Недостача по инвентаризации: от акта до погашения из зарплаты сотрудника

Чтобы удержать недостачу в 1С, нужна цепочка из четырёх шагов. Документ Инвентаризация товаров фиксирует расхождение. Списание товаров, введённое на его основании, переносит недостачу на счёт 94. Ручная операция относит сумму на виновного: Дт 73.02 Кт 94. Удержание из зарплаты закрывает долг проводкой Дт 70 Кт 73.02, и за один раз можно удержать не больше 20% от суммы к выплате.

Путь зависит от того, кто ведёт зарплату. Если расчёт идёт в самой Бухгалтерии 3.0, удержание оформляют там же: ручной операцией или через механизм удержаний, если он включён в настройках зарплаты. Если зарплату считает ЗУП 3.1, удержание делают в ЗУП, а в бухгалтерию оно приходит вместе с проводками по зарплате. Когда виновного нет, недостачу списывают на прочие расходы, и удерживать нечего.

Инвентаризация: как зафиксировать недостачу в 1С Бухгалтерии

Всё начинается с инвентаризационной описи. Без неё у работника нет оснований отвечать, а у налоговой — признавать расход.

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и создайте документ.
2. Укажите склад и ответственное лицо, на вкладке комиссии впишите её членов.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подставит учётное количество.
4. В колонку фактического количества внесите данные пересчёта. Разница появится в колонке отклонений.
5. Распечатайте опись (ИНВ-3) и сличительную ведомость (ИНВ-19), подпишите их у комиссии и материально ответственного лица.

Документ инвентаризации проводок не делает. Он только фиксирует факт. Движения появятся на следующем шаге.

6. Из формы инвентаризации выберите Создать на основании → Списание товаров. Строки с недостачей перенесутся сами.
7. Проведите списание. Проводка: Дт 94 Кт 41.01 (для материалов — Кт 10) по учётной стоимости.

Счёт 94 — промежуточный. На нём недостача ждёт решения руководителя: на кого её отнести. Остаток на 94 на конец года — сигнал, что решение не оформлено.

Кто виноват и сколько с него взыскать

Работодатель обязан сам установить причину и размер ущерба. Для этого по статье 247 ТК РФ:

• 📝 создают комиссию (её состав утверждают приказом);
• ✍️ берут с работника письменное объяснение; если он отказался или молчит два рабочих дня, составляют акт;
• 📊 фиксируют сумму ущерба по документам инвентаризации.

Ограниченная или полная ответственность

Это главный вопрос, от которого зависит сумма.

Кладовщик или продавец с подписанным договором о полной ответственности отвечает за всю недостачу. Бухгалтер, у которого такого договора нет, — только в пределах среднего заработка. Остаток сверх лимита списывают на расходы организации.

Как считать размер ущерба

По статье 246 ТК РФ ущерб считают по рыночным ценам в данной местности на день причинения. Но не ниже учётной стоимости с учётом износа.

Отсюда частая ситуация: рыночная цена выше учётной. Разницу тоже предъявляют работнику, но в учёте она идёт отдельной строкой — через счёт 98.04 (об этом ниже).

Сначала подписанные акты и объяснение, потом проводки на 73.02. Если отнести сумму на работника без документов, при споре долг признают неправомерным, а проводки придётся сторнировать.

Удержание недостачи из зарплаты: документы и сроки

Порядок взыскания задаёт статья 248 ТК РФ. Возможны три варианта.

• ✅ Распоряжением работодателя. Если сумма не больше среднего месячного заработка. Приказ издают не позднее одного месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен.
• 🤝 Добровольно. Работник пишет заявление или подписывает соглашение о возмещении, в том числе с рассрочкой. Так можно удержать и сумму выше среднего заработка.
• ⚖️ Через суд. Если месяц прошёл, сумма больше среднего заработка или работник не согласен и добровольно не платит.

Лимит 20% от каждой выплаты

Статья 138 ТК РФ ограничивает все удержания 20% от каждой выплаты. Считают от суммы после НДФЛ. Если недостача большая, её удерживают несколько месяцев.

Пример. Оклад 60 000 руб., НДФЛ 13% — 7 800 руб., к выплате 52 200 руб. Предел удержания: 52 200 × 20% = 10 440 руб. в месяц. Ущерб 24 000 руб. закроется за три месяца: 10 440 + 10 440 + 3 120.

Удержание в ЗУП 3.1

Если зарплату считает ЗУП, недостачу в ней не отражают — там только удержание.

1. В разделе Зарплата найдите список удержаний и создайте документ возмещения ущерба (в актуальных релизах он называется «Возмещение ущерба»).
2. Укажите сотрудника, общую сумму ущерба, дату начала удержания. При рассрочке — сумму или порядок погашения по месяцам.
3. При расчёте Начисление зарплаты и взносов удержание попадёт на вкладку удержаний.
4. В бухгалтерию после синхронизации придёт проводка Дт 70 Кт 73.02 с аналитикой по сотруднику.

В БП не забудьте сделать отнесение на 73.02 до того, как придут удержания. Иначе на 73.02 по сотруднику образуется кредитовое сальдо.

Удержание в Бухгалтерии 3.0

Если зарплата ведётся в БП, после проведения Начисление зарплаты за месяц оформите Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную:

• Дт 70 Кт 73.02 — сумма удержания за месяц, субконто — сотрудник.

Затем проверьте ведомость на выплату: сумма к выплате должна уменьшиться на удержание. Если ведомость заполнилась суммой без учёта ручной проводки, поправьте её до перечисления. После выплаты сальдо по сотруднику на 70 должно быть нулевым.

Проводки по недостаче: от счёта 94 до погашения

Отнесение на виновного делают ручной операцией с датой приказа. Субконто на 73.02 — конкретный сотрудник, без него не получится контролировать погашение.

Возьмём пример из раздела про лимит. Учётная стоимость недостающего товара — 18 000 руб., рыночная — 24 000 руб., у кладовщика договор о полной ответственности.

Проверка: 10 440 + 10 440 + 3 120 = 24 000; 2 610 + 2 610 + 780 = 6 000. Счёт 73.02 по сотруднику закрыт, остаток на 98.04 по этой недостаче — ноль.

Если работник вносит деньги в кассу, вместо удержания будет Дт 50.01 Кт 73.02 — документ Поступление наличных с видом операции прочего прихода, счёт 73.02. Оплата на расчётный счёт — Дт 51 Кт 73.02.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Если для товара утверждены нормы убыли, часть недостачи в пределах норм на работника не относят. Её списывают на расходы:

• в торговле — Дт 44.01 Кт 94;
• в производстве — Дт 20 или Дт 25, Дт 26 по месту хранения.

Сверх норм — на виновного или, если его нет, на прочие расходы.

Налоги при недостаче: НДС и налог на прибыль

Нужно ли восстанавливать НДС

Перечень случаев восстановления НДС в пункте 3 статьи 170 НК РФ закрытый. Недостачи и хищения в нём нет. Суды много лет поддерживают налогоплательщиков, которые НДС по недостающим ценностям не восстанавливают.

Минфин в части разъяснений придерживался другой позиции. Поэтому решение — за организацией:

• 🛡️ Не восстанавливать. Позиция опирается на закрытый перечень и судебную практику, но при проверке возможен спор.
• 💸 Восстановить. Безопаснее, но это деньги. В 1С — документ Восстановление НДС из раздела Операции, сумма уходит в кредит 68.02, а в дебет — счёт, на котором в этот момент учтена недостача (94, 73.02 или 91.02).

Сумма, которую взыскивают с работника, — не выручка. Начислять НДС на неё не нужно: это возмещение ущерба, а не продажа.

Налог на прибыль

• Сумма, которую работник признал или должен заплатить по решению суда, — внереализационный доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Учётная стоимость ценностей при этом уходит в расходы.
• Недостача без виновных принимается в расходы, только если отсутствие виновных подтверждено документом уполномоченного органа госвласти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Обычно это постановление следователя о приостановлении дела.
• Убыль в пределах норм — материальные расходы.

В БП при списании на 91.02 проверьте статью прочих расходов: у неё должен быть признак «принимается к налоговому учёту» только если документ органа власти есть. Иначе расход уйдёт в базу и возникнут постоянные разницы, которые придётся объяснять.

Если виновный не найден или ему простили долг

Тут удерживать нечего, и задача — правильно списать.

1. Комиссия оформляет протокол о том, что виновные не установлены.
2. Если подавали заявление в полицию, к пакету документов прикладывают ответ органа (постановление об отказе в возбуждении дела или о приостановлении).
3. Ручная операция: Дт 91.02 Кт 94, статья прочих расходов — недостачи без виновных.

Есть и третья ситуация: виновный известен, но руководитель решил полностью или частично не взыскивать. Статья 240 ТК РФ даёт такое право. Оформляют приказ о прощении, а в учёте:

• если сумма ещё на 94 — Дт 91.02 Кт 94;
• если уже отнесена на работника — Дт 91.02 Кт 73.02 по остатку долга, а связанную разницу на 98.04 сторнируют.

Если работник уволился, не погасив долг, остаток удерживают при окончательном расчёте — в тех же пределах 20%. Что не удержали, взыскивают по соглашению или через суд. Долг на 73.02 не переводите в расходы, пока не решен вопрос с судом или не принято решение о прощении.

На чём чаще всего ошибаются при оформлении недостачи

• ❌ Удержание в обход акта и объяснения. Если нет письменного объяснения или акта об отказе, работник оспорит удержание. Это частая причина проигранных трудовых споров по недостачам.
• ❌ Пропущен месячный срок. Удержание распоряжением после истечения месяца уже незаконно — только с согласия работника или через суд.
• ❌ Взыскание сверх среднего заработка без договора о полной ответственности. Сверх лимита работник по закону отвечать не обязан.
• ❌ Разница с рыночной ценой сразу в доход. Её держат на 98.04 и переносят на 91.01 по мере погашения. Иначе доход признаётся в бухучёте раньше денег.
• ❌ Нет субконто «Сотрудник» на 73.02. Сальдо по счёту есть, а кто и сколько должен — непонятно.
• ❌ Двойное удержание при ЗУП. Удержание сделали в ЗУП, а в БП продублировали ручной проводкой Дт 70 Кт 73.02. Сверьте 73.02 по сотруднику через оборотно-сальдовую ведомость.

Частые вопросы