Приём товара от поставщика в УТ 11: документ, цены, НДС и серии

Чтобы оприходовать товар в 1С УТ 11 от поставщика, откройте Закупки → Документы закупки (все), нажмите Создать → Приобретение товаров и услуг, выберите хозяйственную операцию «Закупка у поставщика», укажите поставщика, договор, склад и заполните табличную часть. После проведения товар встанет на остатки склада, а долг перед поставщиком попадёт во взаиморасчёты.

Это главный путь. Но если в базе включена ордерная схема, серии или характеристики, одного документа поступления мало: товар «повиснет» в ожидании приёмки или не проведётся из-за пустой серии. Поэтому сначала проверьте настройки, а уже потом создавайте документ.

Что настроить в УТ до первой приёмки товара

Документ поступления опирается на справочники и функциональные опции. Если их не включить заранее, нужных полей в документе просто не будет.

Функциональные опции включаются в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. Для закупок важны три подраздела:

Справочники, которые должны быть заполнены:

• 🏢 Организация — от чьего имени принимаем товар, с настроенной системой налогообложения.
• 🤝 Партнёр и контрагент поставщика. В УТ это два разных справочника: партнёр — «кто это для нас в бизнесе», контрагент — юрлицо с ИНН и КПП. У одного партнёра может быть несколько контрагентов.
• 📄 Договор с поставщиком — если в настройках включён учёт по договорам.
• 📦 Номенклатура с правильным видом номенклатуры. Именно вид задаёт тип (товар или услуга), ставку НДС по умолчанию, использование характеристик и политику учёта серий.
• 🏬 Склад — в его карточке задаётся ордерная схема при поступлении.

Оформляем приобретение товаров у поставщика: пошагово

Документ, которым в УТ оприходуют покупку, называется «Приобретение товаров и услуг». Не путайте с «Поступлением товаров и услуг» из 1С:Бухгалтерии — там другая логика и другой интерфейс.

Шаг 1. Создайте документ

Есть три способа:

1. С нуля: Закупки → Документы закупки (все) → Создать → Приобретение товаров и услуг.
2. На основании заказа поставщику: откройте заказ и выберите Создать на основании → Приобретение товаров и услуг. Поставщик, склад, номенклатура и цены перенесутся из заказа.
3. Из входящего электронного документа: если подключён ЭДО, входящий УПД или накладную можно сопоставить с номенклатурой и создать по ней документ приобретения.

Второй и третий способы надёжнее: меньше ручного ввода — меньше ошибок в ценах и количестве.

Шаг 2. Заполните шапку

• Хоз. операция — для обычной покупки «Закупка у поставщика». Для товара, взятого на комиссию, импорта и других случаев выбирается своя операция из списка.
• Поставщик (партнёр) и контрагент. Если у партнёра один контрагент, он подставится автоматически.
• Соглашение и договор — если используются. Соглашение может подтянуть вид цен поставщика, валюту и условия оплаты.
• Организация и склад — куда принимаем товар.
• Номер и дата входящего документа — номер накладной или УПД поставщика. Это поле потом попадает в счёт-фактуру и помогает при сверке.

Шаг 3. Заполните товары

Строки добавляются тремя путями:

• кнопкой «Добавить» — по одной строке;
• кнопкой «Подбор» — окно поиска номенклатуры с остатками и ценами, удобно для накладной на 10–30 позиций;
• загрузкой из файла через команду табличной части — для накладных на сотни строк.

В каждой строке проверьте: номенклатуру, характеристику (если используется), упаковку и количество, цену, ставку НДС и сумму.

Пример. Поставщик привёз 40 коробок, в коробке 12 штук, цена штуки 85 руб. с НДС 20%. Если упаковка «коробка 12 шт» заведена, укажите 40 коробок — программа посчитает 480 штук. Сумма строки 480 × 85 = 40 800 руб., в том числе НДС 40 800 × 20 / 120 = 6 800 руб.

Шаг 4. Проверьте итоги и проведите

Сверьте итоговую сумму и НДС с бумажной накладной до копейки. Затем нажмите «Провести и закрыть».

Цены поставщика, продажные цены и НДС в документе

Цены в документе приобретения — это закупочные цены. Они формируют себестоимость товара и задолженность перед поставщиком. Розничные и оптовые цены они автоматически не меняют.

Закупочные цены

Если включена регистрация цен поставщиков, при проведении документа цены сохранятся в истории цен этого поставщика. В следующем документе от него же программа предложит их сама. Это удобно, когда поставщик постоянный и цены меняются редко.

Цена с НДС или без

В документе есть признак, включает ли цена НДС. От него зависит, как программа считает сумму:

Выставляйте признак так, как цены указаны в накладной поставщика. Если перепутать, итог документа разойдётся с бумагой на величину налога, и сверка с поставщиком не сойдётся.

Счёт-фактура полученный

Чтобы принять НДС к вычету, нужен счёт-фактура или УПД со статусом 1. В нижней части документа приобретения есть ссылка для ввода счёта-фактуры. Укажите номер и дату документа поставщика, как они напечатаны в нём.

Продажные цены после поступления

Новый товар без продажной цены нельзя нормально продать: в заказе клиента цена будет пустой. Самый быстрый путь — из проведённого документа приобретения выбрать Создать на основании → Установка цен номенклатуры. Товары из накладной попадут в новый документ, останется задать виды цен и наценку.

Серии, сроки годности и характеристики при оприходовании

Это раздел, где чаще всего «не проводится».

Характеристики

Характеристика — это вариант одного товара: размер, цвет, объём. Футболка одна, а размеров пять. Если в виде номенклатуры включены характеристики, при поступлении для каждой строки её нужно указать. Пустая характеристика у такого товара — ошибка проведения.

Есть два режима:

• общие для вида номенклатуры — один набор размеров на все футболки;
• индивидуальные для номенклатуры — свой набор у каждого товара.

Новую характеристику можно создать прямо из строки документа, если её нет в списке.

Серии и сроки годности

Серия — это партия с собственными реквизитами: номер партии, срок годности, номер сертификата. Использование серий и политика их учёта задаются в виде номенклатуры.

Политика определяет, на каком этапе серию обязательно указать: при приёмке, при отгрузке или при обоих операциях. Если политика требует серию при поступлении, без неё документ не проведётся.

Для товаров со сроком годности в настройках вида серий включается использование срока годности. Тогда при вводе серии программа попросит дату, до которой товар годен.

Маркированный товар

Если товар подлежит маркировке, приёмка не заканчивается проведением. Входящий УПД нужно принять через ЭДО с подтверждением кодов маркировки, иначе товар не перейдёт на ваш баланс в системе маркировки. Пропишите этот шаг в регламенте приёмки отдельно.

Проведение документа и что делать после

Что формирует проведение

Документ приобретения делает движения сразу по нескольким учётам:

• 📦 остатки товаров на складе (при неордерном складе);
• 💰 расчёты с поставщиком — долг организации;
• 🧮 себестоимость — данные для расчёта при закрытии месяца;
• 🧾 НДС — к вычету после ввода счёта-фактуры.

Посмотреть движения можно из формы документа через меню Ещё — там есть команда отчёта о движениях документа.

Если склад ордерный

При ордерной схеме складской учёт и учёт расчётов разделены. Документ приобретения оформляет менеджер, а кладовщик подтверждает фактический приход документом «Приходный ордер на товары».

Порядок может быть любым:

1. Сначала ордер, потом накладная — товар уже на полке, а документы от поставщика приехали позже.
2. Сначала накладная, потом ордер — бумаги пришли раньше машины.

Пока нет ордера, товар числится «к поступлению», и продать его со склада нельзя. Это частая причина вопроса «провёл поступление, а остатка нет».

Что сделать после проведения

• 🖨️ Распечатать этикетки и ценники — из формы документа через меню печати.
• 💳 Оформить оплату поставщику: Создать на основании → Списание безналичных ДС или заявку на расходование.
• 🏷️ Установить продажные цены, если товар новый.
• 📊 Сверить остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах» за дату поступления.

Какой документ выбрать, если приход не от поставщика

Почему поступление товара не проводится: разбор ошибок

Ещё три ловушки без сообщения об ошибке

Эти случаи не останавливают проведение, но портят учёт:

1. Товар заведён как услуга. Вид номенклатуры с типом «Услуга» не создаёт складских остатков. Документ проведётся, а на складе ничего не появится. Исправлять нужно вид номенклатуры, а не документ.
2. Дубль номенклатуры. «Кофе Арабика 250 г» и «Кофе арабика 250гр» — две разные позиции. Остатки разъедутся, продавец не найдёт товар. Перед созданием новой карточки ищите по артикулу и части названия.
3. Не тот контрагент у партнёра. Если у поставщика несколько юрлиц, документ на чужое юрлицо даст неверную сверку взаиморасчётов и проблемы с вычетом НДС.

Частые вопросы