Как завести и настроить подписантов в программах 1С

Подписанты в 1С задаются не в настройках пользователя, а в карточке организации. Откройте Главное → Организации, выберите вашу организацию и найдите раздел «Подписи» — там указывают руководителя, главного бухгалтера и кассира. Это и есть ответственные лица, чьи фамилии подставятся в печатные формы.

Главное заблуждение новичка — путать подписанта с пользователем базы. Учётная запись в Администрирование → Пользователи нужна, чтобы человек вошёл в программу. А подписант — это физлицо с должностью, которое отвечает за документ по закону. Один сотрудник может быть и тем и другим, но настраиваются они в разных местах.

Ниже — полный порядок: от справочника сотрудников до сертификата электронной подписи и подстановки факсимиле в счёт. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0; в ЗУП 3.1 и УТ 11 ответственные лица хранятся так же, отличаются только названия некоторых разделов.

Подписант и пользователь: в чём разница

Прежде чем что-то настраивать, разведите два понятия — иначе вы будете искать подписи не там.

• 👤 Пользователь — учётная запись для входа в базу. Даёт право открывать документы и нажимать кнопки. Живёт в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
• ✍️ Подписант (ответственное лицо) — физлицо, чья должность и ФИО печатаются в документе как подпись. Живёт в карточке организации и в регистре «Ответственные лица».

Из этого следует простое правило. Чтобы фамилия директора встала в акт, его не обязательно заводить пользователем базы. И наоборот: бухгалтер может работать в программе, но в печати документа не фигурировать.

Пример. Директор физически не заходит в 1С — всё ведёт бухгалтер. Но в договорах и актах нужна подпись директора. Значит, директора заводят физлицом и назначают руководителем в карточке организации, а учётную запись пользователя ему не создают. Бухгалтер при этом — и пользователь, и подписант-главбух.

Отдельно стоит подписант отчётности — лицо, которое подписывает декларации в 1С-Отчётности. Его выбирают уже при отправке, и он должен совпадать с владельцем сертификата ЭП. Об этом — в конце.

Готовим справочник сотрудников и физлиц

Любой подписант начинается с записи в справочнике. В 1С разделены два справочника:

• Физические лица — паспорт, ИНН, дата рождения. Один человек = одна запись.
• Сотрудники — приём физлица на работу в конкретную организацию с должностью.

Для подстановки подписи в большинство форм программе достаточно физлица с должностью. Но чтобы данные были корректны и не задваивались, заводите сначала физлицо, а сотрудника привязывайте к нему.

Проверьте, что у физлица заполнено поле с должностью и ФИО без лишних пробелов — именно эта строка пойдёт в печать. Сокращения вроде «ген. дир.» программа не расшифровывает, пишите так, как хотите видеть в документе.

Назначаем ответственных лиц организации

Это ядро настройки. Откройте карточку организации (Главное → Организации, двойной щелчок по строке) и перейдите в раздел «Подписи».

Здесь задают три ключевые роли:

1. Руководитель — директор, генеральный директор. Подписывает большинство документов.
2. Главный бухгалтер — вторая подпись в бухгалтерских формах.
3. Кассир — подставляется в приходные и расходные кассовые ордера.

Для каждой роли выбирается физлицо, при необходимости уточняется должность и наименование должности «в родительном падеже» (для формулировок вроде «в лице директора Иванова И. И.»).

Указывайте дату, с которой действует подписант. Ответственные лица хранятся в периодическом регистре, то есть с историей. Если директор сменился 1 марта, поставьте новую запись с этой датой — тогда в документах до 1 марта останется прежняя фамилия, а в более поздних встанет новая. Это критично при печати задним числом.

Если ролей больше (например, руководитель кадровой службы в ЗУП), они настраиваются там же или в карточке организации соответствующей конфигурации — набор полей зависит от программы.

Права доступа: кто может менять подписантов

Менять ответственных лиц должен не каждый. Если доступ открыт всем, фамилии в документах начнут меняться бесконтрольно.

Права раздаются профилями групп доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Базовые профили:

Точный состав прав в профиле зависит от того, как его настроили в вашей базе, — проверьте флажки у профиля через Пользователи и права → Профили групп доступа.

Помните про разницу из начала статьи: чтобы человек стал подписантом, учётная запись пользователя ему не нужна. Права нужны тому, кто настраивает подписи, а не тому, кого в них вписывают.

Подпись в печатных формах: факсимиле и печать

Чтобы в счёте или акте появилась не только фамилия, но и картинка подписи, загрузите факсимиле. Это делается в карточке организации, раздел «Логотип и печать».

Что можно загрузить:

• 🖼️ логотип организации для «шапки» счёта;
• ✍️ факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера;
• ⭕ изображение печати организации.

Картинки готовят заранее: подпись и печать сканируют на белом фоне, обрезают по краю и сохраняют в PNG. В форме есть кнопка загрузки и предпросмотр — сразу видно, как счёт будет выглядеть.

После загрузки включите вывод факсимиле там, где это разрешено. Для счёта покупателю это делается прямо в настройках печати документа — появляется флажок «Подпись и печать». Тогда клиент получит счёт уже с оттиском, без ручной подписи.

Разные формы берут разные роли. В приходном и расходном кассовых ордерах фамилия кассира тянется из ответственного лица «Кассир», а бухгалтера и руководителя — из своих ролей. В акте и накладной подставляется руководитель, в счёте-фактуре — руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица). Поэтому, если в кассовом ордере пусто поле кассира, причина не в акте — проверьте именно роль «Кассир».

Если фамилия в печать подставилась, а картинки нет — значит, ответственное лицо назначено, но факсимиле не загружено. Это разные настройки в разных разделах карточки.

Электронная подпись и подписант отчётности

Электронная подпись — отдельный механизм, он не связан с факсимиле. Для сдачи отчётности и обмена электронными документами нужен сертификат.

Сертификаты подключают в Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования. На вкладке «Сертификаты» по кнопке добавления выбирают сертификат, уже установленный на компьютере через криптопровайдер (КриптоПро и аналоги).

Каждый сертификат привязывается:

• к физлицу — владельцу подписи;
• к организации, от имени которой подписывают.

Когда вы отправляете декларацию из 1С-Отчётности, программа предлагает выбрать подписанта. По умолчанию это руководитель. Если отчёт подписывает представитель (например, аутсорсинговая фирма), выбирают вид «Представитель» и прикладывают доверенность.

С 2022 года доверенность на представителя оформляют в виде машиночитаемой доверенности (МЧД) по формату ФНС. Представитель подписывает отчёт своей квалифицированной подписью, а полномочия подтверждает МЧД — бумажная доверенность для электронной сдачи больше не годится.

Тот же сертификат участвует и в обмене с контрагентами (ЭДО). Когда вы подписываете исходящий акт или УПД для контрагента, программа берёт подписанта из той же настройки электронной подписи — отдельно для ЭДО его заводить не нужно.

Сертификат выдаётся на срок (обычно около года). За пару недель до окончания выпустите новый и добавьте его в список — старый при этом не удаляйте сразу, он ещё нужен, чтобы открывать ранее подписанные документы. После замены проверьте, что при отправке выбирается именно новый сертификат.

Если сертификат в списке есть, а при отправке программа пишет, что подписанта нет, проверьте: совпадает ли физлицо-владелец сертификата с выбранным подписантом и действует ли сам сертификат по сроку.

Где искать подписантов в ЗУП, УТ и других конфигурациях

Логика одна — физлицо с должностью, назначенное в карточке организации, — но раздел меню для списка организаций в каждой программе свой.

Название ссылки на подписи в карточке может отличаться от релиза к релизу, но по смыслу это всегда данные руководителя, главбуха и кассира с датой начала действия.

Кадровые подписанты (руководитель кадровой службы, инспектор) есть только в программах с модулем расчёта зарплаты — ЗУП и Бухгалтерия с зарплатой. В Управлении торговлей без зарплатного блока таких ролей не будет, и это нормально: торговые документы подписывают руководитель и главбух.

Факсимиле и логотип в ЗУП и УТ загружают там же, где и в бухгалтерии, — в карточке организации, в блоке с логотипом и печатью. Набор печатных форм, куда факсимиле подставится, зависит от конфигурации.

Частые ошибки при настройке подписантов

Разберём то, что ломается чаще всего, — и чем это отличается от шагов выше.

Ещё одна типичная ситуация — два физлица на одного человека. Внешне всё настроено, но подпись подставляется то с одной карточки, то с другой. Лечится объединением дублей, о котором сказано выше.

Частые вопросы