Проверка дебиторской задолженности в 1С: отчёты и анализ

Быстрее всего дебиторку видно в Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту: берёте счёт расчётов с покупателями 62, формируете за период — и дебетовое сальдо на конец и есть долг покупателей перед вами. Если нужен не один счёт, а вся дебиторская задолженность целиком, смотрите дебетовые остатки по счетам 62, 60.02, 76, 71 и 73 сразу.

Разберём по шагам: где смотреть общую сумму, как развернуть её до конкретного контрагента, договора и накладной, и как отделить просроченные долги от текущих. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 8.3, в УТ и ERP отчёты называются так же, отличается только раздел меню.

Что относится к дебиторской задолженности в 1С

Дебиторская задолженность — это то, что должны вам. В плане счетов она «живёт» как дебетовое сальдо на счетах расчётов:

• 💰 62.01 — долги покупателей за отгруженный товар, работы, услуги;
• 💳 60.02 — авансы, которые вы перечислили поставщикам (они ещё не закрыты поставкой);
• 📄 76.05, 76.09 — расчёты с прочими дебиторами;
• 🧾 71.01 — деньги, выданные подотчётнику и ещё не подтверждённые авансовым отчётом;
• 👤 73 — долги сотрудников (займы, возмещение ущерба).

Тот же счёт может показывать и дебиторку, и кредиторку одновременно — по разным контрагентам. Поэтому «свёрнутое» сальдо по счёту обманчиво: контрагент А должен вам, а вы должны контрагенту Б, и в итоге по счёту видна только разница. Чтобы увидеть реальную сумму дебиторки, остатки нужно смотреть развёрнуто — отдельно дебет, отдельно кредит.

Общая сумма через оборотно-сальдовую ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счёту — главный отчёт, с которого стоит начинать.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Выберите счёт — например 62, задайте период.
3. Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Контрагенты» и «Договоры».
4. На вкладке «Показатели» включите вывод по БУ; при необходимости — валютную сумму.
5. Сформируйте отчёт.

Колонка «Сальдо на конец периода», графа Дебет — это и есть дебиторская задолженность на выбранную дату, с расшифровкой по каждому покупателю.

Чтобы одним взглядом охватить всю дебиторку по организации, постройте общую ОСВ: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость (без слова «по счёту»). Там видны дебетовые остатки сразу по всем счетам расчётов — 62, 60, 76, 71, 73. Не забудьте про развёрнутое сальдо в настройках, иначе по счёту 60 вы увидите только разницу между авансами и долгами поставщикам.

Долги в разрезе контрагентов и договоров

ОСВ дала суммы, но не всегда понятно, из-за чего долг «завис». Чтобы увидеть расчёты в разрезе партнёра, используйте «Анализ субконто».

1. Отчёты → Анализ субконто.
2. Вид субконто — «Контрагенты» (при необходимости добавьте «Договоры»).
3. В отборе укажите нужного контрагента или оставьте всех.
4. Сформируйте.

Отчёт соберёт по выбранному контрагенту все счета сразу: и 62, и 60, и 76. Это удобно перед актом сверки — видно полную картину взаиморасчётов, а не кусок по одному счёту.

В 1С:Бухгалтерии есть и готовый управленческий отчёт — в разделе «Руководителю» пункты «Долги покупателей» и «Долги поставщикам». Они дают ту же дебиторку в наглядном виде: топ должников, динамику, диаграммы. Если такого раздела в вашем интерфейсе нет, его включают в настройке панели разделов; все те же данные берутся из ОСВ.

Отдельно стоит развести счёт 62.01 и счёт 62.02. На 62.01 висит долг покупателя за отгрузку — это дебиторка. На 62.02 лежат авансы, полученные от покупателей, — это уже кредиторка (вы должны отгрузить). Один и тот же покупатель может одновременно числиться на обоих субсчетах: по одному договору он должен вам, по другому заплатил вперёд. Поэтому для «чистой» дебиторки покупателей смотрите именно дебет 62.01, а не свёрнутый остаток по счёту 62.

Когда сумма спорная и нужно подтверждение от контрагента, оформляйте документ «Акт сверки расчётов» (раздел Продажи или Покупки → Акты сверки расчётов). Он собирает обороты по контрагенту за период на основании тех же данных учёта, печатается в двух экземплярах и служит основанием, если долг придётся взыскивать. Акт сверки — не отчёт, а документ: его можно сохранить, отправить партнёру и зафиксировать согласованное сальдо.

Расшифровка до конкретного документа

Когда нужно понять, из чего сложился долг контрагента — какие накладные оплачены, какие нет, — разворачивайте карточку счёта.

1. Отчёты → Карточка счёта.
2. Счёт 62.01, период, в отборе — контрагент и договор.
3. Сформируйте.

Карточка покажет каждое движение по этому контрагенту построчно: реализация увеличила дебет, поступление оплаты — кредит, а крайняя строка «Сальдо» показывает остаток долга после каждой операции. Так видно, какая именно реализация осталась неоплаченной.

Ещё быстрее — двойной клик по сумме прямо в ОСВ или в «Анализе субконто». 1С предложит расшифровку, выбираете «Карточка счёта» или «Карточка субконто» — и проваливаетесь от итога к документам, не открывая отчёт заново.

Гибкий срез через универсальный отчёт

Стандартные отчёты группируют по счёту, контрагенту и договору. Если нужен нестандартный разрез — по ответственному менеджеру, по виду деятельности, по сроку возникновения — берите универсальный отчёт.

1. Отчёты → Универсальный отчёт.
2. Тип источника — «Регистр накопления», регистр — «Расчёты с контрагентами» (или «Взаиморасчёты с контрагентами» в зависимости от конфигурации).
3. В настройках задайте группировки (контрагент, договор, документ расчётов) и отборы.
4. Сформируйте.

Универсальный отчёт тянет данные из регистров, а не только из бухгалтерских проводок, поэтому им удобно проверять «управленческую» дебиторку и ловить расхождения между регистром и счётом. Для разовой задачи он гибче, чем ОСВ, но требует понимания, какой регистр хранит нужные данные.

Как отделить просроченную задолженность

Общая сумма дебиторки мало что говорит, пока вы не понимаете, какая часть просрочена. В 1С срок долга определяется по сроку оплаты из договора или из документа реализации.

Чтобы просрочка считалась корректно:

• в договоре или в счёте должен быть заполнен срок оплаты (количество дней или конкретная дата);
• тогда отчёты по долгам умеют группировать задолженность по интервалам: текущая, до 30 дней, 30–60, свыше 90 и т. д.

В разделе «Руководителю» → «Долги покупателей» есть разбивка по срокам прямо в отчёте. Если срок оплаты нигде не задан, вся задолженность попадёт в «текущую», и просрочку вы не увидите — это самая частая причина, почему «долг висит, а отчёт молчит».

Для контроля динамики полезно сравнивать дебиторку на две даты — начало и конец месяца. Рост дебетового сальдо при неизменной выручке означает, что оплаты стали поступать медленнее. Такой срез удобно строить тем же универсальным отчётом с группировкой по периодам или сравнением двух ОСВ. Отдельный сигнал — долги, которые не двигались несколько периодов подряд: по ним в карточке счёта не будет ни одной строки с оплатой, и именно они кандидаты в сомнительные.

Чек-лист перед закрытием периода:

Резервы по сомнительным долгам

Если дебиторка просрочена и есть риск, что её не вернут, по ней создаётся резерв по сомнительным долгам. В учёте он уменьшает прибыль и показывает задолженность в отчётности более достоверно.

В бухгалтерском учёте резерв обязателен для сомнительной задолженности (п. 70 Положения по ведению бухучёта, приказ Минфина № 34н). В налоговом учёте он доброволен и считается по правилам ст. 266 НК РФ: долг старше 90 дней резервируется полностью, 45–90 дней — наполовину.

Как это работает в 1С:Бухгалтерии:

1. В Главное → Учётная политика (и в настройках налогов) включите начисление резервов по сомнительным долгам.
2. В конце месяца резерв рассчитывается регламентной операцией в Операции → Закрытие месяца — пункт «Расчёт резервов по сомнительным долгам».
3. Программа сама анализирует дебиторку по счёту 62 и 76, сравнивает срок долга с датой оплаты и формирует проводку.

Безнадёжную задолженность (истёк срок исковой давности, должник ликвидирован) списывают на основании инвентаризации расчётов. В 1С её результат оформляется документами в разделе Операции, а сумму к списанию сверяют с данными ОСВ по счёту 62 и 76. Списание без инвентаризации и приказа руководителя налоговая снимет из расходов, поэтому порядок такой: сначала инвентаризация и акт, затем списание в учёте.

Частые вопросы