Топливо в 1С:Бухгалтерии — от заправки по карте до расхода на 26 или 44 счёте

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0 списывают документом «Требование-накладная» (Производство → Требования-накладные): со счёта 10.03 «Топливо» в дебет 26, 44 или 20.01 — в зависимости от того, для чего работает машина. Количество литров берут из путевых листов за период, обычно за месяц по каждому автомобилю.

Отдельного документа «Путевой лист» в типовой Бухгалтерии нет. Поэтому схема всегда одна: топливо приходует поступление или авансовый отчёт, путевые листы ведут снаружи или в отраслевом решении, а в БП попадает итог — сколько литров израсходовано и на какие затраты.

1. Подготовка: номенклатура, счёт 10.03 и «склад-бензобак»

До первого списания настройте четыре вещи. Без них проводки уйдут не туда, а остатки по машинам не сойдутся.

Номенклатура. В Справочники → Номенклатура заведите позиции по маркам: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное». Единица измерения — литр. Если машин много, удобно создать отдельную папку «ГСМ».

Счёт учёта. По умолчанию материалы падают на 10.01. Для топлива нужен 10.03. В списке номенклатуры откройте ссылку «Счета учета» и задайте 10.03 для папки ГСМ или для вида номенклатуры. Тогда новые позиции будут подхватывать правильный счёт сами.

Склады по машинам. Это главный приём практиков. Создайте в Справочники → Склады отдельный склад на каждый автомобиль: «Газель А123ВС», «Камри К456МР». Топливо в баке тогда видно как остаток на этом «складе», а ведомость по 10.03 с разбивкой по складам сразу показывает, сколько литров числится за каждой машиной.

Статьи затрат. В Справочники → Статьи затрат заведите «ГСМ» с видом расхода для налогового учёта «Материальные расходы» или «Прочие расходы» — как закреплено в учётной политике. Для сверхнормативного топлива сделайте вторую статью и снимите в ней признак принятия к налоговому учёту.

2. Покупка и перемещение топлива: три типичных сценария

Топливо приходит в учёт по-разному. От этого зависит документ и счёт кредита.

Топливные карты

Деньги оператору карт уходят авансом. Списание с расчётного счёта проводите с видом операции «Оплата поставщику» по договору с оператором — сумма ляжет на 60.02.

Раз в месяц оператор присылает отчёт о заправках и счёт-фактуру. По нему создаёте поступление на склад конкретной машины. Если карт несколько, делайте по строке на каждую машину и выбирайте склад в табличной части или отдельными документами. Аванс зачтётся автоматически при проведении: Дт 60.01 Кт 60.02.

Счёт-фактуру регистрируйте в подвале поступления. НДС попадёт на 19.03 и уйдёт к вычету через Операции → Формирование записей книги покупок.

Заправка под отчёт

В авансовом отчёте на вкладке «Товары» укажите номенклатуру, литры, сумму и склад машины. На АЗС обычно выдают только кассовый чек. Без счёта-фактуры НДС к вычету не принимают — он входит в стоимость топлива, поэтому в строке не ставьте отметку о наличии счёта-фактуры.

3. Путевые листы: где их вести и что из них нужно бухгалтерии

Путевой лист — первичный документ, который подтверждает и поездку, и расход топлива. Состав реквизитов и порядок заполнения устанавливает Минтранс. В типовой Бухгалтерии такой формы нет, поэтому выбирают один из вариантов:

• 🚚 «1С:Управление автотранспортом» или другое отраслевое решение — путевые листы, нормы, выдача по картам и выгрузка итогов в бухгалтерию;
• 🧩 расширение или обработка к БП от партнёра — подходит для парка из 5–20 машин;
• 📄 бумага или таблица — путевые листы хранят отдельно, а в БП вносят месячный итог.

Какой бы вариант ни выбрали, для списания бухгалтеру нужно пять цифр по каждой машине за период:

1. Остаток топлива в баке на начало.
2. Сколько заправлено (сверяется с поступлениями на складе машины).
3. Пробег по показаниям одометра.
4. Расход по норме.
5. Остаток в баке на конец.

Фактический расход считают так: остаток на начало + заправлено − остаток на конец. Именно это число литров и списывают в 1С.

4. Расчёт нормы и сравнение с фактическим расходом ГСМ

Норму для легковых машин считают по формуле из методических рекомендаций Минтранса (распоряжение № АМ-23-р):

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Qн — нормативный расход, л
Hs — базовая норма, л на 100 км
S  — пробег, км
D  — сумма поправочных надбавок, %

Для грузовиков формула добавляет поправку на перевозимый груз и работу с прицепом, поэтому их считают отдельно по тем же рекомендациям.

Пример. Легковой автомобиль, базовая норма 9,5 л/100 км, пробег за январь 1 200 км, зимняя надбавка 10 %.

При цене 60 ₽ за литр всё топливо стоит 7 860 ₽, из них в пределах нормы — 7 524 ₽, сверх нормы — 336 ₽.

Если модели машины в рекомендациях нет, норму утверждают приказом руководителя: по данным производителя или по контрольным замерам. Тот же приказ закрепляет зимние надбавки, работу в городе, использование кондиционера.

5. Списание ГСМ в 1С: требование-накладная по шагам

Списание делают в последний день месяца, после того как все поступления и авансовые отчёты за месяц проведены.

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите Создать.
2. Укажите дату — последний день периода — и склад автомобиля.
3. Включите флажок «Счета затрат на закладке “Материалы”», если по одной машине хотите разнести топливо по разным статьям (норма и сверхнорма).
4. На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру топлива и количество — фактический расход из пункта 3 выше.
5. Заполните счёт затрат:
   • 26 — машина управленческая;
   • 44.01 или 44.02 — доставка товаров в торговле;
   • 20.01 — машина работает на производстве, тогда заполните и номенклатурную группу;
   • 23 — автотранспорт выделен во вспомогательное производство.
6. Укажите подразделение и статью затрат «ГСМ». Сверхнормативные литры вынесите отдельной строкой со статьёй, которая не принимается в налоговом учёте.
7. Проведите документ и откройте Дт/Кт, чтобы проверить проводки.

Сумму программа не просит: она рассчитает её сама по выбранному способу оценки. Вводить рубли руками не нужно.

Проводки по полному циклу на примере выше:

6. Сверхнормативный расход: налоговый учёт и взыскание с водителя

Налоговый кодекс прямых норм расхода топлива не устанавливает. Расход должен быть обоснован и подтверждён документами — это общее требование статьи 252 НК РФ. На практике обоснованием служат нормы Минтранса или собственные нормы организации, утверждённые приказом.

Отсюда три варианта поведения с перерасходом:

• ✅ Перерасход объяснён — пробки, бездорожье, работа с кондиционером, и это записано в путевом листе. Всё топливо признают в расходах.
• ⚠️ Перерасход не объяснён — в бухгалтерском учёте его списывают в затраты, а в налоговом не признают. Для этого и нужна отдельная статья затрат без признака НУ. При ПБУ 18/02 программа отразит постоянную разницу при закрытии месяца.
• 👤 Перерасход по вине водителя — сначала списывают на недостачи Дт 94 Кт 10.03, затем относят на работника Дт 73.02 Кт 94.

Удержать из зарплаты по распоряжению работодателя можно не больше среднего месячного заработка работника и не позже месяца со дня, когда установили размер ущерба. Если срок прошёл или сумма больше — только с письменного согласия работника или через суд.

На УСН «доходы минус расходы» топливо признают материальным расходом после оплаты поставщику. В БП это делает регламентная операция закрытия месяца, если в требовании-накладной и в поступлении заполнены данные для УСН. Перерасход без обоснования здесь так же рискован, как на общей системе: проверяющие смотрят на те же путевые листы. На УСН «доходы» учёт ГСМ ведут только для управленческих целей и контроля водителей — на налог он не влияет.

7. Отчёты для контроля топлива по машинам

Три отчёта закрывают почти все проверки по ГСМ.

Конечный остаток по складу машины на 10.03 должен совпасть с остатком в баке из последнего путевого листа. Если в 1С литров больше — не всё списано. Если отрицательный остаток или документ не проводится — списали больше, чем поступило.

Для анализа эффективности сравните по месяцам расход на 100 км по каждой машине. Резкий рост при похожем пробеге — повод проверить путевые листы и заправки по карте именно этого автомобиля.

8. Ошибки при списании топлива и как их исправить

9. Частые вопросы