Ответственный в 1С: документы, подписи организации, задачи и массовая замена

В 1С ответственного указывают в трёх местах, и путать их нельзя. В документе это поле Ответственный внизу формы: оно заполняется текущим пользователем, а поменять его можно выбором из списка пользователей. Руководителя, главного бухгалтера и кассира для печатных форм указывают в карточке организации (Главное → Организации, раздел подписей). А исполнителя задачи в 1С:Документооборот или ERP назначают через роль или прямо в бизнес-процессе.

Какой вариант нужен, зависит от вопроса. Хотите знать, кто завёл документ, — смотрите поле в документе. Нужно, чтобы в акте стояла правильная фамилия директора, — правьте подписи организации. Нужно, чтобы задачи сами уходили нужному сотруднику, — настраивайте роли исполнителей.

Где 1С хранит ответственных и чем они отличаются

Слово «ответственный» в 1С обозначает разные сущности. От этого зависит, где его менять и на что он влияет.

Главное различие — справочник, из которого выбирают. Поле Ответственный в документе ссылается на справочник Пользователи. Подписи и МОЛ ссылаются на Физические лица. Поэтому сотрудника, у которого нет учётной записи в программе, нельзя поставить ответственным за документ. Зато его можно указать подписантом.

Как указать ответственного в документе 1С

У большинства документов БП 3.0, УТ 11 и ЗУП 3.1 поле Ответственный находится в подвале формы, рядом с комментарием. При создании документа программа подставляет туда текущего пользователя. При копировании документа ответственным становится тот, кто копирует, а не автор оригинала.

Чтобы указать другого ответственного:

1. Откройте документ из журнала двойным щелчком.
2. Прокрутите форму вниз до поля Ответственный.
3. Нажмите кнопку выбора (три точки или стрелку) и выберите пользователя. Можно начать вводить фамилию — 1С предложит совпадения.
4. Нажмите Записать или Провести и закрыть.

Если документ уже проведён, смена ответственного не меняет проводки и движения по регистрам. Но документ всё равно перезаписывается. Поэтому действуют обычные ограничения:

• 🔒 дата документа попадает в закрытый период — программа не даст записать изменения без снятия даты запрета;
• 🔒 у пользователя нет права на изменение этого вида документов;
• 🔒 документ заблокирован другим пользователем, который держит его открытым.

Отдельного права «менять ответственного» в типовых конфигурациях нет. Кто может редактировать документ, тот может и переназначить его. Если нужно запретить бухгалтерам перекидывать документы друг на друга, это решают ограничением доступа на уровне записей или доработкой формы в расширении, а не настройкой поля.

Менеджер вместо ответственного в УТ 11

В 1С:Управление торговлей 11 у документов продаж и закупок кроме ответственного есть поле Менеджер. Оно тоже выбирается из пользователей. В карточке партнёра задаётся Основной менеджер: он подставляется в новые заказы и реализации по этому клиенту. Чтобы закрепить клиента за другим менеджером, меняйте его в карточке партнёра. Тогда новые документы заполнятся правильно без ручной правки.

Ответственные лица организации: подписи в печатных формах

Фамилии руководителя, главного бухгалтера и кассира в счетах, актах, кассовых ордерах и отчётах берутся из карточки организации.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Главное → Организации и карточку нужной организации.
2. Разверните раздел Подписи.
3. Укажите руководителя, его должность, главного бухгалтера и кассира. Если человека нет в списке, создайте физическое лицо прямо из поля выбора.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Данные о подписантах хранятся с датой начала действия. Это важная деталь. Когда меняется директор, не перезаписывайте старую фамилию. Добавьте новую запись с датой назначения через ссылку истории рядом с полем. Тогда документы за прошлые периоды напечатаются со старым директором, а новые — с новым.

В 1С:ЗУП 3.1 ответственные лица тоже задаются в карточке организации (Настройка → Организации). Там же указывают ответственного за кадры: его фамилия попадает в приказы и кадровые формы. Если в ЗУП ведётся несколько организаций, проверьте подписантов в каждой отдельно.

Материально ответственное лицо

МОЛ по основным средствам указывают при принятии к учёту, в документе Принятие к учёту ОС. Чтобы сменить МОЛ у уже принятого объекта, не правьте старый документ. Оформите Перемещение ОС: в нём меняется МОЛ, а при необходимости и подразделение. Так в учёте останется история, кто и когда отвечал за объект.

Исполнитель задачи в 1С:Документооборот и ERP

В 1С:Документооборот, 1С:ERP и УТ 11 есть подсистема бизнес-процессов и задач. Здесь ответственного называют исполнителем, и назначить его можно двумя способами.

Роль удобнее в долгую. Сотрудник ушёл в отпуск — вы меняете исполнителя роли в одном месте, и все новые задачи идут заместителю. С конкретным пользователем пришлось бы править каждый процесс.

Порядок работы с ролью:

1. Откройте справочник ролей исполнителей. В Документообороте он находится в настройках бизнес-процессов, в ERP и УТ — в разделе НСИ и администрирование, в настройках бизнес-процессов и задач. Быстрее всего найти его поиском по слову «роли» в разделе.
2. Создайте роль или откройте существующую.
3. В табличной части исполнителей добавьте пользователей. Если роль работает с объектами адресации, например с подразделением или организацией, укажите исполнителя для каждого значения.
4. В карточке процесса или шаблона процесса укажите роль вместо конкретного сотрудника.

Если задача уже создана на неправильного человека, её перенаправляют. В Документообороте у задачи есть команда перенаправления: выберите нового исполнителя и укажите причину. История переадресации сохраняется в карточке задачи.

Массовая замена ответственного в 1С

Когда сотрудник увольняется, его документы и клиентов часто передают другому. Править вручную сотни документов не нужно.

Из списка документов

1. Откройте журнал документов нужного вида.
2. Отберите документы прежнего ответственного (как это сделать — в разделе о проверке ниже).
3. Выделите их: Ctrl+A или щелчками с Ctrl и Shift.
4. В меню Ещё выберите Изменить выделенные.
5. В открывшейся обработке найдите реквизит Ответственный, поставьте флажок и укажите нового пользователя.
6. Нажмите Изменить реквизиты.

Через обработку для нескольких видов объектов

В БП 3.0 та же обработка открывается из Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. В ней можно выбрать вид объекта, задать отбор и изменить реквизит у всех подходящих элементов сразу. Так удобно передать клиентов в УТ 11: тип объекта — партнёры, отбор по основному менеджеру, новое значение — новый менеджер.

Ограничения групповой замены:

• 🚫 документы закрытого периода не изменятся — обработка покажет их в списке ошибок;
• 🚫 документы, открытые другими пользователями, пропускаются;
• 🚫 подписи в карточке организации и МОЛ так не меняют: у них история по датам, нужны отдельные записи и документы;
• 🚫 задачи бизнес-процессов не переназначаются сменой реквизита — их перенаправляют или меняют исполнителей роли.

Проверка: кто указан ответственным

После назначения полезно убедиться, что всё легло правильно.

Отбор в журнале. Найдите в списке документ нужного ответственного, щёлкните правой кнопкой по ячейке с его фамилией и выберите поиск по этому значению. Список отфильтруется. Если колонки Ответственный в журнале нет, её можно вывести через изменение формы (Ещё → Изменить форму).

Универсальный отчёт. В БП 3.0 он открывается из Отчёты → Стандартные отчёты → Универсальный отчёт. Выберите тип объекта «Документ» и нужный вид, затем сгруппируйте по ответственному. Отчёт покажет, сколько документов у каждого пользователя, и выведет пустые значения отдельной строкой.

Печать. Для подписей единственная надёжная проверка — сформировать печатную форму документа на дату до и после смены руководителя. Фамилии должны различаться.

Типичные расхождения. По итогам проверки чаще всего всплывают три картины:

• 🔍 пустой ответственный у части документов — их создали обработкой загрузки или обменом, а не вручную;
• 🔍 один пользователь «Администратор» у сотен документов — значит, в базе работали под общей учётной записью;
• 🔍 ответственным стоит уволенный сотрудник в новых документах — у его клиентов не сменили основного менеджера, и программа подставляет его по-старому.

Каждая картина лечится своим способом из разделов выше: групповой заменой, заведением личных пользователей или правкой карточек партнёров.

Задачи. В списке задач включите отбор по исполнителю или роли. Задачи без принятого исполнителя показывают, что роль заполнена не до конца.

Как назначать ответственного автоматически

Ручная правка ответственного — признак того, что настройка не доделана. Варианты автоматизации от простого к сложному:

1. Каждый работает под своим пользователем. Тогда поле Ответственный заполняется само, и 90% вопросов снимается. Общий вход «Бухгалтер» на троих делает поле бесполезным.
2. Основной менеджер у партнёра в УТ 11. Новые документы по клиенту получают нужного менеджера без участия человека.
3. Роли исполнителей с адресацией. Задачи по договорам организации А уходят одному согласующему, по организации Б — другому.
4. Расширение конфигурации . Когда нужна своя логика, например ставить ответственным руководителя отдела автора, её добавляют расширением, не трогая типовую конфигурацию .

Простейший пример логики для подписки на событие ПередЗаписью документа в расширении: заполнить ответственного, если он пуст.

Процедура ЗаполнитьОтветственногоПередЗаписью(Источник, Отказ, РежимЗаписи, РежимПроведения) Экспорт
	Если Источник.ОбменДанными.Загрузка Тогда
		Возврат;
	КонецЕсли;
	Если НЕ ЗначениеЗаполнено(Источник.Ответственный) Тогда
		Источник.Ответственный = Пользователи.ТекущийПользователь();
	КонецЕсли;
КонецПроцедуры

Проверка ОбменДанными.Загрузка нужна, чтобы не подменять ответственного в документах, пришедших через обмен из другой базы. Изменение проверяйте на копии базы и после каждого обновления типовой конфигурации.

Частые вопросы