Как настроить обмен ЭСФ с системой ИС ЭСФ в 1С

Электронный счёт-фактуру (ЭСФ) в 1С не нужно «устанавливать» отдельным модулем: обмен с государственной системой ИС ЭСФ уже встроен в конфигурации линейки «для Казахстана». От вас требуется подключить электронную подпись и заполнить настройки обмена — после этого ЭСФ выписывается и уходит в систему прямо из документа реализации.

Сразу оговорюсь: ЭСФ — это казахстанский документ. Он выписывается в информационной системе esf.gov.kz, которую администрирует Комитет государственных доходов. Всё, что ниже, относится к конфигурациям вроде 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана (ред. 3.0) и смежным, а не к российским базам, где электронные счета-фактуры ходят через операторов ЭДО.

Чтобы начать работать с ЭСФ из 1С, нужны три вещи: действующая регистрация в ИС ЭСФ, ключи ЭЦП НУЦ РК и заполненные параметры обмена в программе. Разберём по порядку.

Что нужно, чтобы выписывать ЭСФ из 1С

ЭСФ обязаны выписывать плательщики НДС, а также отдельные категории независимо от постановки на НДС — например, по товарам из перечня виртуального склада, при реализации в рамках госзакупок и по ряду других операций. Если ваша организация под это подпадает, счёт-фактуру нельзя выписать только на бумаге — он должен уйти в ИС ЭСФ.

По общему правилу срок выписки — не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота. Для отдельных операций сроки свои, поэтому дату оборота в документе реализации заполняйте аккуратно: от неё 1С и ИС ЭСФ считают крайний срок.

Ещё одна деталь, о которой спрашивают: регистрационный номер ЭСФ присваивает сама система в момент приёма документа, вручную его задавать не нужно. В 1С у документа до отправки может стоять внутренний номер, а окончательный номер ИС ЭСФ подтянется после успешной регистрации — ориентироваться для отчётности нужно именно на него.

Прежде чем лезть в настройки, соберите всё необходимое.

Ключи ЭЦП НУЦ РК: какие нужны и где их взять

Для ИС ЭСФ используются ключи Национального удостоверяющего центра РК (НУЦ РК). Их получают на pki.gov.kz или через egov, выпускаются они обычно парой:

• 🔑 ключ аутентификации — имя файла начинается с AUTH_RSA.... Им система «узнаёт» пользователя при входе и установке соединения;
• 🔑 ключ подписи (ЭЦП) — имя начинается с RSA... (либо с GOST... для соответствующего алгоритма). Им документ подписывается юридически.

Оба ключа — это файлы в формате .p12 с паролем. Не храните их на рабочем столе общего компьютера и не передавайте пароль по почте — подпись приравнена к собственноручной.

Ключи бывают физлица и юрлица. Для организации нужен ключ, выпущенный на БИН: ключ физлица-директора система к организации не привяжет. Если срок действия сертификата истёк (обычно ключи выдаются на ограниченный срок), перевыпустите его заранее — просроченным ключом ни войти на портал, ни подписать ЭСФ не получится.

Для входа на сам портал esf.gov.kz в браузере понадобится запущенный NCALayer — это программа-прослойка, через которую сайт обращается к вашим ключам. Для обмена из 1С напрямую NCALayer, как правило, не требуется: программа работает с файлами ключей сама.

Регистрация в ИС ЭСФ и первый вход

Прежде чем настраивать 1С, организация должна быть зарегистрирована в ИС ЭСФ. Это разовое действие.

1. Зайдите на esf.gov.kz и выполните вход по ключу аутентификации (AUTH_RSA...) через NCALayer.
2. При первом входе система предложит зарегистрировать налогоплательщика — проверьте и подтвердите данные организации, подтянутые по БИН.
3. Укажите контактные данные и реквизиты, от имени которых будут выписываться ЭСФ.
4. Если выписывать документы будет не руководитель, а бухгалтер или оператор, заведите для него отдельный профиль пользователя и выдайте права.

После этого организация числится в системе, и ЭСФ, отправленные из 1С под её БИН, будут приниматься. Проверить, что регистрация прошла, просто: если портал пустил вас в личный кабинет и показывает реквизиты фирмы — всё в порядке.

Настройка обмена с ИС ЭСФ в программе

Теперь — собственно настройка в 1С. Параметры обмена с ИС ЭСФ в конфигурациях для Казахстана собраны в отдельном разделе для работы с электронными счетами-фактурами (точное название пункта меню может отличаться между релизами — ищите блок с упоминанием ЭСФ или электронных счетов-фактур в настройках).

Что нужно заполнить:

• Организация. Выберите фирму, от имени которой пойдут ЭСФ, и проверьте, что у неё корректно указан БИН и признак плательщика НДС.
• Сертификат (ключ подписи). Добавьте ключ ЭЦП: укажите путь к файлу RSA... (.p12) и пароль к нему. Этим ключом 1С будет подписывать каждый ЭСФ.
• Данные для соединения. Программа использует адрес сервиса ИС ЭСФ; в актуальных релизах он уже прописан по умолчанию, вам остаётся выбрать организацию и ключ.
• Пользователь ИС ЭСФ. Если на портале заведён отдельный оператор, укажите его — от его имени документы будут числиться в системе.

После заполнения выполните проверку соединения (кнопка проверки/теста в той же форме настроек). Успешный тест означает, что 1С достучалась до ИС ЭСФ и ключ принят. Если тест не прошёл — чаще всего дело в неверном пароле к ключу, просроченном сертификате или в том, что организация не зарегистрирована на портале.

Как выписать и отправить ЭСФ из документа

Отдельно «создавать ЭСФ с нуля» в 1С обычно не нужно — он формируется на основании документа реализации. Это и есть главный смысл встроенного обмена: один раз провели продажу, затем из неё выпустили и отправили ЭСФ.

1. Проведите документ реализации (отгрузка товаров, оказание услуг) и проверьте в нём дату совершения оборота, БИН покупателя, ставку НДС и суммы.
2. На основании этого документа создайте ЭСФ (команда создания на основании в самом документе реализации либо в рабочем месте по ЭСФ).
3. Откройте созданный ЭСФ и проверьте заполнение: раздел с реквизитами поставщика и получателя, строки товаров/услуг, коды ТН ВЭД и признаки происхождения для товаров виртуального склада, суммы НДС.
4. Подпишите документ ключом ЭЦП — программа обратится к указанному в настройках сертификату и запросит подтверждение.
5. Отправьте ЭСФ в ИС ЭСФ. Статус документа сменится — дальше следите за ним (см. следующий раздел).

Если покупателей и реализаций много, в 1С есть групповая обработка: можно выделить несколько документов и выписать по ним ЭСФ пачкой, затем так же массово подписать и отправить. Это экономит время в конце периода, но проверяйте суммы — массовая отправка не прощает ошибок в исходных документах.

Два типа «корректирующих» ЭСФ путают чаще всего, поэтому различайте их сразу:

• Исправленный ЭСФ выписывают, когда в исходном документе была ошибка — неверный БИН, не та ставка, опечатка в номенклатуре. Он отменяет исходный и встаёт вместо него.
• Дополнительный ЭСФ выписывают, когда первичные данные были верны, но потом изменились суммы — например, при возврате товара, скидке или изменении цены задним числом. Исходный ЭСФ при этом остаётся в силе, а дополнительный лишь корректирует оборот.

Оба типа формируются в 1С на основании ранее выписанного ЭСФ, а не вручную с нуля — так сохраняется связь документов, которую требует ИС ЭСФ.

Статусы ЭСФ и разбор ошибок отправки

После отправки документ живёт своей жизнью в ИС ЭСФ, и в 1С отражается его статус. Понимание статусов экономит время: по ним видно, принят документ или завис.

Самая частая заминка — статус ошибки, когда ЭСФ не уходит. Разберём, что за этим обычно стоит:

• Не пройден формат. Релиз конфигурации старше текущего формата ИС ЭСФ. Решение — обновить конфигурацию и переотправить.
• Неверный или истёкший ключ. Подпись не принимается. Проверьте срок действия сертификата и пароль; при истечении — перевыпустите ключ на pki.gov.kz.
• Нет связи с сервисом. Сервис ИС ЭСФ недоступен (профилактика, перегрузка) или на компьютере блокируется доступ фаерволом. Повторите позже, проверьте интернет.
• Незаполненные обязательные поля. Чаще всего — отсутствует код ТН ВЭД, признак происхождения товара или некорректный БИН получателя. Система подскажет конкретную строку.

Хранение ЭСФ и обмен с учётными системами

ЭСФ хранятся в самой ИС ЭСФ — это юридически значимый архив, доступный через личный кабинет на портале. Отдельно распечатывать и подшивать электронные счета-фактуры не нужно: оригинал живёт в системе.

В 1С при этом остаётся своя копия документа и его статус, так что для текущей работы и сверки портал открывать каждый раз не обязательно. Для архива можно выгрузить ЭСФ из личного кабинета ИС ЭСФ в файл.

Обмен работает и во входящую сторону. ЭСФ, которые выписали вам поставщики, важны для вычета НДС — их можно загрузить в 1С, чтобы не вносить данные вручную и чтобы суммы в декларации сходились с тем, что числится в ИС ЭСФ.

Отдельного внимания требует виртуальный склад. По товарам из перечня изъятий (прежде всего ввезённым из стран ЕАЭС) в ЭСФ обязательны код ТН ВЭД и признак происхождения товара, а их движение система отслеживает по остаткам виртуального склада. Если вы реализуете такой товар, которого на виртуальном складе «не хватает», ИС ЭСФ документ не пропустит. Поэтому порядок поступления и реализации таких товаров в 1С нужно вести аккуратно: сначала товар должен «прийти» на виртуальный склад по входящему документу, и только потом его можно списать в исходящем ЭСФ.

Отдельная связанная тема — сопроводительные накладные на товары (СНТ): по ряду товаров они оформляются в той же экосистеме. Если ваши товары под это подпадают, настройку СНТ делают по тому же принципу — через ключи ЭЦП и обмен с государственной системой.

Частые вопросы