Списание ГСМ в 1С:Бухгалтерии: от прихода до расхода

Топливо в 1С:Бухгалтерии учитывают на счёте 10.03 «Топливо», а списывают в расход документом Требование-накладная на счёт затрат (20, 26 или 44) — по данным путевого листа или акта. Основание для списания ГСМ — фактический пробег и норма расхода на 100 км; без первичного документа бензин в расходах не признают.

Разберём весь путь: как топливо попадает в базу, чем подтвердить его расход, как провести списание пошагово, где задать нормы и как сверить остатки . Отдельно — учёт бензина по топливным картам, где поступление и списание разнесены по времени.

На каком счёте учитывается топливо и как оно приходуется

ГСМ — это запасы, поэтому бензин, дизель и масло попадают на счёт 10.03 «Топливо» (субсчёт 10.03.1 «Топливо на складе»). Учёт ведут в количественном выражении — в литрах, а не только в рублях.

Приход оформляют документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Товары (раздел Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)). В табличной части выбирают номенклатуру топлива, указывают количество в литрах и счёт учёта 10.03.

Каждую марку топлива удобно завести отдельной позицией номенклатуры: АИ-92, АИ-95, ДТ. Тогда остатки по видам ГСМ видно сразу, без ручной разборки.

Чем подтвердить расход топлива

Списать бензин «по чеку с заправки» нельзя: чек подтверждает только покупку. Основание для расхода — документ, где зафиксирован фактический пробег автомобиля. Чаще всего это путевой лист .

Путевой лист содержит:

• 🚗 марку и госномер автомобиля;
• 📅 дату (или период) выезда;
• 🧭 показания одометра на начало и конец;
• ⛽ остаток топлива в баке на начало и конец, объём заправок;
• 👤 водителя и маршрут либо отметку о работе.

По разнице показаний одометра считают пробег, по пробегу и норме — объём к списанию. Остаток бензина в баке на конец месяца остаётся на счёте 10.03 и переносится на следующий период.

Путевой лист оформляют на один день либо на период — неделю или месяц, если автомобиль работает по стабильному маршруту. Главное, чтобы были заполнены обязательные реквизиты: сведения о сроке действия, о собственнике, о транспортном средстве и о водителе, показания одометра и отметка о предрейсовом медосмотре. Без них лист не считается первичным документом, и расход топлива по нему инспекция оспорит.

Если организация использует технику без пробега (генераторы, погрузчики, бензопилы), путевой лист заменяют актом о расходе ГСМ или данными моточасов. Логика та же: нужен документ с фактическим объёмом. При аренде автомобиля у сотрудника или стороннего лица топливо всё равно списывает организация — путевой лист ведётся на арендованную машину, а расходы подтверждает договор аренды.

Как списать ГСМ документом «Требование-накладная»

Основной документ для списания топлива в производство или на расходы — Требование-накладная (раздел Склад → Требования-накладные). Он снимает ГСМ со склада и относит стоимость на счёт затрат.

Пошагово за месяц:

1. Посчитайте объём к списанию по каждому автомобилю: пробег ÷ 100 × норму расхода. Например, пробег 1000 км при норме 9 л/100 км даёт 90 литров.
2. Создайте Требование-накладную, укажите склад, с которого списываете ГСМ.
3. На вкладке Материалы добавьте марки топлива и количество в литрах. Счёт списания 10.03 подставится по умолчанию.
4. На вкладке Счёт затрат укажите, куда относить расход: счёт, подразделение и статью затрат. Для служебного транспорта управленцев — 26, для автомобиля в основном производстве — 20, у торговой организации — 44.01.
5. Проведите документ и проверьте движения по кнопке Дт/Кт.

Количество в требовании-накладной задаёте вручную — программа сама не пересчитывает пробег в литры. Это главное отличие от «одной кнопки»: 1С:Бухгалтерия хранит остатки и считает стоимость, но объём расхода вы определяете по путевым листам.

Разберём полный месяц на одном автомобиле. На начало осталось 20 литров АИ-95, за месяц заправили 150 литров, пробег по путевым листам — 1600 км, норма с осенней надбавкой — 10,5 л/100 км.

• к списанию: 1600 ÷ 100 × 10,5 = 168 литров;
• доступно за месяц: 20 + 150 = 170 литров;
• остаток на конец: 170 − 168 = 2 литра.

В требование-накладную вносим 168 литров. Остаток 2 литра остаётся на счёте 10.03 и совпадает с бензином в баке на последний день месяца. Если бы к списанию вышло больше, чем 170, значит, занесены не все заправки — списывать «в минус» нельзя.

Когда уместен акт на списание и другие варианты

Если топливо не используется в автомобиле, а, например, списывается как испорченное, пролитое или потраченное на разовые нужды, применяют документ Списание товаров (раздел Склад → Списание товаров) либо Операцию, введённую вручную.

Разница в том, на какой счёт уходит стоимость:

Сверхнормативный расход бензина отражают по той же схеме, но по статье затрат, не принимаемой для налога на прибыль. Тогда в бухучёте расход пройдёт полностью, а в налоговом — только в пределах нормы. На практике это редкий случай: большинство организаций нормирует расход так, чтобы фактический объём укладывался в лимит, и всю стоимость ГСМ учитывает в расходах.

Нормы расхода топлива: где взять и как задать

Нормировать ГСМ для налога на прибыль с 2013 года не обязательно — топливо можно учесть как материальные расходы по факту. Но нормы нужны для экономического обоснования: без них налоговая снимает «лишний» бензин как неоправданные траты.

Ориентир — распоряжение Минтранса № АМ-23-р, где собраны базовые нормы по моделям машин с надбавками (зима, город, возраст авто). Организация утверждает свои нормы приказом руководителя: можно взять минтрансовские как есть либо рассчитать по данным завода-изготовителя и контрольным заездам.

Пример расчёта с зимней надбавкой:

• базовая норма 9 л/100 км;
• зимняя надбавка +10 % → 9,9 л/100 км;
• городская надбавка +15 % → итого ≈ 11,3 л/100 км;
• при пробеге 800 км к списанию: 800 ÷ 100 × 11,3 = 90,4 литра.

В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного справочника норм нет — объём к списанию вы считаете вне программы (в таблице или по приказу) и вносите в требование-накладную руками. Если автопарк большой, удобнее вести расчёт пробега и норм в отраслевом решении для автотранспорта, а в бухгалтерию передавать итог к списанию.

Учёт топлива по топливным картам

По топливной карте деньги и бензин разнесены во времени: сначала вы пополняете карту (аванс), затем водитель заправляется, а поставщик в конце месяца даёт отчёт (реестр заправок) с объёмом и ценой по каждой операции.

Порядок в 1С:

1. Пополнение карты проводят как аванс поставщику: Списание с расчётного счёта, счёт расчётов 60.02.
2. В конце месяца по реестру поставщика вводят Поступление (акт, накладная, УПД) на фактически отпущенный объём — ГСМ приходуется на 10.03, аванс зачитывается.
3. Списание заправленного топлива — уже знакомой Требованием-накладной по путевым листам.

Саму пластиковую карту как бланк строгой отчётности можно учесть на забалансовом счёте 006, но на учёт бензина это не влияет — топливо приходуется по реестру, а не по факту вставки карты в терминал.

НДС по топливу через карту принимают к вычету на основании счёта-фактуры или УПД от оператора карты, а не по кассовым чекам с АЗС. Поэтому входящий НДС отражается по 19.03 только после поступления, оформленного по реестру. При заправке за наличные через подотчётное лицо чек без счёта-фактуры права на вычет не даёт — такой бензин приходуют с НДС в стоимости.

Перед вводом поступления сверьте реестр поставщика с путевыми листами: объём заправок по карте должен сходиться с объёмом, который водитель записал в баке. Расхождение означает либо чужую заправку по карте, либо незанесённый путевой лист — разберите его до закрытия месяца.

Как проверить остатки и найти отклонения

После списания сверьте склад: отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 10.03 в разрезе номенклатуры и складов (раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Остаток в литрах должен совпадать с реальным бензином в баках на конец месяца.

На что смотреть:

• ⛽ отрицательный остаток по марке — списали больше, чем оприходовали: проверьте, все ли заправки занесены;
• 📉 резкий рост остатка — возможно, приходуют бензин по топливной карте в момент оплаты, а не по реестру;
• 🚗 расход выше нормы по машине — либо не учтена надбавка, либо перерасход, который нужно разобрать с водителем.

Детализацию движений даёт отчёт Анализ счёта или Карточка счёта по 10.03: видно каждое поступление и списание с документом-основанием. По нему быстро находят, какое требование-накладная дало перекос.

Если перерасход подтверждён и в нём виноват водитель, стоимость сверхнормативного бензина можно удержать с него. Сначала перерасход списывают на расчёты с персоналом по прочим операциям, затем удерживают из зарплаты. Это отдельное решение с приказом и объяснительной — бездоказательно «вешать» перерасход на сотрудника нельзя.

Регулярная сверка остатков по 10.03 с фактическим бензином в баках — главный способ держать учёт ГСМ чистым. Отклонение проще разобрать в конце месяца, пока свежи путевые листы, чем искать его в годовой инвентаризации.