Как списать материалы и товары для собственных нужд в УТ 11

Материалы в 1С:Управление торговлей 11 списывают документом «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Списание на расходы». Лежит он в разделе Склад и доставка → Внутренние документы (склад). Отдельного справочника «Материалы», как в Бухгалтерии, в УТ нет: всё, что хранится на складе, — это номенклатура, и спецодежда, упаковка, канцелярия или ГСМ списываются тем же документом, что и любой товар, переданный на внутренние нужды.

Частая путаница: списание пытаются оформить «реализацией» или вовсе удалением строк из остатков. Это неверно. Расход на собственные нужды — это отдельная операция со своей статьёй расходов и своей себестоимостью, и её надо провести документом, иначе остатки и финансовый результат разойдутся.

Ниже — какой документ выбрать под вашу ситуацию, как заполнить его построчно, что настроить в статье расходов, как напечатать первичку и как проверить, что списание действительно прошло по складу.

Какой документ выбрать под вашу задачу

В УТ 11 под словом «списать» скрываются три разные операции. Выбор документа зависит от причины выбытия.

Для «просто списать материалы со склада» в 90% случаев нужен первый вариант — «Внутреннее потребление товаров». Дальше инструкция про него.

Создаём документ «Внутреннее потребление товаров»

1. Откройте Склад и доставка → Внутренние документы (склад).
2. Нажмите Создать и выберите «Внутреннее потребление товаров». Если в журнале несколько видов документов, 1С спросит вид при создании.
3. В шапке укажите Организацию, Склад, с которого уходит номенклатура, и Вид операции — «Списание на расходы».
4. Поле Дата оставьте текущей или поставьте дату фактического расхода — от неё зависит, по какой себестоимости спишется товар.

Вид операции «Списание на расходы» — ключевой выбор. Именно он открывает в документе поле статьи расходов и формирует движение по себестоимости. При виде «Передача в эксплуатацию» поля будут другими (подразделение-получатель, физлицо), товар со склада уйдёт, но продолжит числиться в эксплуатации.

Заполняем табличную часть и подбираем номенклатуру

На закладке Товары добавьте строки одним из трёх способов:

• 📋 кнопка Добавить — построчно, если позиций мало;
• 🔎 кнопка Подбор товаров — удобно, когда позиций много: открывается форма подбора с остатками, отбором по складу и фильтром по наименованию, артикулу или виду номенклатуры;
• 📥 кнопка Заполнить → по остаткам — если списываете всё, что осталось на складе под определённый отбор.

В каждой строке проверьте:

Себестоимость в строках вручную не ставят. Сумма списания рассчитывается системой по тому методу оценки (ФИФО или средняя), который задан в учётной политике, и окончательно закрепляется расчётом себестоимости за период. До расчёта в документе может стоять предварительная оценка или ноль.

Когда позиций десятки, не вбивайте их руками. В форме подбора удобно включить показ остатков — тогда сразу видно, сколько реально есть на складе, и вы не заявите к списанию больше, чем имеется. Количество можно задавать прямо в подборе и переносить всё разом кнопкой Перенести в документ.

Если списываете однотипную номенклатуру регулярно (например, упаковку или ГСМ по норме), сохраните документ как типовой через Ещё → Скопировать на основе предыдущего. Это быстрее, чем каждый раз собирать строки заново, и уменьшает риск опечатки в количестве.

Настраиваем статью расходов и счёт учёта

Статья расходов отвечает на вопрос «куда отнести стоимость списанного». Без неё документ «Списание на расходы» не проводится.

1. В шапке или на отдельной закладке выберите Статью расходов из справочника (поле со списком; справочник «Статьи расходов» открывается из этого поля или из раздела Финансовый результат и контроллинг).
2. Если нужной статьи нет — создайте её. В карточке статьи задаются Вид расходов и Вариант распределения (на себестоимость товаров, на направление деятельности, на расходы будущих периодов и т. д.).
3. Для списания материалов на текущие нужды обычно подходит вариант распределения на направление деятельности или на финансовый результат — выберите тот, что принят в вашей учётной политике.

Пример. Списываете упаковочные материалы со склада в отдел продаж. Заводите статью «Расходы на упаковку», вид — текущие расходы, вариант распределения — на направление деятельности «Оптовая торговля». Тогда в отчёте по расходам стоимость упаковки встанет именно под это направление, и вы увидите, во что обходится отгрузка, без ручной разбивки.

Аналитику статьи (подразделение, направление, номенклатурную группу) лучше продумать один раз на старте. Если статьи завести слишком крупно — «Прочие расходы» на всё, — отчёты станут бесполезными, и разбирать, что именно списали, придётся вручную.

Про счета бухучёта. УТ 11 — это прежде всего оперативный и управленческий учёт, проводок Дт/Кт в чистой конфигурации нет. Счёт бухучёта в документе появляется, только если в базе включён регламентированный учёт и настроено отражение документов в регл. учёте. Тогда статья расходов сопоставляется со счётом затрат (например, через настройку отражения), и при закрытии периода списание уходит в проводку.

Если материалы передаются в эксплуатацию, а не на расход

Инвентарь, спецодежду, оснастку, которые не «сгорают» сразу, а служат какое-то время, списывать на расходы одномоментно не всегда верно. Для них в том же документе «Внутреннее потребление товаров» есть вид операции «Передача в эксплуатацию».

Отличие от «Списания на расходы» простое: товар уходит со склада, но продолжает числиться в эксплуатации — за подразделением или физлицом-получателем. Это позволяет в любой момент увидеть, что и за кем закреплено, и оформить возврат , когда предмет отслужит.

Порядок тот же: шапка с организацией и складом, вид операции «Передача в эксплуатацию», затем в строках — номенклатура, количество, получатель и, если нужно, категория эксплуатации. Поля статьи расходов тут может не быть или оно работает иначе: стоимость признаётся расходом не в момент передачи, а по правилам, заданным для категории. Выбирайте этот вид операции, когда важно вести учёт выданного, а не просто убрать его с остатков.

Печать первичных документов на списание

Унифицированной печатной формы именно под «внутреннее потребление» в законодательстве нет — с 2013 года формы первички организация утверждает сама. В документе есть кнопка Печать: набор форм зависит от вида операции и релиза.

• Для передачи материалов в эксплуатацию или в производство традиционно печатают требование-накладную по форме М-11 — если такая форма доступна в списке печати, используйте её.
• Если готовой формы под вашу операцию нет, выгрузите данные документа (кнопка печати табличного документа) и оформите акт на списание по шаблону, утверждённому в учётной политике.
• Акт списания с подписями комиссии оформляют, когда это требует внутренний регламент: тогда документ 1С — основание, а подписанный акт хранится как первичка.

Проверяем движения, остатки и себестоимость

После проведения убедитесь, что списание реально прошло, а не просто сохранилось.

Движения документа. Откройте в документе отчёт по его движениям (кнопка показа движений в командной панели). Корректное списание на расходы формирует записи минимум по регистрам «Товары на складах» (остаток уменьшился) и «Себестоимость товаров» (стоимость отнесена на расходы). Если по регистру себестоимости пусто — скорее всего, не рассчитана себестоимость за период.

Остатки склада. Отчёт Ведомость по товарам на складах (раздел Склад и доставка → отчёты) покажет остаток до и после. Выбранная номенклатура должна уменьшиться на списанное количество на нужном складе.

Себестоимость и расходы. Сумма списания появляется в отчётах по расходам и финансовому результату только после процедуры Расчёт себестоимости товаров (раздел Финансовый результат и контроллинг). Пока расчёт за месяц не выполнен, суммы могут быть предварительными.

Чтобы проверить, что стоимость легла на нужную статью, посмотрите отчёты по расходам в разделе финансового результата с группировкой по статье расходов и подразделению.

Полезное правило: расчёт себестоимости за месяц делают после того, как в него попали все документы движения — поступления, перемещения, продажи и списания. Если провести списание задним числом уже после расчёта, себестоимость за этот месяц придётся пересчитать заново, иначе сумма расхода останется старой. Поэтому списания оформляйте в том периоде, к которому они относятся, и не забывайте перезапустить расчёт, если что-то добавили в закрытый месяц.

Для контроля удобно раз в месяц сверять три цифры по складу: остаток на начало, суммарный приход и суммарный расход (включая списания). Если остаток на конец не сходится, причину почти всегда находят среди непроведённых или проведённых не тем складом документов.

Частые ошибки при списании материалов

Частые вопросы