Приём нового работника в 1С:ЗУП 3.1 — от карточки до подписанного приказа

Чтобы трудоустроить сотрудника в 1С:ЗУП 3.1, создайте его карточку в Кадры → Сотрудники, затем оформите документ «Прием на работу» в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. В документе задаются организация, подразделение, должность, дата, график и начисления. После проведения сотрудник попадает в расчёт зарплаты, а программа регистрирует кадровое мероприятие для отчёта ЕФС-1.

На практике трудоустройство ломается в четырёх местах: дубль физлица, не тот график, забытый стаж для больничных и аванс, который не сходится в первый месяц. Каждое из них разобрано по ходу шагов.

Что подготовить до ввода в программу

Приём в 1С идёт быстрее, если все данные собраны заранее. Иначе документ приходится перепроводить, а это лишние исправления в отчётности.

Соберите у работника и у руководителя:

• 🪪 паспортные данные, дату и место рождения, адрес регистрации;
• 🔢 СНИЛС и ИНН — по ним программа ищет дубли и заполняет отчёты;
• 📅 дату фактического начала работы;
• 🏢 подразделение, должность, количество ставок;
• 💰 оклад или тариф, надбавки, способ выплаты аванса;
• ⏱️ режим работы: пятидневка, сменный график, неполный день;
• 📄 вид занятости: основное место, внешнее или внутреннее совместительство;
• 🧾 заявление на стандартные вычеты по НДФЛ, если оно есть;
• 📂 сведения о стаже и справку о доходах с прошлого места работы в текущем году.

Проверьте и настройки программы. Два пункта влияют на весь дальнейший порядок:

1. Настройка → Кадровый учет — включено ли ведение штатного расписания. Если включено, должность выбирается из позиций штатки, а начисления подтягиваются из неё автоматически.
2. Настройка → Организации — заполнены ли ответственные лица. Без руководителя и кадровика в печатной форме приказа останутся пустые строки для подписи.

Карточка сотрудника и проверка на дубли

В ЗУП 3.1 есть два связанных справочника. «Физические лица» хранят личные данные человека: ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН. «Сотрудники» описывают его работу в конкретной организации. У одного физлица может быть несколько сотрудников — например, основное место и внутреннее совместительство.

Создание карточки

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите «Создать».
2. Введите ФИО полностью, в именительном падеже.
3. Заполните дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН.
4. Перейдите к личным данным и внесите паспорт и адрес.
5. Нажмите «Записать».

Когда вы вводите ФИО, программа ищет в базе похожих физических лиц и предлагает выбрать найденное. Не отмахивайтесь от этого окна.

Почему дубль физлица — это проблема

Если человек уже работал у вас или числится в другой организации той же базы, его физлицо есть в справочнике. Создадите второе — и получите:

• ❌ раздвоенный учёт доходов для НДФЛ: вычеты и лимиты считаются по каждому дублю отдельно;
• ❌ два одинаковых СНИЛС в персонифицированных сведениях — СФР вернёт отчёт с ошибкой;
• ❌ неверный средний заработок для больничных и отпускных.

Если окно с найденными совпадениями появилось — выберите существующее физлицо. Если дубль уже создан, объединить записи можно обработкой объединения дублей в разделе администрирования. Делайте это до первого расчёта зарплаты, пока на дубле нет движений.

Документ «Прием на работу»: как трудоустроить сотрудника в 1С

Главный документ трудоустройства. Создать его можно двумя способами: из журнала Кадры → Приемы, переводы, увольнения (кнопка «Создать» → «Прием на работу») или прямо из карточки сотрудника по ссылке приёма на работу.

Вкладка «Главное»

Здесь задаётся всё, что определяет место работы:

Дату приёма ставьте по дню фактического допуска к работе. Даже если договор подписали позже, отсчёт идёт от первого рабочего дня.

Испытательный срок по общему правилу не больше трёх месяцев, для руководителя и главного бухгалтера — до шести (ст. 70 ТК РФ).

Вкладка «Трудовой договор»

Номер и дата договора, срок действия для срочного договора, условия. Эти данные попадают в печатную форму договора и в приказ. Если договор срочный, укажите дату окончания — иначе программа будет считать его бессрочным.

Вкладка «Оплата труда»

О ней подробно — в разделе про начисления ниже. Перед проведением проверьте, что там нет пустых строк и нулевых сумм.

Приём нескольких человек сразу

Для массового набора есть документ «Прием на работу списком» в том же журнале. Удобен, когда в один день выходят пять-десять человек на одинаковые должности. Минус — у всех будут общие условия документа, индивидуальные надбавки придётся править построчно.

Если работаете в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 кадровый учёт упрощённый, но приём тоже оформляется документом:

В БП нет штатного расписания, графиков сменной работы с той же гибкостью и полноценного табеля. Если в организации больше 20–30 человек или есть сменники, учёт обычно переносят в ЗУП.

График работы и табель: что выбрать при трудоустройстве

График определяет норму часов. От нормы зависит, сколько программа начислит по окладу за неполный месяц и как посчитает отпуск или больничный.

Где настраиваются графики

Справочник лежит в Настройка → Графики работы сотрудников. Типовая «Пятидневка» создаётся при начальной настройке и заполняется по производственному календарю.

Создавайте отдельный график, если у сотрудника:

1. 🔄 сменная работа: сутки через трое, 2/2, 12-часовые смены;
2. ⏳ неполный рабочий день: 4 часа в день, 20 часов в неделю;
3. 📆 суммированный учёт рабочего времени;
4. 🌙 ночные часы, которые оплачиваются по повышенной ставке.

Для сменного графика задайте цикл и дату отсчёта, затем нажмите заполнение графика на год. Пустой график — частая причина, по которой оклад после приёма считается нулём.

Нужен ли табель

При работе по графику без отклонений ЗУП начисляет зарплату по графику, отдельный табель не обязателен. Табель в Зарплата → Табели вводят, когда время фактически отличается от плана — например, у сменщиков с переработками или при суммированном учёте.

Стаж и сведения с прошлого места работы

Этот раздел часто пропускают при оформлении, а вспоминают о нём, когда приходит первый больничный.

Страховой стаж

От стажа зависит процент оплаты больничного: до 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%. Если стаж не внесён, программа посчитает его нулевым и занизит пособие.

Как внести:

1. Откройте карточку сотрудника.
2. Перейдите в раздел трудовой деятельности и найдите ссылку на стажи.
3. Выберите вид стажа — для пособий это страховой стаж.
4. Укажите количество лет, месяцев и дней на дату приёма.

Дальше ЗУП будет увеличивать стаж сам, по мере работы в вашей организации. Данные берите из трудовой книжки или из выписки о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР).

Электронная трудовая книжка

Документ «Прием на работу» сам регистрирует кадровое мероприятие. По нему формируется ЕФС-1 с подразделом о трудовой деятельности — его сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Отдельно для каждого принятого вручную вводить ничего не нужно, но проверьте, что код должности по ОКЗ в справочнике должностей заполнен.

Срок по ЕФС-1 при приёме — следующий рабочий день после приказа. Пропуск грозит штрафом от СФР (с 2023 года — Социальный фонд, бывший ФСС и ПФР).

Доходы с прошлого места работы

Если человек пришёл в середине года и хочет получать стандартный вычет на детей, вам нужна его справка о доходах и суммах налога от прошлого работодателя. Вычет на детей действует, пока доход с начала года не превысит лимит (ст. 218 НК РФ). Без данных с прошлого места программа посчитает доход только у вас и даст вычет дольше, чем положено.

Справку вносят в карточке сотрудника в разделе по НДФЛ — там же, где регистрируют заявление на вычеты.

Начисления, удержания и аванс

Вкладка «Оплата труда» документа приёма — источник всей будущей зарплаты сотрудника. Ошибка здесь тянется на каждый месяц.

Основное начисление

Выберите вид начисления и укажите сумму:

• 📌 оклад по дням или по часам — для работников с фиксированным месячным окладом;
• 📌 оплата по часовому тарифу — для почасовиков и сменщиков;
• 📌 оплата по дневному тарифу — для работы по дням.

Если ведётся штатное расписание, строка заполнится сама из позиции штатки. Изменить сумму можно, только если в настройках кадрового учёта разрешено отклоняться от штатки.

Надбавки и доплаты

Добавьте строки для постоянных надбавок: за классность, за вредность, районный коэффициент, северная надбавка. Сами виды начислений настраиваются в Настройка → Начисления. Если нужного вида нет, создайте его заранее, до приёма.

Аванс

На той же вкладке задаётся способ расчёта аванса:

Пример. Оклад 60 000 ₽, аванс 40% от тарифа. Аванс составит 60 000 × 0,4 = 24 000 ₽. Если сотрудник принят 16-го числа, при этом способе программа начислит те же 24 000 ₽, хотя за первую половину месяца он не отработал ни дня. Для таких случаев переключите способ на расчёт за первую половину месяца или поправьте аванс в ведомости вручную.

Удержания

Постоянные удержания — профсоюзные взносы, добровольное страхование — вводятся отдельными документами после приёма. Алименты и другие взыскания по исполнительным листам оформляются своим документом в разделе зарплаты. В документе приёма их нет.

Печать приказа, договора и ознакомление

После проведения документа нажмите «Печать». В меню доступны:

• 🖨️ приказ о приёме на работу по форме Т-1;
• 🖨️ трудовой договор;
• 🖨️ личная карточка сотрудника Т-2 — печатается из карточки или из кадровых отчётов.

Унифицированная форма Т-1 не обязательна с 2013 года, но большинство организаций пользуется именно ей. Если у вас свой бланк приказа, загрузите его в программу как пользовательскую печатную форму.

Сроки, которые задаёт ТК РФ

Документы, которые сотрудник предъявляет при приёме, перечислены в ст. 65 ТК РФ. Сведения о трудовой деятельности ведутся по ст. 66.1.

Ознакомление

Распечатайте приказ, дайте сотруднику расписаться и поставить дату. Если в организации подключён кадровый ЭДО, приказ и договор можно подписать в электронном виде через сервис, который у вас используется. Тогда бумажный экземпляр не нужен.

Частые вопросы