Убираем лишнюю организацию из базы 1С вместе с документами, договорами и счетами

Чтобы в 1С удалить организацию , мало нажать Del в справочнике: сначала помечают на удаление все её документы, затем подчинённые справочники (банковские счета, договоры, подразделения), потом саму организацию. Физически всё стирается одной обработкой: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов. Пока на организацию ссылается хотя бы один непомеченный объект, программа её не удалит и покажет, что мешает.

Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и других типовых конфигураций на платформе 8.3: механизм удаления общий, различаются только пути к справочнику и состав связанных данных.

Что проверить до того, как удалять организацию

Удаление помеченных объектов необратимо. Вернуть документы можно только из резервной копии, поэтому начните с неё.

Сделайте выгрузку базы в файл .dt перед любыми удалениями. В Конфигураторе: Администрирование → Выгрузить информационную базу. Для клиент-серверной базы подойдёт и резервная копия средствами СУБД. Выгрузка требует, чтобы в базе никто не работал, — предупредите пользователей заранее.

Затем ответьте себе на четыре вопроса:

• 🔍 Организация точно лишняя? Если её завели по ошибке как дубль другой, удалять документы не нужно — проще объединить дубли (об этом ниже).
• 📅 Нужны ли её данные для отчётности? Удалённые документы пропадут из оборотно-сальдовых ведомостей, книг покупок и продаж, регламентных отчётов прошлых периодов. Если по организации сдавалась отчётность, сначала выгрузите или распечатайте всё, что может понадобиться при проверке.
• 🔗 Есть ли обособленные подразделения? Подразделение, выделенное на отдельный баланс, — это отдельный элемент справочника «Организации» с головной организацией. Его придётся удалять первым.
• 🔄 Настроен ли обмен? Если организация синхронизируется между БП и ЗУП или с УТ, удаление в одной базе может уйти в другую или, наоборот, организация вернётся при следующем обмене.

Где организация «живёт» в базе: карта связей

Организация — один из самых «ссылочных» объектов. Удаление упирается не в справочник, а в десятки мест, где он указан.

Порядок важен. Если начать с карточки организации, обработка вернёт длинный список «мешающих» объектов. Если начать с документов, список сократится в разы.

Способ 1. Пометка на удаление в справочнике «Организации»

Это стандартный путь для организации, по которой почти не было операций: её завели, ввели пару документов и передумали.

Где открыть справочник

Как пометить

1. Выделите организацию в списке.
2. Нажмите Del или выберите в меню Ещё команду пометки на удаление.
3. Подтвердите. Значок у строки станет перечёркнутым.

Пометка ничего не стирает. Организацию можно «вернуть» той же командой — снять пометку. Документы с этой организацией при этом продолжают работать: пометка справочника не трогает документы.

Способ 2. Массовая пометка документов организации

Когда по организации накоплены сотни и тысячи документов, помечать их по одному нереально. Используйте групповую пометку в журналах.

Через журналы документов

1. Откройте журнал, где собраны документы разных видов. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Операции → Бухгалтерский учёт → Журнал операций.
2. Установите отбор по полю «Организация» — полем выбора организации над списком.
3. Выделите все строки сочетанием Ctrl+A.
4. Нажмите Del и подтвердите пометку.

Пометка проведённого документа отменяет его проведение: движения по регистрам исчезают сразу. Поэтому до этого шага вы и делали выгрузку.

Повторите то же для журналов, куда документы организации могут не попасть: банковские и кассовые документы, зарплатные документы, документы учёта НДС. Удобно идти по разделам слева направо и в каждом журнале ставить отбор по организации.

Если мешает дата запрета

Документы закрытого периода пометить не получится: программа сообщит, что изменение запрещено датой запрета. В 1С:Бухгалтерии 3.0 дата задаётся в Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. Временно снимите запрет для удаляемой организации, выполните пометку и верните настройку для остальных.

Через внешнюю обработку

Для базы с большим объёмом данных быстрее пометить документы всех видов разом. Для этого подойдёт внешняя обработка, запускаемая через Файл → Открыть от пользователя с полными правами. Пример серверной процедуры, которая обходит все виды документов с реквизитом «Организация» и помечает их:

&НаСервереБезКонтекста
Процедура ПометитьДокументыОрганизации(Организация)

    Для Каждого МетаДок Из Метаданные.Документы Цикл

        Если МетаДок.Реквизиты.Найти("Организация") = Неопределено Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        Запрос = Новый Запрос;
        Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Док.Ссылка КАК Ссылка
        |ИЗ Документ." + МетаДок.Имя + " КАК Док
        |ГДЕ Док.Организация = &Организация
        |   И НЕ Док.ПометкаУдаления";
        Запрос.УстановитьПараметр("Организация", Организация);

        Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
        Пока Выборка.Следующий() Цикл
            ДокОбъект = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
            ДокОбъект.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
        КонецЦикла;

    КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Процедура только ставит пометку — физически ничего не удаляет. Для проведённых документов платформа сама отменит проведение. Если какой-то документ не пометится из-за даты запрета или ошибки при записи, обработка остановится с сообщением: разберитесь с этим документом и запустите ещё раз — уже помеченные пропускаются условием НЕ Док.ПометкаУдаления.

Способ 3. Удаление помеченных объектов и разбор «мешающих» ссылок

Когда документы, подчинённые справочники и сама организация помечены, переходите к физическому удалению.

Запуск обработки

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов.
2. Выберите режим. Автоматический удаляет всё, что помечено в базе, выборочный позволяет отметить конкретные объекты.
3. Запустите удаление и дождитесь окончания. На крупной базе это может длиться часами — лучше запускать вечером или в выходной.

Автоматический режим удалит всё, что помечено в базе, а не только данные этой организации. Если коллеги помечали «на всякий случай» чужие документы, они тоже исчезнут. Перед запуском посмотрите список помеченного или используйте выборочный режим.

Что делать с «мешающими» объектами

После прохода обработка покажет объекты, которые удалить не удалось, и места, где они используются. Типичная картина и решения:

Удаление повторяют по кругу, пока список мешающих не опустеет. Обычно хватает двух-трёх проходов.

Ручная зачистка документов и регистров

Бывает, что обработка всё удалила, а отчёты всё равно показывают «хвосты» организации или строки с пустой организацией. Причины две.

• 📌 Записи независимых регистров сведений. Часть настроек хранится в регистрах, не связанных с документами: история учётной политики, ответственные лица, ставки налогов. Если регистр не удалил записи вместе с организацией, найдите его через Все функции и удалите строки вручную. Команда Все функции включается в Сервис и настройки → Параметры.
• 📌 Ручные операции и корректировки. Проводки, введённые вручную, и корректировки регистров — это тоже документы. Если их не пометили, они останутся. В 1С:Бухгалтерии 3.0 они собраны в журнале операций, отберите их по организации.

Проверка результата — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» с отбором по удалённой организации за весь период. Она должна быть пустой. Если видите обороты, кликните по сумме и найдите документ-регистратор.

Удаление через Конфигуратор: когда он нужен

В Конфигураторе нет кнопки «удалить организацию». Он нужен для трёх вспомогательных задач.

1. Резервная копия и откат. Администрирование → Выгрузить информационную базу перед началом и Загрузить информационную базу, если что-то пошло не так. Загрузка .dt полностью заменяет данные в базе.
2. Исправление битых ссылок. Если когда-то объекты удаляли без контроля ссылок, в документах остаются «объекты не найдены». Режим Администрирование → Тестирование и исправление с флагом «Проверка ссылочной целостности информационной базы» найдёт такие ссылки. В настройках обработки битых ссылок выберите «Очищать ссылки» или «Удалять ссылки на объекты» — второй вариант удаляет объекты целиком, поэтому применяйте его только в копии.
3. Запуск обработки из-под администратора. Конфигуратор позволяет запустить клиент от пользователя с полными правами, если у бухгалтера прав на удаление нет.

Тестирование и исправление требует монопольного доступа: все пользователи должны выйти из базы, их сеансы будут недоступны до конца проверки. Запускайте его в нерабочее время.

Особенности удаления организации в БП, ЗУП и при обмене

1С:Бухгалтерия 3.0

• Сначала удаляют обособленные подразделения, потом головную организацию.
• Регламентированные отчёты, сохранённые в базе, тоже ссылаются на организацию — их помечают вместе с документами.

1С:ЗУП 3.1

• Сотрудники в ЗУП привязаны к организации, а физические лица — нет. Помечайте сотрудников удаляемой организации, но не физлиц, если те работают в других организациях базы.
• Кадровые документы (приём, перевод, увольнение) и начисления помечают так же, через журналы с отбором по организации.

Если настроена синхронизация

При обмене БП с ЗУП организация передаётся между базами. Порядок такой:

1. Решите, в какой базе организация удаляется, а в какой остаётся.
2. В настройках синхронизации ограничьте обмен организациями, которые нужны, — или отключите синхронизацию на время удаления.
3. Удалите данные в нужной базе и только потом запустите обмен.

Иначе удалённые документы придут обратно из второй базы при следующей синхронизации.

Когда проще создать новую базу

Если из пяти организаций нужно оставить одну, удалять четыре долго. Быстрее скопировать базу и удалить в копии лишнее или начать новую базу и перенести в неё остатки на дату. Второй путь подходит, когда история прошлых лет не нужна в рабочей базе: старую базу оставляют архивом только для чтения.

Если организацию завели дублем

Частый случай — одну и ту же фирму внесли дважды, и документы разошлись по двум карточкам. Удалять одну из них вместе с документами здесь неправильно: потеряете реальные операции.

Для дублей есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Она заменяет все ссылки на дубль ссылками на основную карточку, а дубль помечает на удаление. После неё документы обеих карточек окажутся у одной организации, а лишняя карточка уйдёт штатным удалением помеченных.

Частые вопросы