Сколько человек работает в организации: считаем численность по данным ЗУП 3.1

Быстрее всего посмотреть количество сотрудников в 1С ЗУП 3.1 через Кадры → Кадровые отчеты → Списки сотрудников: укажите организацию и дату, сформируйте отчёт — строки и есть работающие на эту дату люди. Для отчётности нужна другая цифра — среднесписочная численность, для неё в том же разделе есть отдельный отчёт.

Главная ловушка: «количество сотрудников» в ЗУП бывает минимум трёх видов. Одно и то же физическое лицо может быть двумя сотрудниками (основное место плюс внутреннее совместительство), а исполнитель по договору ГПХ есть в справочнике, но в штат не входит. Поэтому сначала решите, какая цифра нужна, а потом выбирайте отчёт.

Какое количество сотрудников вам нужно

Директор спрашивает «сколько у нас людей», статистика — «среднесписочную», кадровик сверяет занятые ставки. Это разные числа, и в 1С ЗУП их берут из разных мест.

💡 Если цифру просит руководитель «для себя», обычно подходит списочная численность на сегодня без внутренних совместителей. Если цифра идёт в РСВ или статистическую форму — только среднесписочная.

Отчёт «Списки сотрудников»: сколько человек работает на дату

Это основной способ посмотреть количество сотрудников в 1С ЗУП. Отчёт берёт данные из кадровых документов, поэтому показывает реальный штат на выбранный день, а не всё, что лежит в справочнике.

Как сформировать

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. В группе списков выберите «Списки сотрудников». Если не видите его сразу — наберите «Списки» в строке поиска панели отчётов.
3. Укажите организацию. Если организаций несколько, а нужна общая цифра — оставьте поле пустым.
4. Задайте дату, на которую считаете. По умолчанию стоит текущая.
5. Нажмите «Сформировать».

У отчёта несколько вариантов: обычный список, список по подразделениям, дни рождения и другие. Переключаются они кнопкой выбора варианта на панели отчёта. Для подсчёта удобнее вариант с группировкой по подразделениям: видно, где сколько человек.

Как получить именно число

Отчёт выводит людей построчно. Чтобы не считать глазами:

• 🔢 выделите мышью колонку с ФИО — в сформированном отчёте платформа умеет показывать сумму и количество выделенных ячеек — проверьте поле расчёта на панели табличного документа;
• 📊 в настройках отчёта (кнопка «Настроить…», расширенный режим) добавьте группировку по организации или подразделению — в итогах появится количество записей;
• 📋 скопируйте результат в Excel и посмотрите номер последней строки.

Отборы, которые меняют цифру

В настройках отчёта есть отбор по виду занятости. Вариантов три: основное место работы, внешнее совместительство, внутреннее совместительство.

• Нужны физические лица — исключите внутреннее совместительство. Иначе человек на полторы ставки, оформленный двумя трудовыми договорами, посчитается дважды.
• Нужен штат с внешними совместителями — оставьте основное место и внешнее совместительство.
• Нужен только основной персонал — оставьте одно «Основное место работы».

Штатное расписание и штатная расстановка: ставки против людей

Если в ЗУП включено ведение штатного расписания (Настройка → Кадровый учет), можно посчитать численность «от ставок». Это полезно, когда нужно сравнить план и факт: сколько людей должно работать по штату и сколько работает на самом деле.

Где смотреть

• Кадры → Штатное расписание — список позиций с количеством ставок по каждой. Сумма ставок — плановая численность.
• Кадры → Кадровые отчеты → Штатная расстановка — кто занимает каждую позицию на дату и какие ставки свободны.

Чем ставки отличаются от людей

Отсюда правило: штатное расписание отвечает на вопрос «сколько единиц укомплектовано», а не «сколько человек работает». Для численности в людях вернитесь к отчёту «Списки сотрудников».

💡 Если в штатной расстановке видно больше занятых ставок, чем по штату, — где-то приём оформлен без привязки к позиции или с неверным количеством ставок. Проверьте кадровые документы этих сотрудников.

Среднесписочная численность сотрудников для отчётности

Среднесписочная численность (ССЧ) нужна для РСВ (показатель указывают на титульном листе), для статистических форм Росстата и для проверки критериев малого предприятия. Считать её вручную по спискам не нужно: в ЗУП 3.1 есть отдельный отчёт.

Для статуса субъекта МСП важна именно ССЧ за предыдущий календарный год. Ориентиры по численности:

Если годовая ССЧ из ЗУП близка к границе категории, пересчитайте её особенно внимательно: одна неучтённая «декретница» может перевести организацию в другую группу.

Как сформировать отчёт

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите «Среднесписочная численность».
3. Укажите организацию и период: месяц, квартал или год.
4. Сформируйте отчёт. Программа покажет ССЧ по месяцам и итог за период.

Как программа считает и как проверить

Принцип расчёта задан методикой Росстата:

• за каждый календарный день берут списочную численность;
• в выходные и праздники — численность предыдущего рабочего дня;
• сумму делят на число календарных дней месяца;
• годовая ССЧ — сумма месячных, делённая на 12.

Пример. В сентябре (30 дней) 20 дней в штате было 10 человек, а с 21-го числа — 12.

(10 × 20 + 12 × 10) / 30 = (200 + 120) / 30 = 10,67

В РСВ показатель указывают в целых единицах, то есть 11.

Кого не включают в среднесписочную

• 🤱 работниц в отпуске по беременности и родам и сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком (если они не работают на условиях неполного времени);
• 🔁 внешних совместителей — их учитывают отдельно, в средней численности;
• 📄 исполнителей по договорам ГПХ;
• ⏱ сотрудников на неполном рабочем времени считают не целыми единицами, а пропорционально отработанному.

Пример по неполному времени: сотрудник на 4 часа при 8-часовом дне отработал 20 дней в месяце с 21 рабочим днём. 4 × 20 = 80 часов, 80 / 8 = 10 человеко-дней, 10 / 21 = 0,48 — столько он даст в ССЧ за месяц.

Проверка через кадровые документы: приёмы и увольнения

Когда цифра из отчёта вызывает сомнения, её проверяют через движение кадров. Формула простая: численность на начало периода плюс принятые минус уволенные равна численности на конец.

Как посчитать движение за период

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Установите период (например, с 1 января по 31 марта).
3. Отберите список по типу документа: сначала приёмы, потом увольнения.
4. Посчитайте строки: выделите колонку или используйте Ещё → Вывести список… — откроется табличный документ, где количество строк видно сразу.
5. Сформируйте «Списки сотрудников» на начало и на конец периода и сравните.

Пример сверки:

Расхождение в одного человека значит, что какой-то документ выпадает из журнала. Типичные причины ниже, в разделе про ошибки.

Что учесть при сверке

• 📑 Групповые документы («Прием на работу списком», «Увольнение списком») — одна строка журнала, но несколько человек. Открывайте и считайте по табличной части.
• 🔄 Кадровый перевод из одной организации в другую оформляется увольнением и приёмом. В разрезе организаций человек уйдёт и придёт, в целом по группе — нет.
• 📅 Увольнение датой 31 марта: сотрудник числится в штате в последний рабочий день. На 31 марта отчёт его покажет, на 1 апреля — уже нет.

Совместители и договоры ГПХ: считать или нет

Это самый спорный пункт: в разговорах «сотрудник» означает любого, кто получает деньги, а в учёте — только того, с кем заключён трудовой договор.

Внешние совместители

Оформлены документом «Прием на работу» с видом занятости «Внешнее совместительство». В отчёте «Списки сотрудников» видны, если не отключить их отбором. В среднесписочную численность не входят, их показывают отдельно — в средней численности для статистических форм.

Внутренние совместители

С точки зрения ЗУП это отдельный сотрудник с собственной карточкой, но с тем же физическим лицом. Для подсчёта людей их исключают, для подсчёта занятых ставок — оставляют. В ССЧ такой человек учитывается один раз, по основному месту.

Исполнители по договорам ГПХ

В ЗУП 3.1 договор оформляют документом в разделе Зарплата — откройте список договоров (работы, услуги). Исполнитель получает карточку в справочнике сотрудников, но приёма на работу у него нет, поэтому в кадровые отчёты он не попадает.

Чтобы узнать, сколько исполнителей работает по ГПХ:

1. Откройте список договоров в разделе Зарплата.
2. Отберите договоры, действующие в нужном периоде (по датам начала и окончания).
3. Посчитайте уникальных исполнителей: один человек может иметь несколько договоров.

Почему численность в отчётах не сходится

Цифры в разных отчётах расходятся не из-за сбоя программы, а из-за данных. Ниже — то, что чаще всего ломает подсчёт.

Документ не проведён

Записанный, но не проведённый приём или увольнение кадровые отчёты не видят. Проверьте журнал Кадры → Приемы, переводы, увольнения: непроведённые документы отображаются без отметки проведения. Если документ верный — проведите его.

Отчёт сформирован не на ту дату

«Списки сотрудников» по умолчанию берёт текущую дату. Если сверяете с отчётностью за прошлый месяц, а дату не поменяли, увидите людей, принятых уже после отчётного периода.

Не та организация

В базе с несколькими организациями и обособленными подразделениями легко сформировать отчёт по головной и забыть про филиал. Или наоборот: оставить поле организации пустым и получить общую цифру по группе.

Двойной учёт одного человека

Внутренний совместитель или сотрудник, которого уволили и приняли снова в другую организацию той же базы, даёт две записи. При подсчёте людей отберите основное место работы.

Отпуск по уходу за ребёнком не оформлен

Сотрудница фактически в отпуске по уходу, а документа в базе нет. Списочную численность это не меняет, а среднесписочную завышает.

Карточки без приёма

Справочник сотрудников разрастается за счёт карточек, созданных «на будущее», и исполнителей ГПХ. Поэтому цифра из справочника почти всегда больше, чем из отчётов. Считайте только по отчётам.

Частые вопросы