Как в 1С закрыть договор подряда с физлицом и ничего не забыть

С подрядчиком нельзя «уволиться» в кадровом смысле: договор подряда — это гражданско-правовой договор (ГПХ), а не трудовой. Нет приказа об увольнении, нет записи в трудовую книжку, нет компенсации за отпуск. Договор просто прекращается, когда работы приняты по акту и вознаграждение выплачено.

В 1С завершение договора подряда — это цепочка из четырёх звеньев: закрыть договор актом, начислить и выплатить вознаграждение, удержать НДФЛ и взносы, сдать отчётность. Ниже — порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, проводки и сроки, которые чаще всего пропускают.

Чем прекращение договора подряда отличается от увольнения сотрудника

Подрядчик не состоит в штате. Он не числится в кадровых документах как работник, поэтому в 1С его увольнение не оформляется документом Увольнение.

Сравните, что происходит в двух случаях:

Главное отличие практическое: у штатника дату увольнения вы вводите вручную, а у подрядчика «датой окончания» выступает дата, когда вы приняли результат работ. Пока акт не подписан, договор считается действующим, даже если фактически исполнитель всё сдал.

Что проверить в 1С перед закрытием договора

Перед тем как начислять последнее вознаграждение, откройте карточку договора и сверьте три вещи.

1. Включён ли учёт договоров ГПХ. В 1С:ЗУП это Настройка → Расчёт зарплаты, флажок о регистрации выплат по договорам гражданско-правового характера. В 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, раздел с видами начислений, где включается учёт договоров подряда. Без этого флажка документов договора в списке не будет.
2. Способ оплаты в договоре. В карточке договора есть переключатель: однократно в конце срока, ежемесячно или по актам выполненных работ. От него зависит, сколько раз программа начислит вознаграждение.
3. Статус физлица — резидент или нерезидент. От этого зависит ставка НДФЛ (13/15% против 30%). У нерезидента проверьте признак в карточке сотрудника до начисления, иначе налог посчитается неверно.

Карточки договоров ГПХ в 1С:ЗУП 3.1 лежат в разделе Зарплата → Договоры (в т. ч. авторские). В 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Договоры подряда.

Пошаговый порядок закрытия договора подряда

Алгоритм одинаков по смыслу в ЗУП и в Бухгалтерии, отличаются только названия разделов.

1. Подпишите акт сдачи-приёмки работ. Это документ-основание. Дата акта — фактическая дата прекращения договора.
2. Начислите вознаграждение. В 1С:ЗУП это делает документ начисления по договору (или общий документ Начисление зарплаты и взносов, если оплата ежемесячная). В 1С:Бухгалтерии вознаграждение начисляется в документе договора подряда при указании суммы за выполненные работы.
3. Проверьте НДФЛ. Программа сама рассчитает налог по дате получения дохода. Для ГПХ дата получения дохода — день выплаты, а не последний день месяца, как у зарплаты. Сверьте, что налог встал на дату выплаты.
4. Проверьте страховые взносы. Они начисляются на всю сумму вознаграждения (кроме компенсации фактических расходов исполнителя, если она прописана в договоре отдельной строкой).
5. Выплатите вознаграждение за вычетом НДФЛ. Через Ведомость в банк или Ведомость через кассу. Именно на дату этой выплаты удерживается налог.
6. Сдайте ЕФС-1 о прекращении договора. О сроке — в разделе про отчётность ниже.

Проводки по договору подряда: как это отражается в учёте

В 1С расчёты с подрядчиком-физлицом идут не через счёт 70, а через счёт 76.10 «Расчёты с прочими физическими лицами». Счёт затрат выбирается по тому, для чего выполнялись работы.

Счёт затрат зависит от характера работ: 20 — если подрядчик выполнял работы основного производства, 26 — административные или управленческие, 44 — работы для торговой деятельности, 08 — если результат формирует стоимость внеоборотного актива (например, монтаж оборудования).

НДФЛ и страховые взносы: что проверит ФНС

Выплаты по договору подряда облагаются иначе, чем кажется на первый взгляд. Организация-заказчик выступает налоговым агентом и плательщиком взносов.

НДФЛ. Удерживается в день выплаты вознаграждения. Ставка — 13% (15% с суммы свыше порога по прогрессивной шкале) для резидента, 30% для нерезидента. Если подрядчик — самозанятый или ИП, НДФЛ и взносы не начисляются: налоги он платит сам, а у вас на руках должен быть чек из «Моего налога» или статус ИП.

Отдельный момент — аванс. Если по договору подряда выплачивается аванс до подписания акта, НДФЛ с него удерживается уже в момент выплаты аванса, а не при окончательном расчёте. В 1С это учитывается автоматически при проведении ведомости, но сумму аванса нужно провести именно как выплату по договору ГПХ, а не как обычный аванс сотруднику, иначе налог не рассчитается.

Страховые взносы. С 2023 года вознаграждение по ГПХ входит в базу для взносов по единому тарифу — пенсионные, медицинские и на случай временной нетрудоспособности. До 2023 года взносы на нетрудоспособность по ГПХ не начислялись, и это до сих пор частая ошибка «по памяти».

Что важно по взносам:

• 💰 Единый тариф — 30% в пределах предельной базы и 15,1% с суммы сверх базы.
• 🏢 Субъекты МСП применяют пониженный тариф к части выплат за месяц сверх установленного порога (в размере полутора МРОТ).
• ⚙️ Взносы на травматизм начисляются, только если это прямо указано в договоре подряда. По умолчанию их нет.

Отчётность после окончания договора с подрядчиком

Здесь кроется самый дорогой по штрафам момент. О начале и прекращении договора ГПХ нужно отчитаться в СФР практически сразу.

Разберём, что попадает в каждый отчёт.

ЕФС-1, подраздел 1.1. Сведения о заключении и о прекращении договора ГПХ подаются по тем же правилам, что и о приёме-увольнении штатника: отдельным мероприятием, не позднее рабочего дня, следующего за событием. В 1С отчёт формируется в разделе отчётности в СФР; программа подтягивает подрядчиков с зарегистрированной датой окончания договора.

6-НДФЛ. Вознаграждение и удержанный налог попадают в расчёт за квартал выплаты. Доход отражается по дате фактической выплаты, поэтому работы, сданные в марте, но оплаченные в апреле, уйдут в отчётность за полугодие, а не за I квартал.

РСВ и персонифицированные сведения. В них попадают начисленные взносы и сумма выплаты. Подрядчик должен быть указан с признаком застрахованного лица по соответствующим видам страхования.

Ошибки, из-за которых доначисляют и штрафуют

Эти промахи всплывают на камеральных проверках и при сверке с СФР.

• ❌ Не подали ЕФС-1 о прекращении в срок. Однодневный срок легко пропустить — штраф назначается за каждое застрахованное лицо, по которому сведения поданы с опозданием.
• ❌ Не начислили взносы на нетрудоспособность. Работают по старому правилу «до 2023 года». Сейчас ВНиМ по ГПХ обязателен.
• ❌ Поставили НДФЛ на конец месяца. Для ГПХ дата дохода — день выплаты. Если в учёте налог «завис» на последнем числе месяца, 6-НДФЛ разойдётся с фактом.
• ❌ Переквалификация в трудовые отношения. Если договор подряда де-факто регулярный, с фиксированной ежемесячной суммой и рабочим графиком, ФНС и СФР могут признать его трудовым — с доначислением отпускных, взносов и штрафов.
• ❌ Нет акта. Без акта сдачи-приёмки расход не подтверждён, и инспекция снимет вознаграждение из затрат по налогу на прибыль.

Настройка 1С, чтобы учёт договоров ГПХ шёл без ручной правки

Если подрядчиков у вас несколько или договоры заключаются регулярно, разовая настройка избавит от ручных корректировок при каждом закрытии.

Включите функциональность один раз. В 1С:ЗУП 3.1 флажок о регистрации выплат по ГПХ находится в Настройка → Расчёт зарплаты. После включения в разделе Зарплата появляется список договоров и отдельные документы начисления. В 1С:Бухгалтерии 3.0 аналогичная настройка — в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, в блоке видов начислений.

Задайте способ оплаты в карточке договора заранее. Если выбрать «ежемесячно», программа сама будет начислять вознаграждение в документе Начисление зарплаты и взносов каждый месяц до даты окончания — вручную создавать начисление не придётся. Для разовой работы выбирайте «однократно в конце срока»: начисление появится один раз, в месяце закрытия.

Проверьте счёт учёта затрат в настройках. Чтобы вознаграждение подрядчика не приходилось каждый раз переносить вручную с одного счёта на другой, укажите способ отражения расходов в самой карточке договора или в настройках начисления. Тогда проводка Дт 20/26/44 Кт 76.10 сформируется сразу верно.

Контролируйте дату окончания. Именно по заполненной дате окончания договора программа включает подрядчика в ЕФС-1 о прекращении и перестаёт начислять ему вознаграждение в следующих месяцах. Пустая дата окончания — частая причина того, что договор «тянется» в начислениях и отчёт в СФР не формируется.

Частые вопросы