Ответственные лица, менеджеры и права доступа в 1С

Слово «ответственный» в 1С значит сразу три разные вещи, и путают их постоянно. Ответственные лица организации — это руководитель, главный бухгалтер и кассир, чьи подписи печатаются на первичке. Ответственный пользователь — это сотрудник, закреплённый за конкретным документом или заказом. А менеджер — тот, за кем числится клиент в торговых конфигурациях. Настраиваются они в разных местах, и команда «укажите ответственное лицо» ведёт то в карточку организации, то в документ, то в справочник пользователей .

Ниже — где искать каждый из этих реквизитов в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11, как сменить значение по умолчанию и как ограничить доступ так, чтобы каждый видел только свои документы.

С чего начать: какой именно «ответственный» вам нужен

Прежде чем лезть в настройки, определите, что требуется закрыть. От этого зависит, в какой справочник идти.

Дальше каждый случай разобран по шагам.

Ответственные лица организации: подписи в первичке

Руководитель, главный бухгалтер и кассир — это те, чьи ФИО и должности подставляются в печатные формы: в счета-фактуры, накладные ТОРГ-12, УПД, кассовые ордера. По закону подпись ответственного лица — обязательный реквизит первичного документа, поэтому без заполненного списка 1С оставит в печатной форме пустое место.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь такой:

1. Откройте Главное → Организации (если организация одна — Главное → Настройки → Реквизиты организации).
2. В карточке организации найдите ссылку Ответственные лица на панели навигации сверху.
3. Нажмите Создать, выберите роль: Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир или Руководитель кадровой службы.
4. Укажите физлицо, должность и дату в поле Действует с.
5. Запишите и закройте.

Роли в списке закреплены за разными видами документов, и заполнять их лучше все сразу:

• 🖊 Руководитель — подпись директора на счетах, накладных, УПД, актах.
• 🖊 Главный бухгалтер — подпись на бухгалтерских первичных формах и счетах-фактурах.
• 🖊 Кассир — подписывает приходные и расходные кассовые ордера; без заполненной роли ПКО и РКО печатаются без подписи кассира.
• 🖊 Руководитель кадровой службы — кадровые приказы и документы по личному составу.

Физлицо для подписи берётся из справочника физических лиц, а не из списка пользователей программы. Это разные справочники: пользователь — тот, кто входит в базу, физлицо — человек в кадровом и зарплатном учёте.

Если нужно, чтобы на счетах и УПД печаталась не только фамилия, но и живая подпись с печатью, в той же карточке организации есть ссылка Логотип и печать. Туда загружают отсканированные факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера и оттиск печати. 1С соберёт из них комплект, который подставляется в печатную форму счёта. Это удобно для счетов, отправляемых по электронной почте, но помните: факсимиле не заменяет собственноручную подпись на документах, где она обязательна по закону.

Реквизит «Ответственный» в документах

Почти у каждого документа в шапке или на вкладке Дополнительно есть поле Ответственный. По умолчанию туда подставляется пользователь, который создал документ. Это справочный реквизит: он не влияет на проводки, но по нему удобно фильтровать списки и строить отчёты «кто что провёл».

Сменить значение можно двумя способами.

Разово в одном документе. Откройте документ, перейдите на вкладку Дополнительно (в части документов поле видно прямо в шапке) и выберите другого пользователя в поле Ответственный.

Для всех новых документов сотрудника. Значение по умолчанию привязано к пользователю. В 1С:Бухгалтерии ответственным становится автор; в УТ, КА и ERP у пользователя есть отдельная настройка основного ответственного в карточке Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

Ответственный в заказах, продажах и закупках

В торговых конфигурациях (УТ 11, Комплексная автоматизация, ERP) логика сложнее, чем в Бухгалтерии. Здесь ответственный за сделку — это, как правило, менеджер, и он тянется в документы автоматически.

В Заказе клиента, Реализации товаров и услуг, Заказе поставщику есть поле Менеджер. Оно заполняется из карточки клиента (его основной менеджер) либо по текущему пользователю, если за клиентом никто не закреплён.

Порядок при оформлении продажи:

1. В Заказе клиента проверьте поле Менеджер в шапке.
2. Если нужно передать сделку другому сотруднику — выберите его вручную.
3. В последующих документах по этому заказу (реализация, счёт, поступление оплаты) менеджер подтянется из заказа.

Отдельно стоит реквизит Ответственный — технический, по автору документа, как в Бухгалтерии. Не путайте его с Менеджером: менеджер отвечает за продажу и попадает в отчёты по выручке, ответственный — просто автор записи.

Ответственный за склад. Когда у склада включена ордерная схема, приёмку и отгрузку оформляет кладовщик отдельными документами — приходными и расходными ордерами на товары, — а менеджер работает только с заказами и реализациями. Так зоны ответственности разделяются: менеджер отвечает за сделку и сумму, кладовщик — за фактическое движение по складу. Ордерную схему включают в карточке склада (раздел Склад и доставка), там же задают, использует ли склад адресное хранение по ячейкам. Если ордерная схема выключена, товар списывается тем же документом реализации, и отдельного ответственного за склад не возникает.

Закрепление клиентов и контрагентов за менеджерами

Чтобы клиент сам «приносил» своего менеджера в каждый новый заказ, менеджера закрепляют в карточке партнёра. Это снимает ручной выбор и делает корректными отчёты по продажам в разрезе сотрудников.

В УТ 11 и ERP:

1. Откройте CRM и маркетинг → Клиенты (или Продажи → Клиенты, в зависимости от настроек раздела).
2. В карточке клиента найдите поле Основной менеджер.
3. Выберите сотрудника и запишите карточку.

После этого при создании заказа на этого клиента менеджер подставится автоматически.

В 1С:Бухгалтерии понятия «основной менеджер» у контрагента нет — там учёт ведётся без привязки сделок к продавцам. Если нужен менеджер в документах продаж, это признак того, что компании нужна торговая конфигурация.

Права доступа: кто какие документы видит и меняет

Указать ответственного мало — часто требуется, чтобы сотрудник ещё и видел только свои документы, а чужие не трогал. Это настраивается не полем в документе, а правами доступа.

Общий путь во всех типовых конфигурациях: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Чтобы права вообще работали, в этом же разделе должна быть включена галка Ограничивать доступ на уровне записей.

Что настраивается:

• Профили групп доступа — набор ролей (например, «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кладовщик»). Задаются в Настройки пользователей и прав → Группы доступа и Профили групп доступа.
• Ограничение по организациям, складам, группам контрагентов — через виды доступа в группе: пользователю разрешают работать только с определёнными организациями или складами.
• Ограничение по ответственному — в ряде конфигураций профиль можно настроить так, чтобы пользователь видел только документы, где ответственным стоит он сам.

Назначается профиль так: откройте нужную группу доступа, на вкладке Участники добавьте пользователей, а на вкладке со значениями доступа укажите разрешённые организации или склады. Один пользователь может входить в несколько групп — права при этом складываются, то есть доступно то, что разрешено хотя бы одной из них.

Таблица, куда смотреть в двух основных конфигурациях:

Отчёты: кто за что отвечает

Когда ответственные и менеджеры проставлены, по ним удобно проверять загрузку и выручку.

По реквизиту Ответственный можно отобрать любой журнал документов : откройте список, нажмите Настроить список (или значок настройки отбора в командной панели) и добавьте отбор по полю Ответственный. Так видно, сколько документов на каждом сотруднике.

По Менеджеру в торговых конфигурациях работают готовые отчёты в разделе Продажи: выручку, валовую прибыль и выполнение планов можно сгруппировать по менеджеру. В настройках варианта отчёта добавьте группировку или отбор по полю Менеджер.

Полезен и универсальный отчёт по журналу: в списке документов группировка по полю Ответственный сразу показывает, у кого сколько непроведённых или ещё не отправленных документов. Это быстрый способ найти «зависшие» задачи перед закрытием периода.

Для контроля подписей специального отчёта нет: правильность ответственных лиц организации проверяется визуально — распечатайте любой документ нужного периода и посмотрите, те ли ФИО в подписях. Если подпись не та, вернитесь в карточку организации и проверьте даты в списке ответственных лиц.

Частые ошибки

Короткий разбор того, на чём спотыкаются чаще всего — без повтора шагов выше.

• Удалили старую запись ответственного лица вместо того, чтобы добавить новую с датой. Результат — вся прошлогодняя первичка перепечатывается с подписью нового главбуха.
• Ищут менеджера в 1С:Бухгалтерии. Его там нет. Привязка сделок к продавцам — функция торговых конфигураций.
• Путают Ответственного и Менеджера в УТ. Отчёты по продажам строятся по менеджеру; если его не заполнить, выручка «повиснет» без продавца, хотя ответственный (автор) при этом проставлен.
• Ждут, что права заработают сами. Пока не включена галка Ограничивать доступ на уровне записей, профили ограничивают только набор действий, но не фильтруют чужие документы.
• Выбирают в подписанты пользователя, а не физлицо. Для печатных форм нужен человек из справочника физических лиц с должностью, а не учётная запись входа в программу.

Частые вопросы