Как настроить подпись по доверенности в документах 1С

Подписанта по доверенности в 1С задают не в самом документе, а в сведениях об организации: Главное → Организации, открыть карточку и перейти в раздел Подписи. Там хранятся ответственные лица, и именно оттуда программа берёт фамилии для печатных форм накладной, акта, счёта-фактуры и УПД.

Частое заблуждение — что подписанта выбирают галочкой в каждой реализации. На практике 1С подставляет подписи автоматически из регистра ответственных лиц на дату документа. Строка «по доверенности» появляется там, где документ подписывает не директор и не главбух, а другой сотрудник, которому выдана доверенность на право подписи.

И сразу разведём два разных понятия. Доверенность М-2 (документ Покупки → Доверенности) нужна, чтобы ваш сотрудник получил ТМЦ у поставщика. А право подписи исходящих документов — это запись в ответственных лицах плюс основание полномочий. Речь дальше идёт именно про право подписи.

Заносим доверенное лицо в справочник физических лиц

Человек, который будет подписывать документы , должен существовать в справочнике. Откройте Зарплата и кадры → Физические лица и создайте карточку, если её ещё нет.

Заполните то, что попадёт в печать и в электронную подпись :

• 👤 ФИО полностью — именно оно встанет в расшифровку подписи;
• 📄 должность — если сотрудник в штате, она подтянется из кадровых документов;
• 🧾 ИНН — обязателен для машиночитаемой доверенности в ЭДО.

Карточку физлица можно создать и прямо из поля выбора подписанта, не выходя из настройки ответственных лиц — по кнопке создания нового элемента в списке.

Регистр ответственных лиц: откуда берутся подписи

В карточке организации раздел Подписи хранит периодические записи: кто на какую дату является руководителем, главным бухгалтером и кассиром. 1С подставляет эти фамилии во все печатные формы, где есть подписи, ориентируясь на дату документа.

Логика простая:

1. Открываете Главное → Организации, выбираете свою организацию.
2. Переходите в раздел Подписи (в панели навигации карточки).
3. Добавляете запись об ответственном лице: указываете роль, физлицо и дату, с которой запись действует.

Дата начала записи не должна быть позже даты документа, иначе подпись в печать не встанет. Например, если доверенность действует с 1 марта, а вы печатаете накладную от 28 февраля — программа возьмёт прежнего ответственного.

Записи именно периодические: вы не стираете старые данные, а добавляете новую запись с новой датой. История сохраняется, и документы прошлых периодов печатаются с теми, кто подписывал тогда.

Роли в регистре подставляются в разные места печатных форм. Руководитель уходит в строку директора счёта-фактуры и в «Отпуск груза разрешил» накладной, главный бухгалтер — в бухгалтерскую строку, кассир — в кассовые ордера ПКО и РКО. Поэтому доверенное лицо заводят на ту роль, под которой он фактически подписывает: если сотрудник подписывает отгрузки за директора, его ставят на роль руководителя, если ведёт кассу — на роль кассира.

Основание полномочий: устав, приказ или доверенность

У каждого подписанта есть основание, по которому он ставит подпись. От него зависит формулировка в печатной форме:

Для исходящих документов (накладная, акт, счёт-фактура, УПД) право подписи «иного уполномоченного лица» прямо предусмотрено — для счёта-фактуры это закреплено в статье 169 НК РФ. То есть счёт-фактуру законно подписывает не только директор, но и сотрудник по доверенности.

Отдельного справочника «виды доверенностей» в типовой бухгалтерии нет. Основание вы отражаете либо в самой печатной форме (текстом «по доверенности»), либо — для электронных документов — машиночитаемой доверенностью.

Как подпись встаёт в печатную форму реализации

Когда вы проводите реализацию и нажимаете Печать, 1С формирует табличный документ и подставляет в подписи текущих ответственных лиц. Отдельно «выбирать подписанта» в документе не нужно — он берётся из регистра.

Если конкретную отгрузку подписывает доверенное лицо, а не директор, есть два рабочих пути.

Путь первый — через ответственных лиц. Подходит, когда сотрудник подписывает документы постоянно (например, на складе или в филиале). Вы заводите его записью в разделе Подписи на нужную роль с даты начала полномочий. Дальше все документы периода печатаются с его фамилией автоматически.

Путь второй — правка печатной формы. Подходит для разовой подписи. Печатная форма в 1С открывается в режиме, где ячейки можно редактировать до вывода на принтер:

1. Сформируйте печатную форму (ТОРГ-12, Акт, УПД).
2. Включите редактирование табличного документа (значок карандаша или Таблица → Режим редактирования в командной панели формы).
3. Впишите в строку подписи нужное ФИО и добавьте текст «по доверенности № __ от __».
4. Отправьте на печать.

У товарной накладной ТОРГ-12 три строки подписи со стороны продавца: «Отпуск груза разрешил», «Главный (старший) бухгалтер» и «Отпуск груза произвёл». Доверенное лицо чаще всего ставят в первую и третью — именно их подписывает тот, кто фактически отпускает товар по доверенности. Бухгалтерскую строку оставляют за главбухом. Это удобно учитывать, когда правите форму вручную: менять нужно не все строки, а те, что реально подписывает доверенный сотрудник.

Чтобы на форме сразу печаталась и подпись, загрузите факсимиле: в карточке физлица или в разделе Подписи есть поле для картинки с подписью и печатью. Тогда накладная выходит из принтера готовой к передаче. Факсимиле удобно для внутренних документов и актов, но помните про ограничение для счёта-фактуры из раздела ниже.

Основание в счёте-фактуре и УПД

У счёта-фактуры и УПД строки подписи устроены строже, чем у накладной. В форме есть реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Формулировка «или иное уполномоченное лицо» и есть место для подписанта по доверенности.

1С подставит сюда ответственных лиц на дату документа. Если подписывает сотрудник по доверенности:

• проверьте, что в разделе Подписи на дату счёта-фактуры стоит нужное физлицо;
• в счёте-фактуре номер и дату доверенности закон приводить не требует, но на практике их часто добавляют в форму вручную, чтобы снять вопросы у покупателя;
• для УПД действует тот же принцип: подпись берётся из ответственных лиц, статус документа (1 или 2) на право подписи не влияет.

Подпись по доверенности в электронных документах и МЧД

В ЭДО бумажная доверенность не работает — полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Это отдельный XML-файл, который прикладывается к электронной подписи сотрудника.

Как это устроено:

• сотрудник подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП, выданной на него как на физлицо);
• к подписи прикладывается МЧД, в которой руководитель передал ему право подписывать такие документы;
• оператор ЭДО проверяет МЧД по реестру ФНС.

Важное разграничение: для счёта-фактуры квалифицированная подпись обязательна, а первичку (накладную, акт) по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью. Но если за сотрудника действует доверенность, МЧД нужна в любом случае.

В 1С МЧД загружается и регистрируется в настройках обмена с контрагентами (Администрирование → Обмен электронными документами либо раздел настроек вашего сервиса ЭДО — 1С-ЭДО, 1С-Такском). Там же видно срок действия доверенности и статус её регистрации в ФНС. Формат МЧД задаёт ФНС, а не оператор, — поэтому доверенность, выпущенная в одном сервисе, действует и при обмене через другой.

Следите за сроком. Когда доверенность заканчивается, подпись перестаёт проходить проверку, и контрагент получает документ с ошибкой полномочий. Выпускать новую МЧД лучше заранее, до истечения старой, чтобы не было разрыва: руководитель формирует доверенность, подписывает её своей подписью, а сотрудник заново прикладывает её к своим документам. Документы, подписанные в период действия прежней доверенности, остаются действительными — перевыпуск нужен только для новых.

Массовое заполнение и автоматизация реквизитов

Главная автоматизация уже встроена: записали ответственное лицо один раз — и оно подставляется во все документы периода без ручного выбора. Это и есть способ не возвращаться к подписям в каждой реализации.

Что ещё экономит время:

• 🖼️ Факсимиле — загруженная картинка подписи и печати автоматически встаёт в печатные формы, где это допустимо.
• 🗂️ Групповая обработка документов — если нужно переформировать пачку печатных форм, выделите документы в журнале и используйте групповую печать из командной панели списка.
• 📅 Периодические записи — при смене доверенного лица не правьте старые документы: добавьте новую запись об ответственном лице с даты, и разделение по периодам произойдёт само.

Для реквизитов контрагентов (их подписанты, которые встают в документы поступления) работает тот же регистр ответственных лиц, но в карточке контрагента отдельных подписантов не хранят — подпись принимающей стороны вы вносите при оформлении, если она нужна в вашей печатной форме.

Если подпись встаёт не так, как нужно

Разберём типичные ситуации по схеме «что видим → почему → что делать».

Частые вопросы