Чистим справочник «Пользователи» в 1С 8.3: от пометки до окончательного удаления

Пользователей, помеченных на удаление, в 1С 8.3 окончательно удаляют обработкой Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Сама пометка ничего не удаляет: запись остаётся в справочнике, пока обработка не проверит, что на пользователя нет ссылок в документах, справочниках и настройках. Если ссылки есть, пользователь попадёт в список «не удалены», и сначала придётся переназначить эти ссылки на другого сотрудника.

Типичная ситуация: из бухгалтерии за год ушли пять человек, их отметили крестиком, а в списке выбора они всё равно мелькают. Порядок действий ниже подходит для конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем: Бухгалтерии предприятия 3.0, ЗУП 3.1, Управления торговлей 11. В них справочник пользователей и обработки удаления устроены одинаково.

Почему помеченные пользователи накапливаются в базе

Пометка удаления в 1С — это флаг, а не удаление. Программа намеренно разделяет эти шаги: пока объект только помечен, его можно вернуть одной командой, и ни один документ не потеряет связь.

Пользователь почти всегда «тяжёлый» объект. На него ссылаются:

• 📄 документы — реквизиты «Ответственный», «Автор», «Менеджер»;
• 👥 группы доступа и группы пользователей — состав участников;
• ⚙️ персональные настройки, которые хранят ссылку на пользователя: основная организация, рабочее место, подписи;
• 📬 задачи, напоминания, рассылки отчётов, заметки;
• 🗂 записи регистров сведений, где пользователь указан в измерении.

Поэтому самая частая картина такая: пользователя пометили, удаление помеченных запускали, но он не удалился, потому что числится автором сотен документов. Через пару лет в справочнике набираются десятки таких записей.

Что проверить перед удалением

Окончательное удаление необратимо: восстановить запись можно только из резервной копии. Перед массовым удалением выгрузите базу в .dt или сделайте резервную копию средствами СУБД.

Дальше пройдите по пунктам.

1. Решите, нужно ли удалять вообще. Если пользователь автор документов, удаление потребует переписать «Ответственного» в этих документах. Для аудита и разборов «кто провёл документ» это потеря истории. Часто правильнее оставить запись недействительной (об этом ниже).
2. Перенесите настройки новому сотруднику. Если на место ушедшего пришёл человек, скопируйте ему отчёты, рабочий стол и избранное: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Копирование настроек.
3. Проверьте ссылки на конкретного пользователя. Откройте Функции для технического специалиста → Стандартные → Поиск ссылок на объект, выберите тип «Пользователи» и нужную запись. Обработка покажет, где он используется.
4. Убедитесь, что пользователь не в сети. Список текущих сеансов: Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи.
5. Работайте под своей учётной записью администратора, а не под удаляемой.

Пункт Функции для технического специалиста появляется в главном меню после включения флажка в Сервис и настройки (≡) → Параметры. В разных релизах платформы флажок называется «Отображать команду “Все функции”» или «Режим технического специалиста».

Как удалить помеченных пользователей в режиме Предприятия

Шаг 1. Пометить пользователя

Откройте список: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Выделите строку и нажмите Delete или выберите в меню Ещё команду пометки на удаление. Строка станет перечёркнутой.

Если нужно удалить несколько человек, выделите их с зажатым Ctrl и пометьте разом.

Шаг 2. Запустить обработку удаления

Перейдите в Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Обработка соберёт все помеченные объекты базы, сгруппированные по типам.

Чтобы не удалить заодно чужие помеченные документы и номенклатуру, выберите выборочное удаление и оставьте отмеченной только группу «Пользователи». Остальные помеченные объекты — решение главного бухгалтера, а не повод чистить «заодно».

Шаг 3. Удалить и посмотреть результат

Нажмите кнопку удаления. Обработка проверит ссылки и разделит пользователей на две группы:

• ✅ удалённые — записей больше нет в справочнике;
• ❌ не удалённые — у каждого указано, где он используется. Двойной щелчок по строке открывает места использования.

Если за пользователем закреплены документы, он окажется во второй группе. Это не ошибка программы, а защита ссылочной целостности.

Удаление по расписанию

В разделе Администрирование → Обслуживание типовых конфигураций можно включить автоматическое удаление помеченных объектов по расписанию. Тогда обработка будет запускаться сама, например каждую ночь, и удалять всё помеченное, на что нет ссылок.

Для пользователей это удобно: помеченная тестовая запись исчезнет без участия администратора. Но у расписания есть обратная сторона. Оно удаляет все помеченные объекты, а не только пользователей, и вернуть случайно помеченный документ после ночного запуска уже нельзя. Включайте автоматику, только если в базе договорились, что пометка удаления означает «удалить окончательно», а не «спрятать на время».

Как найти всех помеченных пользователей

В списке пользователей помеченные записи перечёркнуты, но в длинном списке их легко пропустить. Два быстрых способа:

• 🔤 отсортируйте список по колонке с пометкой удаления или задайте отбор «Пометка удаления = Да» в настройках списка (меню Ещё);
• 🧾 откройте обработку удаления помеченных объектов: в группе «Пользователи» она покажет ровно тех, кто помечен, без остальных.

Платформенная обработка

Если в конфигурации нет пункта в разделе «Обслуживание» (нетиповая или сильно доработанная база), используйте стандартную обработку платформы: Функции для технического специалиста → Стандартные → Удаление помеченных объектов. Она делает то же самое: ищет помеченные объекты, проверяет ссылки и показывает, что мешает удалению.

Как убрать ссылки на пользователя через групповое изменение реквизитов

Когда пользователь не удаляется из-за документов, надо заменить его в этих документах на другого. Вручную открывать 800 реализаций никто не будет, для этого есть групповая обработка.

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Групповое изменение реквизитов. Её же можно вызвать из списка документов: выделите строки и в меню Ещё выберите изменение выделенных.
2. Выберите вид документов, например «Реализация (акты, накладные)».
3. Установите отбор: «Ответственный» равно удаляемому пользователю.
4. В таблице реквизитов отметьте «Ответственный» и укажите нового пользователя или служебную запись вроде «Архив».
5. Нажмите «Изменить реквизиты». Повторите для каждого вида документов из списка мест использования.

Перепроводить документы после замены ответственного не нужно: этот реквизит не влияет на проводки и движения регистров. Обработку «Групповое перепроведение документов » запускают, только если меняли реквизиты, от которых зависят движения, а «Ответственный» к ним не относится.

После замены снова запустите удаление помеченных объектов. Если пользователь всё ещё в списке «не удалены», откройте места использования: остались группы доступа, задачи или настройки.

Группы доступа и группы пользователей

Состав группы доступа хранит ссылку на пользователя. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, найдите группы, где он состоит, и исключите его из участников. То же для групп пользователей, если они ведутся.

Пользователи в Конфигураторе и монопольный режим

В 1С два списка пользователей, и их часто путают.

В конфигурациях на БСП каждая запись справочника связана с пользователем информационной базы. Если удалить логин в Конфигураторе, элемент справочника останется, а программа покажет, что у него нет связи с учётной записью входа. Если удалить элемент справочника обработкой, связанная учётная запись обычно удаляется вместе с ним.

Поэтому правильный порядок для типовых конфигураций такой: сначала пометка и удаление в Предприятии, а Конфигуратор — только для проверки, что «висячих» логинов не осталось. Удаление логина в Конфигураторе: выделить строку в списке пользователей и нажать Delete.

Нужен ли монопольный режим

Для удаления пользователя в Конфигураторе и для обработки удаления помеченных монопольный доступ в 8.3 не требуется. Монопольный режим нужен для обновления структуры базы, загрузки .dt, тестирования и исправления.

Тестирование и исправление может понадобиться, если после неудачного удаления остались битые ссылки: в документах вместо пользователя видно <Объект не найден>. Перед его запуском всех пользователей нужно вывести из базы, их сеансы будут прерваны, поэтому планируйте процедуру на нерабочее время.

Почему пользователь не удаляется: причины и журнал регистрации

Обработка удаления прямо называет объекты, которые мешают. Ниже частые случаи и что с ними делать.

Что показывает журнал регистрации

Журнал помогает в двух случаях: понять, кто снял или поставил пометку, и проверить, что удаление прошло. Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, нажмите «Установить отбор» и задайте:

• 📅 интервал — день, когда запускали удаление;
• 🔎 события — группа «Данные» для изменения справочника и событие «Пользователи. Удаление» для учётных записей входа;
• 📁 метаданные — справочник «Пользователи».

В записи видно, под чьим логином и с какого компьютера выполнено действие. Если пользователь «воскрес» после удаления, ищите в журнале добавление нового элемента: чаще всего его заново создала синхронизация с другой базой, например обмен между ЗУП и Бухгалтерией.

Альтернатива удалению: недействительный пользователь

Если пользователь числится автором тысяч документов, полное удаление часто не стоит усилий. В карточке пользователя есть флажок «Недействителен». Он запрещает вход и скрывает запись из списков выбора, но сохраняет историю: в документах по-прежнему видно, кто их создал.

Как сделать:

1. Снимите пометку удаления, если она стоит (команда в меню Ещё).
2. Откройте карточку и установите флажок «Недействителен».
3. Запишите и закройте.

Удалять полностью стоит ошибочно созданных пользователей, дубли и тестовые записи, на которые ничего не ссылается. Ушедших сотрудников с историей разумнее оставить недействительными.

Частые вопросы