Дети сотрудника в 1С ЗУП 3.1: от карточки до расчёта

Данные о ребёнке влияют на две разные вещи в расчёте: на стандартный вычет по НДФЛ (уменьшает налог) и на удержание алиментов (уменьшает выплату на руки). Это разные механизмы, и заводятся они в разных местах программы.

Сам по себе состав семьи в личных данных сотрудника на расчёт не влияет — это справочная информация для кадровика. Чтобы начал считаться вычет, нужно отдельно ввести заявление на вычеты. Чтобы удерживались алименты — документ Исполнительный лист. Разберём оба пути, а заодно где потом проверить результат и почему вычет иногда «молчит».

Всё описано для 1С:ЗУП 3.1 (интерфейс «Такси»). В 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты логика та же, отличаются только названия разделов.

Где в карточке сотрудника хранятся данные о ребёнке

Откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека. В карточке есть гиперссылка Личные данные — там заполняется состав семьи, включая детей: ФИО, дата рождения, степень родства.

Дата рождения ребёнка здесь важна: по ней удобно сверять возраст, когда решаете, положен ли ещё вычет. Но для расчёта вычета ребёнка всё равно придётся указать отдельно — в заявлении на вычеты (следующие разделы).

Если ведёте штат в 1С:Бухгалтерии, карточка сотрудника проще, а состав семьи там обычно не заполняют вовсе — для вычета достаточно самого заявления.

Стандартные вычеты по НДФЛ: размеры и очередность детей

Вычет уменьшает налоговую базу: с части зарплаты НДФЛ не удерживается. Размер зависит от того, какой это ребёнок по счёту, и есть ли инвалидность.

Действующие ежемесячные размеры вычета (после повышения с 2025 года):

Вычет на ребёнка-инвалида суммируется с «порядковым»: на первого ребёнка-инвалида родитель получает 1 400 + 12 000.

Вычет применяется с начала года и до месяца, в котором доход сотрудника нарастающим итогом превысит 450 000 ₽. После этого порога до конца года вычет не предоставляется.

Очередность — главная ловушка. Порядковый номер считается по всем детям, включая тех, на кого вычет уже не положен. Если старшему ребёнку 25 лет и вычета на него нет, он всё равно считается первым, а на младшего (третьего по счёту) даётся 6 000 ₽, а не 1 400.

Двойной вычет возможен не только единственному родителю, но и при отказе второго родителя в пользу первого — тогда нужно его заявление и ежемесячное подтверждение дохода.

Как ввести заявление на вычеты на детей

Вычет в 1С:ЗУП включается не в составе семьи, а отдельным документом. Путь — из карточки сотрудника.

1. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке Налог на доходы.
2. Нажмите Ввести новое заявление на стандартные вычеты.
3. В строке Месяц, с которого применяются вычеты поставьте начало периода — как правило, январь текущего года или месяц приёма.
4. Кнопкой Добавить внесите каждого ребёнка: выберите код вычета и впишите дату, до которой вычет предоставляется.
5. В поле Предоставляется по (месяц и год) укажите конец периода — обычно декабрь года, в котором ребёнку исполняется 18 лет, либо 24 года при очном обучении.
6. Проведите документ.

Коды вычета в списке соответствуют очередности: первый ребёнок, второй, третий и последующие, отдельные коды — на ребёнка-инвалида. Выбирайте код по порядковому номеру ребёнка, а не по тому, сколько детей всего.

Основание для вычета — заявление сотрудника и копии свидетельств о рождении. Хранить их нужно у себя; в программе достаточно самого документа.

Одно заявление охватывает всех детей сотрудника сразу — отдельный документ на каждого ребёнка не нужен. Если состав детей меняется (родился ещё один, старший закончил учёбу), вводят новое заявление с актуального месяца, а не правят старое задним числом: так сохраняется история расчёта за прошлые периоды.

Удержание алиментов по исполнительному листу

Алименты — это не вычет, а удержание из уже начисленной зарплаты. Настраивается документом Исполнительный лист в разделе Зарплата.

В документе заполняется:

• 📄 получатель — физлицо или организация, куда перечисляются деньги (взыскатель);
• 📐 способ расчёта — доля дохода (например, 1/4), фиксированная сумма, процент или доля прожиточного минимума;
• 📅 период удержания — с какого месяца и, если известно, по какой;
• 💳 реквизиты для перечисления и размер вознаграждения за перевод (банковскую комиссию по общему правилу платит должник).

Размеры по Семейному кодексу (ст. 81), если суд назначил долю от дохода:

Два важных правила расчёта программа соблюдает автоматически, но проверить стоит:

• Алименты удерживаются из суммы после НДФЛ, а не из начисления. Сначала налог, потом доля.
• Общий размер удержаний по алиментам на несовершеннолетних детей не может превышать 70% дохода (ст. 99 Закона № 229-ФЗ). При нескольких исполнительных листах программа распределяет суммы пропорционально.

Какой способ расчёта выбирать:

• Доля дохода — когда суд назначил 1/4, 1/3 или 1/2. Это самый частый вариант по алиментам на детей.
• Фиксированная сумма — если алименты назначены в твёрдой сумме. Такую сумму обычно привязывают к прожиточному минимуму и индексируют: при росте минимума размер пересчитывается. В исполнительном листе для этого есть вариант расчёта от прожиточного минимума.
• Процент — для прочих удержаний по исполнительным документам (не только алиментов).

Перечисление удержанных алиментов оформляется отдельно — через ведомость на выплату или платёжное поручение, в зависимости от того, как настроена выплата зарплаты. Вознаграждение банку за перевод по общему правилу удерживается с должника сверх самих алиментов, поэтому его размер тоже задаётся в документе.

Если по сотруднику есть задолженность по алиментам за прошлые периоды, её вносят в тот же исполнительный лист отдельной суммой — программа будет догонять долг в пределах того же лимита удержания, пока он не закроется.

Где дети и удержания видны в отчётах

Проверять результат нужно в налоговых регистрах и расчётных документах, а не в карточке.

• Регистр налогового учёта по НДФЛ (Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам) показывает применённые вычеты по месяцам и их коды. Самый надёжный способ убедиться, что вычет «сработал».
• 6-НДФЛ — предоставленные вычеты попадают в раздел с доходами и в приложение (бывшую справку 2-НДФЛ ), которое заполняется по итогам года.
• Расчётный листок сотрудника показывает удержание алиментов отдельной строкой — там видно сумму и получателя.
• Анализ НДФЛ по месяцам удобно использовать, когда нужно понять, почему в каком-то месяце вычет не дали (чаще всего — превышен лимит дохода).

Сумму алиментов проще всего сверить вручную на первом расчёте: возьмите начисление, вычтите НДФЛ (с учётом вычетов), от остатка посчитайте долю из исполнительного листа. Если цифра в расчётном листке сходится — настройка верна и дальше можно не пересчитывать. Расхождение обычно означает, что способ расчёта или база указаны не так, как в судебном решении.

Если в регистре вычет не отображается, значит, заявление не введено или не действует в этом периоде — переходите к следующему разделу.

Почему вычет не применяется: что проверить

Самая частая жалоба — «ребёнка указал, а НДФЛ считается как без вычета». Причин немного, и все проверяются за пару минут.

• 🔸 Нет заявления на вычеты. Состав семьи в личных данных заполнен, а документа Заявление на стандартные вычеты нет. Вычет без него не считается.
• 🔸 Период задан неверно. Месяц начала стоит позже расчётного, или месяц окончания уже прошёл. Откройте заявление и сверьте даты «с» и «по».
• 🔸 Доход превысил 450 000 ₽ нарастающим итогом с начала года — вычет законно прекращён до следующего года.
• 🔸 Неверная очередность. На третьего ребёнка выбран код первого — вместо 6 000 считается 1 400. Проверьте, что порядковый номер учитывает всех детей.
• 🔸 Сотрудник принят в середине года и не принёс справку о доходах с прошлого места. Лимит 450 000 ₽ считается по всем доходам года, а не только по вашим начислениям.

Контроль возраста детей и ежегодных справок

Дети взрослеют, и вычет на них прекращается — но программа не следит за этим вместо вас, если не задана дата окончания.

Вычет даётся до конца года, в котором ребёнку исполнилось 18 лет. Если ребёнок учится очно, вычет продлевается до конца месяца, в котором ему исполнится 24 года, либо до окончания учёбы — смотря что раньше. Для продления нужна свежая справка из учебного заведения, и запрашивать её приходится каждый учебный год.

Что держать под контролем:

1. Раз в год, в начале года, пересматривайте заявления на вычеты: у кого из детей заканчивается право в этом году.
2. По детям 18–24 лет собирайте актуальные справки об очном обучении. Нет справки — вычет приостанавливается.
3. При увольнении взыскателя-получателя или достижении ребёнком совершеннолетия закрывайте исполнительный лист, чтобы алименты не удерживались лишний месяц.

Отдельно держите на контроле индексацию алиментов в твёрдой сумме: при изменении прожиточного минимума сумму нужно пересчитать, и если в исполнительном листе выбран расчёт от прожиточного минимума, программа сделает это сама — но при фиксированной сумме без привязки пересчёт останется на вас.

Удобно вести отдельный список «контрольных дат» по датам рождения детей — программа такого напоминания не даёт. Пяти минут в начале года хватает, чтобы пройтись по заявлениям на вычеты и исполнительным листам и снять те, что уже не действуют: это избавит от пересдачи 6-НДФЛ и от возврата лишне удержанных алиментов.

Частые вопросы