Справочник товаров из таблицы: перенос номенклатуры в 1С:Управление торговлей 11 без дублей

Чтобы загрузить номенклатуру в 1С из Excel, откройте НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура, вызовите в списке команду загрузки из файла, вставьте или откройте таблицу, сопоставьте колонки с реквизитами и выберите поле для поиска существующих позиций — лучше артикул. Внешние обработки и программист для этого не нужны: механизм «Загрузка данных из файла» встроен в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерию 3.0.

Результат почти целиком зависит от файла. Чистая таблица с одной строкой на товар и заполненным видом номенклатуры загружается за пару минут. Таблица с объединёнными ячейками, формулами и артикулами, которые Excel превратил в числа, даёт сотню дублей и вечер ручной чистки.

1. Подготовка таблицы Excel перед загрузкой номенклатуры

Загрузчик читает таблицу построчно: первая строка — заголовки, каждая следующая — один товар. Всё, что мешает такой схеме, убирайте заранее.

Какие колонки нужны

В УТ 11 вид номенклатуры определяет почти всё: товар это или услуга, ведётся ли учёт по характеристикам и сериям, какая единица ставится по умолчанию. Без него карточка не запишется. Если все позиции одного вида, достаточно колонки с одинаковым значением во всех строках.

Форматы ячеек

Три ловушки, на которых спотыкаются чаще всего:

• 🔢 Артикулы с ведущими нулями. Excel превращает 00125 в 125. Задайте колонке текстовый формат до вставки данных, а не после.
• 📏 Штрихкоды. Тринадцатизначное число Excel показывает как 4,6E+12 и теряет последние цифры. Формат — «Текстовый».
• 🧮 Формулы. Если наименование собрано формулой из нескольких ячеек, скопируйте колонку и вставьте как значения.

Чистка данных

1. Уберите объединённые ячейки, пустые строки внутри таблицы и итоговые строки внизу.
2. Удалите лишние пробелы в начале и конце текста: функция =СЖПРОБЕЛЫ(A2), затем вставка значениями. Для 1С «Болт М8» и «Болт М8 » — разные строки.
3. Найдите дубли артикулов: Данные → Удалить дубликаты на копии листа или условное форматирование «Повторяющиеся значения».
4. Проверьте, что единицы записаны одинаково: не «шт», «шт.» и «штук» вперемешку.
5. Сохраните файл в .xlsx и закройте его в Excel. Открытый файл заблокирован, и 1С может не прочитать его.

2. Где в 1С запускается загрузка номенклатуры из Excel

Механизм один и тот же в двух конфигурациях, отличается только путь к списку:

Порядок действий в УТ 11:

1. Откройте список номенклатуры и перейдите в группу, куда должны попасть товары. Если групп нет, работайте от корня.
2. Найдите команду загрузки из файла. В разных релизах она стоит на панели или спрятана в меню «Ещё» — ищите по слову «Загрузить».
3. Откроется форма с пустой таблицей-шаблоном. Колонки шаблона — это реквизиты номенклатуры, которые можно загрузить.
4. Заполните шаблон одним из двух способов: скопируйте диапазон в Excel (Ctrl+C) и вставьте в таблицу 1С (Ctrl+V) или откройте файл командой загрузки из файла в этой же форме. Поддерживаются .xlsx, .xls, .ods, .csv и .mxl.
5. Нажмите «Далее» — программа перейдёт к сопоставлению данных.

Если позиций больше тысячи, загружайте частями по 300–500 строк. Ошибку в первой партии исправить проще, чем разбирать протокол на 5000 строк.

3. Сопоставление колонок файла с реквизитами номенклатуры

Когда данные вставлены через буфер, они ложатся в колонки шаблона по порядку. Если порядок колонок в Excel другой, наименования окажутся в поле артикула. Поэтому перед вставкой либо переставьте колонки в Excel под шаблон, либо используйте загрузку из файла: в этом режиме программа сопоставляет колонки по заголовкам.

Типичная схема соответствия выглядит так:

На что смотреть при сопоставлении:

• 🏷 Ссылочные поля — вид номенклатуры, единица, ставка НДС. 1С ищет значение из ячейки среди уже существующих элементов. Если в базе вид называется «Товары», а в файле «Товар», связь не найдётся.
• 🔤 Лишний символ в ссылочном поле ломает связь: «шт.» с точкой не равно «шт», «НДС 20%» не равно «20%».
• 📦 Колонки, которых нет в шаблоне, загрузчик просто не возьмёт. Цены, остатки и склады через этот механизм не попадают в программу — о них в разделе 6.

Перед загрузкой откройте в 1С справочник видов номенклатуры и единиц измерения и выпишите точные названия. Затем замените значения в Excel через Ctrl+H. Это пять минут работы вместо ручного исправления сотни карточек.

4. Поиск существующих товаров и обновление записей

Это самый важный шаг. На втором экране загрузчик показывает, какие строки файла он нашёл в базе, а какие считает новыми. Здесь же выбирается реквизит, по которому идёт поиск.

По какому полю искать

Если в базе уже есть товары, а в файле те же позиции с уточнёнными данными, поиск по наименованию почти гарантирует дубли. «Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГнг 3x2.5» для программы — два разных товара.

Что делать с найденными и новыми строками

Для каждой группы строк есть своё поведение:

• ✅ Найдена одна позиция — строка сопоставлена. Если включено обновление существующих элементов, реквизиты карточки перезапишутся значениями из файла.
• ➕ Ничего не найдено — программа создаст новый элемент или пропустит строку, в зависимости от выбранного режима.
• ❓ Найдено несколько — строка помечается как неоднозначная. Выберите нужный элемент вручную или исправьте дубль в базе до загрузки.

Перед полной загрузкой прогоните пробную партию из 5–10 строк, где есть и новые, и существующие товары. Откройте пару карточек и убедитесь, что поведение вас устраивает, — особенно в части пустых ячеек.

5. Протокол загрузки: где смотреть ошибки и как их исправить

После нажатия «Загрузить» программа показывает отчёт по каждой строке: создана, обновлена, пропущена или не загружена с описанием причины. Отфильтруйте отчёт по проблемным строкам и исправляйте их в Excel, а не в 1С: так исправленный файл пригодится для следующей партии.

Частые сообщения и что за ними стоит:

Если дубли всё-таки появились, удаляйте их через пометку на удаление, а потом запускайте «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования, в группе «Обслуживание». Перед удалением программа проверит, не используются ли элементы в документах. Дубль, на который уже ссылается накладная, сначала нужно заменить в документах на правильный товар.

6. Цены, остатки и характеристики: что загружается отдельно

Механизм загрузки в справочник создаёт карточки, но не цены и не остатки. Это частая причина вопроса «загрузил, а цен нет».

• 💰 Цены. В УТ 11 их устанавливает документ «Установка цен номенклатуры». В его табличной части тоже есть загрузка из файла: те же колонки артикула и цены, поиск товара по артикулу. Сначала загрузите справочник, потом цены — иначе документу не к чему будет привязать строки.
• 📦 Начальные остатки. Вводятся документом ввода начальных остатков по товарам с указанием склада. Количество и стоимость берутся из той же таблицы, загрузка в табличную часть работает аналогично.
• 🎨 Характеристики — размеры, цвета. Если вид номенклатуры учитывается по характеристикам, загрузка создаст только саму номенклатуру. Характеристики заводятся отдельно, по правилам этого вида.
• 🖼 Картинки через табличную загрузку не переносятся. Для сотен фото нужна внешняя обработка или обмен с сайтом.

Порядок для нового магазина такой: виды номенклатуры и единицы → справочник номенклатуры → цены → остатки. Если поменять местами, придётся повторять загрузку.

7. Другие способы загрузить номенклатуру из эксель в 1С

Для разовой загрузки встроенного механизма обычно хватает. Остальные способы нужны, когда данные идут регулярно или из другой системы.

Если номенклатура уже есть в другой базе 1С, Excel — худший вариант. Стандартный обмен переносит товары вместе с видами, единицами и связями, а таблица теряет половину этого по дороге.

Для регулярной загрузки программист обычно делает небольшую внешнюю обработку . Её основа — чтение файла в табличный документ и поиск каждой позиции по артикулу. Пример проверки файла перед загрузкой: процедура читает .xlsx и сообщает, какие артикулы уже есть в базе.

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
ТабДок.Прочитать(ИмяФайла, СпособЧтенияЗначенийТабличногоДокумента.Значение);

Для НомерСтроки = 2 По ТабДок.ВысотаТаблицы Цикл
    Артикул = СокрЛП(ТабДок.Область(НомерСтроки, 2).Текст);
    Если ПустаяСтрока(Артикул) Тогда
        Продолжить;
    КонецЕсли;
    Найденный = Справочники.Номенклатура.НайтиПоРеквизиту("Артикул", Артикул);
    Если ЗначениеЗаполнено(Найденный) Тогда
        Сообщить(СтрШаблон("Строка %1: артикул %2 уже есть — %3",
            Формат(НомерСтроки, "ЧГ=0"), Артикул, Найденный));
    КонецЕсли;
КонецЦикла;

Здесь артикул лежит во второй колонке файла, первая строка — заголовки. Код выполняется на сервере: файл нужно предварительно передать туда, если база клиент-серверная.

Частые вопросы