Как импортировать товары в 1С Управление Торговлей

Быстрее всего завести товары списком в 1С:Управление торговлей 11 встроенным механизмом «Загрузка данных из файла»: открываете список Номенклатура, вставляете таблицу из Excel, сопоставляете колонки с реквизитами карточки — и десятки позиций создаются за один проход, без ручного ввода каждой.

Способ подходит и для первичного наполнения базы, и для регулярного пополнения ассортимента от поставщика. Ниже — как подготовить файл, загрузить номенклатуру через табличный документ и через универсальный обмен, настроить поиск по ключу, чтобы не плодить дубли, и отдельно подтянуть цены и остатки.

Что должно быть в файле перед импортом

Загрузчик 1С читает «плоскую» таблицу: одна строка — один товар, первая строка — заголовки колонок. Чем аккуратнее файл, тем меньше правок после импорта.

Минимальный набор колонок для карточки товара:

• 🏷️ Наименование — рабочее название в базе (обязательно).
• 🔢 Артикул — лучший ключ для поиска дублей, если он у вас уникален.
• 📦 Единица измерения — шт, кг, упак; значение должно совпадать со справочником единиц.
• 🗂️ Вид номенклатуры — «Товар» или «Услуга»; задаёт базовый набор реквизитов карточки.
• 💲 Ставка НДС — если ведёте учёт НДС.

Подготовьте файл так, чтобы 1С не спотыкалась на данных:

Перед сохранением проверьте мелочи, которые чаще всего ломают загрузку:

• уберите объединённые ячейки и пустые строки между товарами;
• числа (цена, количество) — в числовом формате, без пробелов-разделителей и символа валюты;
• коды и артикулы с ведущими нулями храните как текст, иначе Excel срежет нули;
• лишние «шапки» и итоги из прайса поставщика удалите — в таблице остаются только товары.

Отдельно продумайте группы и дополнительные свойства. Если товары должны лечь в конкретную папку справочника, добавьте колонку с названием группы — механизм умеет раскладывать позиции по группам при сопоставлении. Для товаров с цветами, размерами и прочими вариантами в УТ используются характеристики: загрузить их той же таблицей обычно не получается, характеристики заводятся отдельно после создания карточек, поэтому в прайсе для первичного импорта лучше держать базовые позиции без разбивки по вариантам.

Загрузка из Excel встроенным механизмом

Это штатный инструмент для массового заведения карточек. Он не требует внешних обработок и правил обмена.

1. Откройте список товаров: раздел НСИ и администрирование → Номенклатура (список доступен и из разделов «Продажи», «Закупки»).
2. В командной панели списка найдите команду загрузки из внешнего файла — обычно в меню Ещё ▾, пункт о загрузке данных из файла (название пункта может немного отличаться по релизу).
3. В открывшейся форме выберите файл Excel или просто вставьте скопированную из прайса таблицу в поле ввода.
4. Укажите строку с заголовками, чтобы программа отделила шапку от данных.
5. Сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры (подробнее — в следующем разделе).
6. Нажмите проверку: 1С подсветит строки с ошибками до записи, а не после.
7. Запустите загрузку. Созданные карточки появятся в списке сразу.

Если товаров немного и они уже есть в прайсе, вставка из буфера обмена часто быстрее работы с файлом: скопировали диапазон в Excel — вставили в форму загрузки — сопоставили колонки.

После первой удачной загрузки сохраните настройку сопоставления, если механизм это предлагает. Тогда следующий прайс того же поставщика с той же структурой колонок вы загрузите в пару кликов, не повторяя разметку полей заново. Сам файл-образец с правильными заголовками тоже держите под рукой — его удобно отдавать поставщику как шаблон прайса.

Сопоставление колонок и ключ поиска

Шаг сопоставления решает две задачи: куда класть данные и как отличить новый товар от уже существующего. Второе важнее — именно здесь рождаются или не рождаются дубли.

Сопоставление полей. Напротив каждой колонки файла выбираете реквизит карточки. Колонки, которые не нужны (например, «Остаток у поставщика»), оставляете без сопоставления — они просто не загрузятся.

Ключ поиска существующих. Укажите поле, по которому 1С ищет совпадение с уже заведёнными товарами. Логика простая:

• нашла совпадение по ключу → обновляет существующую карточку, а не создаёт новую;
• не нашла → создаёт новый элемент.

Какое поле брать за ключ:

После загрузки отсортируйте список по наименованию или артикулу и глазами пробегите соседние строки — одинаковые позиции рядом сразу видно. Задвоенные карточки лучше не удалять напрямую (на них уже могут быть движения), а объединить штатной обработкой поиска и удаления дублей.

Перенос через универсальный обмен и формат XML

Когда товары нужно перенести из другой базы 1С, а не из прайса, Excel — не лучший вариант. Структура справочника, группы, характеристики и единицы переедут корректнее через обмен данными.

Синхронизация данных (EnterpriseData). Это основной механизм обмена между типовыми конфигурациями. Настраивается в разделе НСИ и администрирование → Синхронизация данных. Вы выбираете, какими объектами и за какой период обмениваться; номенклатура со справочниками-зависимостями переносится по правилам, зашитым в конфигурацию. Подходит для связки «УТ ↔ Бухгалтерия», «УТ ↔ УНФ» и обмена между двумя базами УТ.

Универсальный обмен данными в формате XML. Более гибкий, но и более трудоёмкий путь: обмен идёт по правилам конвертации, которые вы готовите под конкретную пару конфигураций. Сначала из базы-источника выгружается файл XML, затем он загружается в приёмник. Этот способ оправдан, когда типовой синхронизации между вашими базами нет или нужно перенести нестандартный набор данных.

Для разовой выгрузки всего справочника «один в один» между идентичными базами годится служебная выгрузка и загрузка данных XML — она переносит объекты без преобразования, но требует совпадения конфигураций приёмника и источника.

При любом обмене обращайте внимание на направление и объём первой выгрузки. Первый сеанс обычно переносит данные полностью, последующие — только изменения с прошлого обмена. Если справочник большой, первую синхронизацию запускайте в нерабочее время: она создаёт в приёмнике не только карточки, но и связанные объекты — единицы измерения, виды номенклатуры, папки, — и на тысячах позиций идёт заметно дольше обычного обмена.

Загрузка цен и остатков после импорта карточек

Механизм загрузки из файла создаёт карточки, но не делает движений по регистрам. Цены и складские остатки заводятся отдельными документами — это нормально и правильно: так учёт остаётся прозрачным.

Цены. Виды цен (в УТ это именно «Виды цен», а не «Типы цен») настраиваются в разделе CRM и маркетинг. Там же создаётся документ установки цен номенклатуры: в него подбираются товары и проставляются значения по выбранному виду цен. Для массовой заливки цен из того же прайса удобно сначала загрузить товары, а затем заполнить документ цен подбором или вставкой из буфера.

Остатки. Для первичного ввода остатков по складу используйте помощник ввода начальных остатков: раздел НСИ и администрирование → Начальное заполнение. Он формирует документы ввода остатков в разрезе складов и, при необходимости, партий.

• 📥 Для разового старта базы — ввод начальных остатков .
• 📦 Для оприходования излишков в рабочей базе — документ оприходования товаров в разделе «Склад и доставка».

Если цены в прайсе заданы несколькими колонками (закупочная, розничная, оптовая), каждой колонке соответствует свой вид цен. Заведите виды цен заранее и заполняйте отдельный документ установки цен под каждый — так в карточке товара история цен останется читаемой, а не свалится в один вид. Валюту и признак «цена включает НДС» проверьте в настройках вида цен до первой заливки: переопределить их задним числом по уже введённым документам сложнее, чем задать правильно сразу.

Регулярная загрузка ассортимента

Разовый импорт из Excel на расписание штатно не ставится — встроенный механизм запускается руками. Если ассортимент обновляется часто, есть два рабочих подхода.

Синхронизация по расписанию. Если источник — другая база 1С или учётная система, настройте синхронизацию данных и задайте ей расписание в настройках обмена. Регламентное задание само запустит обмен, например ночью, и подтянет новые позиции без участия оператора.

Внешняя обработка на регламентном задании. Загрузку из файла, который поставщик кладёт в оговорённую папку, можно автоматизировать внешней обработкой, подключённой как дополнительная и назначенной на расписание. Это уже доработка — её делает специалист, но она закрывает сценарий «прайс поставщика → база без ручного импорта».

Для большинства же компаний хватает ручной загрузки из Excel раз в неделю или по приходу нового прайса — автоматизация оправдана при действительно высокой частоте обновлений.

Ошибки при загрузке и как их устранить

Почти все сбои импорта — это данные в файле или неверно выбранный ключ поиска. Разбор по симптомам:

Частые вопросы