Студент в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от карточки до отчётности

Отдельной галочки «студент» в 1С нет — ни в ЗУП, ни в Бухгалтерии. Студента указывают через то, что из его статуса следует: вид договора (трудовой срочный или ГПХ), график с сокращённым временем, учебный отпуск, а если студент — ребёнок сотрудника, то через заявление на стандартный вычет до 24 лет.

Частая ошибка кадровиков — искать поле «Обучается очно» в карточке сотрудника и, не найдя его, вести студентов в Excel. На деле всё нужное в программе есть, просто разнесено по разным документам: приём, график, отпуск, вычеты. Пути одинаково стабильны в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0.

Пять ситуаций, когда студент появляется в базе

Сначала определите, какой у вас случай. От этого зависит, какие документы заводить.

• 🎓 Студент устраивается на работу по трудовому договору — на полную ставку, полставки или на лето.
• 📝 Студент выполняет разовую работу по договору ГПХ: перевод, вёрстка, курьерская доставка, разметка данных.
• 🏭 Студент проходит практику в вашей организации — с оплатой или без.
• 📚 Сотрудник, который учится, просит учебный отпуск на сессию.
• 👨‍👩‍👦 Ребёнок сотрудника учится очно, и сотрудник хочет вычет по НДФЛ на него до 24 лет.

Первые четыре случая — про самого студента как работника. Пятый — про родителя: студент там фигурирует только как член семьи, в штат его не принимают.

Как завести студента в 1С как физическое лицо

Любой путь начинается с карточки физлица. В ЗУП и Бухгалтерии она создаётся вместе с сотрудником.

Порядок заполнения:

1. Введите ФИО, дату рождения и пол. По дате рождения программа потом отличит несовершеннолетнего.
2. Заполните ИНН и СНИЛС. Если СНИЛС у студента нет, его оформляют через СФР (бывший ФСС и ПФР) — без номера персонифицированные сведения не пройдут.
3. Введите паспортные данные и адрес регистрации. Для иностранного студента — документ, удостоверяющий личность, и статус (нужен для ставки НДФЛ).
4. В разделе об образовании укажите учебное заведение, специальность и форму обучения. Эти данные выводятся в личную карточку Т-2.
5. Для юношей призывного возраста заполните воинский учёт: студентам очной формы часто предоставлена отсрочка, это отмечают по документам из военкомата.

Приём студента: трудовой договор или договор ГПХ

Главный вопрос — какие отношения на самом деле. Если студент приходит в офис к 10:00, сидит на рабочем месте и подчиняется руководителю, это трудовые отношения, даже если вам удобнее ГПХ.

Трудовой договор в ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте «Приём на работу».
2. Выберите сотрудника, подразделение, должность и дату приёма.
3. Если договор срочный (на лето, на период практики), отметьте это на вкладке трудового договора и укажите дату окончания и основание.
4. Выберите график работы. Для неполного дня заранее создайте отдельный график в Настройка → Графики работы сотрудников.
5. На вкладке оплаты укажите оклад или тарифную ставку. При неполном времени оплата пропорциональна отработанному.
6. Проведите документ и распечатайте приказ.

Трудовой договор в Бухгалтерии 3.0

Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приём на работу. Заполните сотрудника, дату, должность, вид занятости и оклад. Срочный договор и сложные графики в Бухгалтерии ведут проще, чем в ЗУП: если студентов много и у всех разные режимы, это повод перейти на ЗУП.

Договор ГПХ

• ЗУП 3.1. Сначала включите договоры ГПХ в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты). Затем в разделе «Зарплата» создайте договор на выполнение работ или оказание услуг, по окончании — акт приёмки.
• Бухгалтерия 3.0. Зарплата и кадры → Договоры подряда. После выполнения работ оформите акт, вознаграждение попадёт в начисление зарплаты.

Студент-практикант: когда он нужен в 1С, а когда нет

Практика студента идёт по договору о практической подготовке между организацией и учебным заведением (ст. 13 закона № 273-ФЗ). Сам по себе этот договор не делает студента вашим работником.

Практика без оплаты. Студента не принимают на работу, в ЗУП и Бухгалтерии его не заводят. Достаточно приказа по организации о закреплении руководителя практики и самого договора с вузом. Если нужен пропуск или доступ к информационной системе — это не кадровый учёт.

Практика с зачислением на должность. Если практикант выполняет реальную работу на вакантной должности, с ним заключают срочный трудовой договор на срок практики. В 1С — обычный «Приём на работу» с датой окончания и по окончании «Увольнение» в связи с истечением срока договора.

Практика с выплатой без договора. Это проблемный случай. Выплата без трудового или гражданско-правового основания остаётся доходом физлица — НДФЛ с неё удержать нужно, а вот основание для начисления в 1С придётся оформлять отдельным начислением. Проще и чище заключить срочный трудовой договор или договор ГПХ.

Ограничения и гарантии: несовершеннолетние и учебный отпуск

Студент колледжа может быть младше 18 лет. Тогда в 1С нужно учесть ограничения Трудового кодекса.

Ещё две вещи для несовершеннолетних: им нельзя устанавливать испытательный срок, а ежегодный отпуск составляет 31 календарный день. Проверьте количество дней ежегодного отпуска в документе приёма: должно получиться 31, а не стандартные 28.

Учебный отпуск студента-работника

Если работник учится по программе с государственной аккредитацией и учёба впервые, ему положен учебный отпуск: оплачиваемый — по среднему заработку, неоплачиваемый — без сохранения зарплаты (ст. 173–177 ТК РФ). Основание — справка-вызов из учебного заведения.

В ЗУП 3.1 учебные отпуска сначала включают в настройках состава начислений (Настройка → Расчет зарплаты), после чего в документах отпуска становятся доступны виды «учебный оплачиваемый» и «учебный без оплаты». Оплачиваемый учебный отпуск рассчитывается по среднему, как ежегодный.

Вычет по НДФЛ на ребёнка-студента

Это самый частый случай, когда бухгалтер ищет, «как указать студента». Стандартный вычет на ребёнка предоставляют до 24 лет, если он учится очно: студент, аспирант, ординатор, интерн, курсант (ст. 218 НК РФ).

Суммы вычета с 2025 года — 1 400 ₽ на первого ребёнка, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего. Вычет действует, пока доход сотрудника с начала года не превысит 450 000 ₽.

Как оформить вычет в 1С

1. Получите от сотрудника заявление и справку из учебного заведения об очной форме обучения.
2. ЗУП 3.1: Налоги и взносы → Заявления на вычеты, создайте заявление на стандартный вычет. Бухгалтерия 3.0: откройте карточку сотрудника, ссылка «Налог на доходы», добавьте вычет на детей.
3. Выберите код вычета по очерёдности ребёнка: 126 — первый, 127 — второй, 128 — третий и последующие.
4. Укажите период действия: с месяца, когда сотрудник принёс документы, по месяц окончания обучения по справке, но не дальше декабря года, в котором студенту исполнится 24.
5. Проведите документ и пересчитайте НДФЛ за текущий месяц.

Программа не знает, учится ли ребёнок. Если указать период «по 2030 год» и не проверять справки, вычет будет предоставляться и после отчисления. Запрашивайте новую справку каждый учебный год.

Что сдавать по работающим студентам

Отдельной «студенческой» отчётности нет. Студент попадает в те же формы, что и остальные работники.

Есть одна льгота именно для студентов: выплаты очникам за работу в студенческом отряде, включённом в федеральный или региональный реестр, освобождены от страховых взносов (ст. 422 НК РФ). В 1С такие выплаты проводят отдельным начислением с видом дохода, не облагаемым взносами. Условие — справка о членстве в отряде из реестра и договор именно в рамках работы отряда.

Ошибки, на которых спотыкаются чаще всего

• ❌ Студента на лето приняли по бессрочному договору. В сентябре приходится увольнять по собственному желанию, а он может и не написать заявление. Если работа временная — сразу срочный договор.
• ❌ Вычет на ребёнка-студента продолжается после выпуска. Диплом в июне — вычет с июля прекращается. Переплаченный вычет — это недоудержанный НДФЛ.
• ❌ Несовершеннолетнему поставили общий график на 40 часов. Табель покажет переработку, а при проверке это нарушение ст. 92 ТК РФ.
• ❌ Практиканту выплатили «премию» без договора. НДФЛ при этом всё равно надо удержать, а в отчётах выплата окажется без основания.
• ❌ Забыли ЕФС-1 по договору ГПХ. О заключении договора с физлицом СФР уведомляют так же, как о приёме на работу.

Частые вопросы