Как уволить сотрудника по сокращению штата в 1С ЗУП 3.1

Увольнение по сокращению в 1С ЗУП 3.1 оформляют документом «Увольнение» в разделе Кадры → Увольнения с основанием «сокращение штата работников организации» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но сам документ — это финал. До него работник должен быть уведомлён под роспись не менее чем за два месяца, а в программе — начислены выходное пособие, компенсация за отпуск и, позже, сохраняемый средний заработок за второй месяц.

Сокращение отличается от увольнения по собственному желанию тем, что здесь две «волны» выплат. Первую считают в день увольнения: зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие за первый месяц. Вторую — спустя месяцы, если человек не нашёл работу. ЗУП разводит их по разным документам, и это главная развилка, где путаются.

Ниже — весь маршрут от уведомления до сдачи ЕФС-1: что настроить, какой документ открыть, как программа посчитает суммы и что из этого попадёт в НДФЛ и взносы.

Что сделать за два месяца до даты увольнения

Сокращение — процедура со сроками, и ЗУП их не контролирует. Кадровую часть ведёте вне программы, а в неё заносите только результат. Пропустите срок уведомления — увольнение оспорят в суде, и никакие настройки это не исправят.

Ключевые сроки и действия:

• 📄 Приказ о сокращении и новое штатное расписание — фиксируют, какие должности выводятся.
• ✉️ Персональное уведомление работника под роспись — не менее чем за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).
• 🏢 Уведомление службы занятости (ЦЗН) — тоже не менее чем за 2 месяца, а при массовом сокращении — за 3 месяца.
• 👥 Уведомление профсоюза, если он есть (ст. 82 ТК РФ).
• 📋 Предложение имеющихся вакансий — письменно, в течение всего срока предупреждения.

В самой программе подготовка минимальна. Проверьте, что сотруднику закрыты все кадровые документы (отпуска, больничные), а в учётной политике по зарплате включён нужный функционал — обычно начисления «Выходное пособие» и «Сохраняемый заработок на время трудоустройства» в типовой ЗУП 3.1 доступны без дополнительных галочек. Если в списке начислений их нет, откройте Настройка → Начисления и проверьте предопределённые виды расчёта.

Документ «Увольнение»: основание и дата

Основной документ — Кадры → Увольнения (или Зарплата → Увольнения), кнопка «Создать». Выберите сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день.

На вкладке «Условия увольнения» в поле основания выберите формулировку про сокращение штата. В типовой базе это готовый пункт со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — не вписывайте текст вручную, выберите из списка, иначе статья не подтянется в печатную форму приказа и в сведения о трудовой деятельности.

Здесь же программа определит:

• 📅 количество дней неиспользованного отпуска (или перебор, если отпуск отгулян авансом);
• 💰 необходимость компенсации или удержания за отпуск;
• 🧾 состав выплат в окончательном расчёте.

Печатную форму приказа (унифицированная Т-8) выводят кнопкой «Печать» прямо из документа. Записку-расчёт с суммами — оттуда же.

Какие выплаты программа начислит при сокращении

В день увольнения сотрудник получает несколько сумм. ЗУП собирает их в документе «Увольнение» на вкладках начислений и компенсаций:

Компенсацию за отпуск программа считает сама: исходя из отработанного стажа и остатка дней. Проверьте среднедневной заработок — он рассчитывается по доходам за 12 месяцев, предшествующих увольнению. Прикинуть сумму заранее удобно калькулятором:

Выходное пособие за первый месяц — это средний месячный заработок. В ЗУП он выделен отдельным видом начисления и попадает в документ увольнения (или в отдельный документ выплаты пособия, если так настроено в базе). Считается по среднему за 12 месяцев, но по правилам среднего заработка, а не среднего для отпускных — база берётся за рабочие дни расчётного периода.

Не путайте два «средних»: для отпускных — среднедневной за календарные дни, для выходного пособия — средний за рабочие дни. Программа применяет правильный алгоритм автоматически, но при ручной корректировке легко подставить не то число.

Сохраняемый заработок за второй и третий месяц

Это вторая волна выплат, и её часто забывают. Выходное пособие покрывает первый месяц после увольнения. Если за второй месяц человек не трудоустроился, он приносит заявление и трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) — и ему положен средний заработок за второй месяц за вычетом уже выплаченного пособия.

Третий месяц оплачивают только по решению службы занятости, если человек встал на учёт в течение 14 рабочих дней после увольнения и не был трудоустроен.

В ЗУП эти суммы вносят отдельным документом уже после даты увольнения — через начисление «Сохраняемый заработок на время трудоустройства при увольнении». Искать его удобнее через меню Зарплата → Все начисления или по кнопке создания разовых начислений. В документе увольнения этих сумм нет и быть не может — на тот момент ещё неизвестно, понадобятся ли они.

С 2023 года работодатель вправе единовременно выплатить компенсацию за второй и третий месяцы вместо ожидания — это оформляют тем же начислением, просто за два периода сразу.

НДФЛ и страховые взносы с выплат

Здесь главная льгота сокращения. Выходное пособие и сохраняемый средний заработок не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Это прямо прописано в ст. 217 НК РФ и в главе о взносах.

Что это значит на практике:

• 🟢 Выходное пособие и средний заработок — в пределах лимита проходят мимо НДФЛ и взносов. Превышение облагается на общих основаниях.
• 🔴 Компенсация за неиспользованный отпуск — облагается НДФЛ и взносами полностью, льгота на неё не распространяется.
• 🔴 Зарплата за отработанное — облагается как обычно.

ЗУП применяет лимит сама: выходное пособие заведено как необлагаемый вид дохода, и в расчёт НДФЛ попадёт только сумма сверх трёх средних заработков. Проверьте это на вкладке НДФЛ в документе — там видно, какая часть обложена.

Простой пример. Средний месячный заработок сотрудника — 60 000 ₽. Трёхкратный лимит — 180 000 ₽. За первый месяц ему платят выходное пособие 60 000 ₽, за второй и третий (не трудоустроился) — ещё по 60 000 ₽, итого 180 000 ₽. Вся сумма укладывается в лимит, НДФЛ и взносов нет. Если бы заработок составлял, допустим, 70 000 ₽ в месяц, три выплаты дали бы 210 000 ₽, а лимит — 210 000 ₽ тоже совпал бы: сравнивают именно с трёхкратным средним этого же работника, а не с какой-то фиксированной суммой. Превышение возникло бы только при дополнительных выплатах сверх трёх средних заработков.

В бухгалтерском и налоговом учёте организации выплаты при сокращении — это расходы на оплату труда. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проводки формируются по способу отражения, заданному для сотрудника или подразделения: начисления идут в дебет счетов затрат (20, 26, 44 и т. п.) в корреспонденции с кредитом счёта 70, НДФЛ — на счёт 68.01, взносы — на счёт 69. Отдельной «ручной» проводки сокращение не требует: всё отразится штатным документом отражения зарплаты в учёте.

Отчётность и справки после увольнения

Увольнение по сокращению тянет за собой несколько отчётных действий. Сроки сжатые, особенно по кадровой отчётности.

ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) — сведения о трудовой деятельности с мероприятием «Увольнение». Сдают в Социальный фонд (СФР; до 2023 года — ПФР и ФСС) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В ЗУП отчёт формируется в рабочем месте Кадры → Электронные трудовые книжки или через Отчётность, справки → 1С-Отчётность.

Остальные отчёты сдают в обычные сроки, уже с учётом выплат уволенному:

• 📊 6-НДФЛ — удержанный налог с зарплаты и компенсации отпуска за квартал.
• 📊 РСВ и персонифицированные сведения — начисления и взносы.
• 📊 ЕФС-1, подраздел 1.2 (по итогам года) — если были периоды, влияющие на стаж.

При увольнении сотруднику выдают комплект сведений о заработке и стаже. Прежняя справка по форме 182н для расчёта пособий отменена с 2023 года — вместо неё данные о заработке ФСС/СФР получает из отчётности. По письменному заявлению работнику выдают справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ), выписки из разделов персонифицированной отчётности и выписку из ЕФС-1. В ЗУП эти справки собраны в разделе Отчётность, справки → Справки сотрудникам (название пункта может отличаться между релизами).

Частые ошибки при оформлении сокращения

Ошибки здесь делятся на кадровые (срывают сроки) и расчётные (искажают суммы). Самые дорогие — первые: их не исправить настройками.

Отдельно проверяйте преимущественное право на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ): при равной производительности сохраняют работу за семейными, единственными кормильцами и другими защищёнными категориями. ЗУП это не отслеживает — решение принимает комиссия, а в программу попадает уже итог.

Частые вопросы