Работник учится: где это отметить в 1С:ЗУП и на что влияет

Отдельной галочки «студент» в 1С:ЗУП 3.1 нет. Сведения об обучении вносят в карточку сотрудника по ссылке Образование, квалификация, а если статус нужен для отборов и отчётов — заводят свой дополнительный реквизит через Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Всё остальное — учебные отпуска, воинский учёт, вычеты — оформляется уже своими документами.

Типичная ситуация: в отдел кадров приносят справку-вызов из вуза, а кадровик не понимает, куда в 1С указать статус студента, чтобы и отпуск оплатить, и в личной карточке Т-2 всё было верно, и через год не забыть, что человек уже закончил учёбу. Разберём по порядку, от справочника физлиц до отчётов.

Сведения об обучении в карточке физического лица

Данные об образовании в ЗУП хранятся не в сотруднике, а в физическом лице. Поэтому они видны во всех организациях базы, где этот человек работает.

Порядок:

1. Откройте Кадры → Сотрудники и карточку нужного работника.
2. Перейдите по ссылке Образование, квалификация на панели карточки.
3. Добавьте строку и заполните вид образования, учебное заведение, специальность, сведения о дипломе.
4. Запишите карточку.

Из этих записей заполняется раздел «Образование» личной карточки Т-2.

Как записать, что человек ещё учится

Здесь главная ловушка. В поле вида образования указывают уровень, который уже получен. Студент второго курса бакалавриата с законченным колледжем — это работник со средним профессиональным образованием, а не с высшим.

Формулировки «неоконченное высшее» в действующем законе об образовании нет: уровни перечислены в ст. 10 закона № 273-ФЗ, и незавершённого среди них нет. Поэтому:

• 📘 оконченное обучение — отдельной строкой с дипломом и годом окончания;
• 🎓 текущее обучение — строкой с вузом и специальностью, без данных диплома, либо только в дополнительном реквизите (ниже);
• 📝 курс, форму обучения и плановую дату выпуска — в дополнительных реквизитах, стандартных полей под них нет.

Приём студента на работу в 1С

Студент принимается обычным документом Прием на работу (Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Учёба сама по себе ничего не меняет в документе, но три поля требуют внимания.

Вид занятости. Учёба — не работа, поэтому для студента это, как правило, Основное место работы. Совместительство выбирают, только если у человека действительно есть другой работодатель с основным трудовым договором.

График и ставка. Студенты часто работают неполный день. Для этого:

• выберите или создайте график с меньшим числом часов в неделю (Настройка → Графики работы сотрудников);
• либо укажите в документе приёма долю ставки, например 0,5, если штатное расписание ведётся.

Возраст. Для работников до 18 лет ТК РФ устанавливает сокращённое время (ст. 92), а для тех, кто учится и работает в учебный год, — не больше половины нормы для своего возраста. График нужен именно такой, иначе табель покажет переработку.

Не оформляйте студента-очника совместителем «потому что он учится» — это неверный вид занятости, и его придётся исправлять в СЗВ-ТД (ЕФС-1).

Учебный отпуск и академический отпуск в 1С ЗУП

Включить учебные отпуска

По умолчанию начисления для учебных отпусков могут быть скрыты. Включите их: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Отпуска, флажок учебных отпусков. После этого в программе появляются виды начислений для оплачиваемого и неоплачиваемого учебного отпуска.

Оформить отпуск по справке-вызову

1. Возьмите у работника справку-вызов по утверждённой форме, без неё оплачиваемый учебный отпуск не предоставляется.
2. Откройте журнал Отпуска (он есть в разделах Кадры и Зарплата).
3. Для оплачиваемого отпуска создайте документ Отпуск и выберите вид учебного отпуска; оплата считается по среднему заработку, как у ежегодного.
4. Для неоплачиваемого создайте Отпуск без сохранения оплаты и выберите учебный вид.
5. Укажите даты из справки-вызова, проведите документ и проверьте расчёт среднего.

Оплачиваемый учебный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами так же, как обычные отпускные.

Сколько дней положено

Длительность определяет ТК РФ, программа её не контролирует. Ориентиры:

Оплачиваемый отпуск положен, если образование соответствующего уровня работник получает впервые и программа имеет госаккредитацию (ст. 177 ТК РФ). Второе высшее — только по договору с работодателем.

Академический отпуск

Академический отпуск — это перерыв в учёбе, который даёт вуз, а не работодатель. В кадровых документах ЗУП он не оформляется: работник продолжает работать как обычно.

Что сделать в 1С:

• 🗂 сменить значение своего реквизита «Статус обучения» на «Академический отпуск»;
• 🔕 помнить, что справок-вызовов в этот период не будет, а значит, и учебного отпуска.

Свой реквизит «Студент» для отборов и отчётов

Стандартных полей хватает для Т-2, но не для простых вопросов: «кто у нас учится заочно?», «у кого через полгода выпуск?». Для этого заводят дополнительный реквизит.

Включить и создать реквизит

1. Администрирование → Общие настройки — установите флажок Дополнительные реквизиты и сведения.
2. По ссылке Дополнительные реквизиты выберите объект Физические лица (данные будут общими для всех организаций) или Сотрудники, если статус нужен только в одной.
3. Нажмите Добавить → Новый и создайте реквизит.

Удобный набор:

После записи поля появляются в карточке в группе дополнительных реквизитов. Заполнять их можно сразу у всех нужных сотрудников.

Как вывести реквизит в отчёт

Отчёты ЗУП на системе компоновки видят дополнительные реквизиты. Откройте кадровый отчёт со списком сотрудников в Кадры → Кадровые отчеты, нажмите Настройки, добавьте поле «Статус обучения» из реквизитов физического лица и поставьте отбор по нужному значению. Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать его каждый раз.

Статус студента в воинском учёте и отчётах

Студенты очной формы обычно имеют отсрочку от призыва (ст. 24 закона № 53-ФЗ). Работодатель при этом ведёт воинский учёт по общим правилам.

В ЗУП данные вносят в карточке сотрудника по ссылке Воинский учет:

• 🪖 категория учёта (для студентов чаще всего — призывник);
• 🏛 военкомат, где состоит на учёте;
• 📄 сведения о годности и прочие поля из документов воинского учёта.

Отсрочку как отдельное поле программа не хранит. Основание отсрочки — справка из учебного заведения — фиксируется в документах воинского учёта и при необходимости в комментарии или дополнительном реквизите.

Где статус студента виден в отчётах:

• Личная карточка Т-2 — раздел образования и раздел воинского учёта. Печатается из списка сотрудников, меню Печать.
• Кадровые отчёты по воинскому учёту — группа отчётов в Кадры → Кадровые отчеты: списки граждан, подлежащих воинскому учёту, и сведения о численности работающих.
• Ваш отчёт со статусом обучения — из предыдущего раздела.

Вычет на ребёнка-студента и студотряды

Статус студента бывает нужен не только у самого работника, но и у его детей.

Стандартный вычет до 24 лет

Родитель получает вычет по НДФЛ на ребёнка-очника до 24 лет (ст. 218 НК РФ). Коды те же, что для детей до 18: 126, 127, 128 — по очерёдности ребёнка.

В ЗУП вычет оформляют заявлением на стандартные вычеты из карточки сотрудника, ссылка НДФЛ. Две вещи, которые часто упускают:

1. Укажите в заявлении месяц окончания действия вычета — месяц выпуска по справке из вуза. Иначе вычет будет идти и после диплома.
2. Если ребёнок ушёл в академический отпуск по медицинским показаниям, вычет сохраняется; справку об этом стоит приложить к физлицу.

Работа в студенческом отряде

Выплаты очникам за работу в студотряде по трудовым или гражданско-правовым договорам не облагаются страховыми взносами (ст. 422 НК РФ), при условии, что отряд включён в реестр. НДФЛ удерживается как обычно.

Для таких выплат создайте отдельный вид начисления: Настройка → Начисления, скопируйте основное начисление и в поле вида дохода по страховым взносам выберите значение для выплат студотрядам (найдите в списке по слову «студ»). Работникам вне отряда оставьте обычное начисление.

Где чаще всего ошибаются

Частые вопросы