выплате денег работнику, обычно с аванса или зарплаты за следующий месяц.
3. Срок перечисления — по общим правилам для НДФЛ, как для всех доходов работника.

В 1С эти данные подтягиваются автоматически из документа «Начисление зарплаты». Отдельно ничего вносить не нужно, если превышение проведено начислением с кодом 4800.

В расчёте по страховым взносам превышение 1 500 руб. войдёт в базу по работнику за тот же месяц. Суточные в пределах нормы в РСВ не показывают как облагаемые выплаты.

Проверьте до сдачи:

• Отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» или регистр налогового учёта по НДФЛ показывает доход 1 500 руб. с кодом 4800.
• Сумма исчисленного налога — 195 руб.
• В карточке взносов работника есть выплата 1 500 руб.

Ошибки при списании суточных и как их исправить

Вся сумма суточных проведена в авансовом отчёте

Самая частая ситуация. В отчёт внесли 5 000 руб., а превышение не начислили. Затраты верные, но НДФЛ и взносы не исчислены.

Что делать: откройте авансовый отчёт, уменьшите строку суточных до нормы (3 500 руб.) и перепроведите. Затем сделайте начисление и ручную операцию из раздела про сверхнормативные суточные. Если период уже закрыт и отчётность сдана, исправляйте текущим месяцем и сдайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ.

Перед перепроведением документов в закрытом периоде снимите дату запрета изменения и сделайте резервную копию базы .

Не те дни

Пропустили день в пути или посчитали отпуск после командировки. Пересчитайте по приказу и билетам, исправьте сумму в авансовом отчёте и, если изменилось превышение, — в начислении.

Суточные отражены на счёте 91.02

Суточные — расход по обычным видам деятельности, а не прочий расход. Исправьте счёт затрат в строке авансового отчёта на 26, 44 или 20 и перепроведите документ. После этого заново выполните закрытие месяца .

Однодневная командировка

По России суточные за однодневную поездку не положены. Если организация всё же выплачивает компенсацию за такой день, её налогообложение — спорный вопрос. Оформите выплату отдельным приказом и согласуйте порядок обложения с налоговым консультантом.

Дата документа — день возвращения

Если поставить дату приезда, а утвердить отчёт позже, расход попадёт не в тот период. Для перехода через границу месяца или квартала это меняет и налог на прибыль, и дату дохода в 6-НДФЛ.

Частые вопросы о списании суточных в 1С