Возврат НДФЛ работнику и зачёт переплаты в бюджет: что делает бухгалтер в 1С

Возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику оформляется документом Возврат НДФЛ в разделе Налоги и взносы (1С:ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры (1С:Бухгалтерия 3.0). Сам документ бухгалтерских проводок не делает — он фиксирует сумму возвращённого налога в регистрах НДФЛ, а деньги работник получает ведомостью на выплату.

Это первое, что нужно разделить: «вернуть НДФЛ» в 1С означает две совершенно разные задачи. Одна — отдать работнику налог, который с него удержали лишним (статья 231 НК РФ). Вторая — распорядиться переплатой организации как налогового агента: зачесть или вернуть сумму с единого налогового счёта. Декларация 3-НДФЛ — это уже третья история, её физлицо подаёт за себя, в учётной базе организации её не формируют.

Разберём каждый случай по порядку: от проверки остатков до строк в 6-НДФЛ.

С чего возникает переплата по НДФЛ

Отрицательный (излишне удержанный) НДФЛ почти всегда — результат пересчёта задним числом. Типичные причины:

• 👤 работник принёс заявление на стандартный, имущественный или социальный вычет в середине года, и вычет применяется с начала периода;
• 🌍 сотрудник стал налоговым резидентом РФ — ставку пересчитали с 30% на 13%;
• 🧮 исправили ошибку в доходе или в коде вычета прошлого месяца;
• 💸 сторнировали лишнее начисление (например, отпускные при отзыве из отпуска).

Во всех этих ситуациях программа заново считает налог за период и показывает, что удержано больше, чем исчислено. Разница и есть сумма к возврату.

Чтобы понять, какой именно сценарий у вас и что делать дальше, сверьтесь с деревом:

Что проверить до возврата: счёт 68.01 и регистры НДФЛ

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что переплата реально есть в учёте, а не только «на бумаге».

Шаг 1. Отчёт по НДФЛ. В 1С:ЗУП откройте Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». В колонках сравните исчислено / удержано / перечислено. Отрицательная сумма в графе «Осталось удержать» (или удержано больше исчисленного) — это и есть излишек.

Шаг 2. Остатки по счёту 68.01. В 1С:Бухгалтерии постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01 «Налог на доходы физических лиц» (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). В актуальных релизах счёт разбит на субсчета — начисленный налог и расчёты с бюджетом; смотрите итог по 68.01 в целом.

Важно понимать, что именно показывает сальдо:

Шаг 3. Заявление работника. Возврат излишне удержанного налога агент делает только на основании письменного заявления сотрудника с указанием его банковского счёта. Без заявления возврат оформлять нельзя — это прямое требование статьи 231 НК РФ.

Возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику

Порядок одинаков в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, отличается только раздел, где лежит документ.

1. Откройте журнал документов по НДФЛ: в ЗУП — Налоги и взносы → Возврат НДФЛ; в Бухгалтерии — раздел Зарплата и кадры, группа документов по НДФЛ.
2. Создайте документ Возврат НДФЛ. Укажите организацию, месяц налогового периода и сотрудника.
3. Нажмите заполнение сумм. Программа подтянет суммы излишне удержанного налога по месяцам — вручную их обычно вводить не нужно.
4. Проверьте дату возврата и укажите реквизиты счёта работника (их программа возьмёт из заявления или карточки сотрудника).
5. Проведите документ.

После проведения сумма возврата попадает в ведомость на выплату. В ЗУП это раздел Выплаты: создайте ведомость (в банк или на счёт), и строка с возвратом НДФЛ подтянется автоматически. В Бухгалтерии возврат включают в ближайшую выплату зарплаты или оформляют отдельным перечислением.

Короткий пример. Работник в марте принёс уведомление на имущественный вычет, вычет применили с начала года. За январь–февраль с его зарплаты 100 000 ₽ удержали НДФЛ 13% — это 13 000 ₽. После пересчёта налог за эти месяцы стал нулевым, и в расчётном листке появился излишне удержанный НДФЛ 13 000 ₽. Именно эту сумму программа поставит в документ Возврат НДФЛ, и её работник получит на счёт.

Возврат НДФЛ работнику делается строго в безналичной форме — переводом на счёт, указанный в заявлении. Через кассу возвращать налог нельзя.

Что касается проводок: документ Возврат НДФЛ сам по себе движений по счетам бухучёта не формирует, он работает только с регистрами налогового учёта по НДФЛ. Деньги работник получает ведомостью, которая даёт обычную проводку выплаты:

• Дт 70 Кт 51 — перечислен возврат НДФЛ сотруднику на его счёт.

Источник денег для возврата — предстоящие платежи НДФЛ по этому и другим работникам. Организация возвращает налог из своих средств, а затем на эту сумму уменьшает очередное перечисление в бюджет.

Когда налог возвращает бюджет, а не вы

Если удержанного НДФЛ по всем сотрудникам не хватает, чтобы вернуть излишек в трёхмесячный срок, агент сам обращается за возвратом в налоговую. С 2023 года это работает через единый налоговый счёт.

Логика такая:

• переплата организации формирует положительное сальдо ЕНС (счёт 68.90);
• этой суммой можно распорядиться двумя способами — зачесть в счёт других налогов или вернуть на расчётный счёт.

Оба заявления создаются в 1С в разделе Отчёты → 1С-Отчётность → Уведомления, сообщения и заявления:

1. Заявление о распоряжении путём зачёта — если переплату хотите направить на другой налог или на будущие платежи.
2. Заявление о распоряжении путём возврата — если нужны живые деньги на счёт.

Перед отправкой сверьте сальдо ЕНС: запросите в налоговой справку о сальдо (сервис доступен в 1С-Отчётности, группа сверок с бюджетом) или посмотрите в личном кабинете ФНС. Вернуть можно только сумму в пределах положительного сальдо.

Как возврат показать в 6-НДФЛ

Возвращённый агентом налог обязательно отражается в расчёте 6-НДФЛ — программа заполняет нужные поля сама, если документ Возврат НДФЛ проведён в том же периоде.

• В Разделе 1 попадает сумма налога, возвращённая за последние три месяца, с разбивкой по датам возврата.
• В Разделе 2 заполняется строка 190 «Сумма налога, возвращённая налоговым агентом» — нарастающим итогом с начала года.

Рядом в Разделе 2 стоит строка 180 — сумма излишне удержанного налога. Логика простая: пока вы налог не вернули, он висит в строке 180 как излишне удержанный; после проведения возврата сумма уходит в строку 190 как возвращённая. Если видите заполненную строку 180 на конец года — значит, по кому-то из сотрудников возврат так и не оформили.

Проверьте перед сдачей: сумма из строки 190 должна совпадать с суммой всех проведённых документов Возврат НДФЛ за период. Если возврат в учёте есть, а в 6-НДФЛ строка пустая — почти всегда дело в дате документа (попал в другой период) либо в том, что расчёт сформировали до проведения возврата.

Декларацию 3-НДФЛ с возвратом агента не путайте. 3-НДФЛ — это документ физического лица: по ней гражданин сам возвращает налог из бюджета по имущественному или социальному вычету. Её заполняют в программе «1С:Декларация» или в личном кабинете налогоплательщика, к учётной базе организации она отношения не имеет.

Частые ошибки при возврате НДФЛ

Ошибки здесь почти всегда приводят к расхождению в 6-НДФЛ, поэтому их проще не допустить.

• ❌ Вернули наличными из кассы. Налог возвращается только безналично. Выплата через кассу не считается законным возвратом.
• ❌ Не дождались заявления работника. Без письменного заявления с реквизитами счёта возврат оформлять нельзя, даже если излишек очевиден.
• ❌ Документ Возврат НДФЛ не проведён или проведён не тем месяцем. Тогда сумма не встанет в строку 190 расчёта и не уменьшит задолженность по налогу.
• ❌ Перепутали зачёт работнику и возврат из бюджета. Пока хватает предстоящих удержаний НДФЛ, в налоговую за возвратом обращаться не нужно — возврат идёт за счёт текущих платежей.
• ❌ Попытались вернуть НДФЛ, которого нет. Отрицательная сумма в расчётном листке могла закрыться удержанием следующего месяца. Сначала отчёт по НДФЛ, потом документ.

Настройки 1С, которые упрощают возврат

Несколько вещей стоит настроить один раз, чтобы возвраты не превращались в ручной разбор.

Актуальный релиз. Правила учёта НДФЛ и форма 6-НДФЛ за последние годы менялись не раз (ЕНС, двукратная уплата налога в месяц). Держите конфигурацию на свежем релизе — иначе документ Возврат НДФЛ и заполнение расчёта могут работать по устаревшим правилам.

Учётная политика по НДФЛ. Проверьте в настройках организации, что выбран корректный порядок учёта исчисленного и удержанного налога — от этого зависит, как программа видит излишек.

Реквизиты счёта в карточке сотрудника. Если банковский счёт работника внесён в его карточку, программа подставит его в документ возврата и в ведомость автоматически.

Регламентные проверки. Перед каждой сдачей 6-НДФЛ запускайте встроенную проверку расчёта (кнопка проверки контрольных соотношений в форме отчёта) — она ловит рассогласование удержанного, перечисленного и возвращённого налога до отправки в ФНС.

Частые вопросы