Как вести грузоперевозки в 1С: от путевого листа до акта

Грузоперевозки в 1С ведут в двух плоскостях. Путевые листы, нормы расхода топлива по каждой машине и история ремонтов живут в отраслевом решении 1С:Управление автотранспортом (УАТ). Деньги — выручка за перевозку, списание ГСМ, амортизация транспорта, услуги наёмных перевозчиков — проходят через 1С:Бухгалтерию 3.0 (БП 3.0).

Типовая БП 3.0 документа «Путевой лист » не содержит. Поэтому путевые листы либо печатают в УАТ, либо заполняют на бумаге, а в бухгалтерию попадает только итоговая цифра — сколько литров и на какую машину списать. Разберём обе части: как настроить справочники, чем оформить перевозку клиенту, как списать топливо и ремонт и как учесть транспорт, который вы наняли на стороне.

С чего начать: выбрать конфигурацию под автопарк

Сначала определитесь, что именно вы учитываете.

• 🚚 Перевозка — ваша услуга клиентам. Вы выставляете акты за доставку груза. Выручка идёт через Реализация (акты, накладные, УПД), себестоимость собирается на счёте 20.
• 📦 Доставка своих товаров покупателям. Транспорт обслуживает торговлю, расходы на него — это 44 счёт (расходы на продажу).
• 🏢 Служебный транспорт. Машины возят сотрудников и грузы для нужд офиса, ГСМ списывается на 26 счёт.

От этого зависит, на какой счёт затрат пойдут топливо, амортизация и зарплата водителей. Дальше инструкция — на примере транспортной компании, которая продаёт перевозку (счёт 20).

Прежде чем настраивать учёт топлива, решите, списываете вы ГСМ по фактическому расходу из путевых листов или по нормам. От этого зависит, сколько документов придётся вводить каждый месяц.

Справочники и настройки под грузоперевозки

Автопарк — это набор основных средств, а топливо и запчасти — материалы. Подготовьте справочники заранее, иначе при первом же документе придётся всё заводить на ходу.

1. Автомобили как ОС. Каждую машину примите к учёту документом ОС и НМА → Поступление оборудования и Принятие к учёту ОС. Срок полезного использования — по амортизационной группе грузовика.
2. Топливо. В справочнике Номенклатура заведите виды ГСМ (бензин АИ-92, ДТ) с видом номенклатуры «Материалы». Они будут учитываться на счёте 10.03 «Топливо».
3. Запчасти и расходники. Отдельная группа номенклатуры с учётом на счёте 10.05.
4. Услуги перевозки. Для выручки заведите номенклатуру с видом «Услуги» — например «Перевозка груза», «Подача транспорта».
5. Статьи затрат. В Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат проверьте статьи для ГСМ, ремонта, зарплаты водителей. Вид расхода для топлива и ремонта — «Материальные расходы» и «Прочие расходы».

Водителей заведите как сотрудников (если ведёте зарплату в этой же базе) и дополнительно — как физлиц, если выдаёте им деньги под отчёт на топливо.

Путевой лист и списание ГСМ

Путевой лист — первичный документ, который обосновывает расход топлива. Его обязательные реквизиты задаёт приказ Минтранса (действующая редакция): маршрут, показания одометра, время выезда и возвращения, отметка о медосмотре и техконтроле. Без корректного путевого листа налоговая снимет расходы на ГСМ.

В УАТ путевой лист — отдельный документ: выбираете машину и водителя, программа подставляет норму расхода, считает фактический и нормативный расход, остаток топлива в баке. Из путевого листа формируется движение по списанию ГСМ.

В типовой БП 3.0 путевого листа нет. Здесь порядок такой:

1. Собираете путевые листы за период (с бумаги или из УАТ) и считаете суммарный расход топлива по каждому виду ГСМ.
2. Вводите документ Склад → Требование-накладная.
3. На вкладке «Материалы» указываете ГСМ со счёта 10.03 и количество литров.
4. На вкладке «Счёт затрат» ставите 20 (или 26/44) и статью затрат «ГСМ».

Проводка списания: Дт 20 Кт 10.03 на стоимость израсходованного топлива.

Есть два подхода к списанию ГСМ, и они дают разную сумму в затратах:

• По факту из путевых листов. Списываете ровно столько, сколько по показаниям одометра и фактическому расходу прошло за рейсы. Точнее, но требует аккуратных путевых листов по каждой машине.
• По нормам. Берёте утверждённую норму расхода на 100 км, умножаете на пробег. Проще в учёте, но при завышенной норме часть расхода налоговая может оспорить.

Когда водитель заправляется по топливной карте или за наличные, сначала приходуете топливо на 10.03 (Поступление → Товары или Авансовый отчёт), и только потом списываете по путевым листам. Нельзя списать больше, чем оприходовано: отрицательного остатка топлива на складе быть не должно.

Если заправка идёт по топливным картам, поставщик в конце месяца даёт реестр заправок и накладную на фактически отгруженное топливо. Этот объём и приходуете на 10.03, а НДС по счёту-фактуре поставщика берёте к вычету.

Транспортная накладная, ТТН и акт на перевозку

Факт перевозки груза оформляют транспортной накладной. Её форма — в Правилах перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства № 2200). Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки и нужна и перевозчику, и грузоотправителю.

Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т (постановление Госкомстата № 78) применяется, когда вместе с перевозкой передаётся товар: товарный раздел — что везут, транспортный — как и кем. В 1С печатная форма 1-Т доступна из документа Реализация (акты, накладные) — кнопка Печать → «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».

Для выручки за саму услугу перевозки оформляете:

• Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги» — на стоимость перевозки;
• на основании реализации — Счёт-фактуру выданный, если вы на ОСНО.

Проводки по выручке от перевозки:

Себестоимость с 20 счёта на 90.02 закрывается документом Закрытие месяца — операцией «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26».

Если перевозок за месяц много и клиент один, удобнее собирать их в реестр и выставлять одну реализацию в конце месяца с приложением — перечнем рейсов. В 1С это обычная реализация услуги на итоговую сумму, а детализацию по рейсам прикладываете отдельным файлом или печатаете из УАТ. Для разовой перевозки — отдельный акт на каждый рейс.

Расходы на топливо, ремонт и запчасти

На счёте 20 транспортной компании собирается всё, что формирует себестоимость перевозки:

Ремонт силами стороннего сервиса проводите документом Покупки → Поступление (акты, накладные) с видом «Услуги». Если при ремонте меняли свои запчасти, их списываете отдельно Требованием-накладной.

Амортизацию грузовиков начисляет регламентная операция Закрытие месяца → Амортизация и износ ОС. Способ и срок задаются при принятии ОС к учёту: для машины, занятой в перевозках, амортизация идёт на тот же счёт 20. Транспортный налог по грузовикам считается по ставкам региона и мощности двигателя; в 1С его начисление оформляют регламентной операцией или ручной проводкой Дт 20 (26) Кт 68 по субсчёту транспортного налога, а декларацию по нему с 2021 года не сдают — ИФНС присылает сообщение об исчисленной сумме.

Когда перевозку выполняет наёмный транспорт

Часто своих машин не хватает, и часть рейсов отдают сторонним перевозчикам. Для вас это услуга, которую вы покупаете.

Оформляете документ Покупки → Поступление (акты, накладные) с видом операции «Услуги»:

• указываете контрагента-перевозчика и договор;
• номенклатуру-услугу «Транспортные услуги»;
• счёт затрат — тот же, куда идёт основная деятельность (20 — если перепродаёте перевозку клиенту, 44 — если везёте свой товар).

Проводки по наёмному транспорту:

Если перевозчик на УСН и счёт-фактуру не даёт, строки с НДС не будет — вся сумма идёт на счёт затрат.

Когда вы перевыставляете клиенту перевозку, которую фактически выполнил наёмник, выручку отражаете обычной реализацией услуги. Разница между тем, что получили от клиента, и тем, что заплатили перевозчику, и есть ваша маржа.

Отдельно стоит различать два юридических сценария, потому что от них зависит учёт:

• Договор перевозки. Вы — перевозчик, везёте груз сами или привлекаете субподрядчика, отвечаете за груз. Выручка — вся сумма от клиента, расходы на субподряд — ваши затраты на 20 счёте.
• Договор транспортной экспедиции. Вы организуете перевозку чужими силами и берёте только вознаграждение. Тогда в доход идёт не вся сумма от клиента, а только ваше вознаграждение, а оплату фактическому перевозчику проводите транзитом через счёт 76.

Перепутать их — частая причина завышения или занижения базы по налогу на прибыль и НДС. Смотрите, что написано в договоре с клиентом: «перевозка» или «организация перевозки (экспедирование)».

Отчёты для контроля автопарка

Проверять учёт грузоперевозок удобно через стандартные отчёты в разделе Отчёты:

• 💰 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 — остатки топлива по видам ГСМ. Если на складе минус — списали больше, чем оприходовали.
• 📊 ОСВ по счёту 20 — из чего сложилась себестоимость перевозок за месяц до её закрытия на 90.02.
• 🧾 Анализ счёта 62 — расчёты с заказчиками: кто сколько должен за перевозки.
• 📈 Отчёт по проводкам с отбором по статье затрат «ГСМ» — динамика расхода топлива по месяцам.

В УАТ есть специализированные отчёты по пробегу, расходу топлива в разрезе машин и водителей, план-фактный анализ норм. В типовой БП такой аналитики нет — там видно только суммарный расход в деньгах.

Для управленческого контроля заведите субконто или отдельные статьи затрат по направлениям (своя доставка / перевозка на продажу), чтобы в ОСВ по 20 счёту расходы делились по видам деятельности.

Частые ошибки учёта грузоперевозок

Ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке:

• ГСМ списывают без путевых листов. Налоговая снимет расходы: топливо без первички в затраты не идёт. Путевой лист (или сводная ведомость из УАТ) обязателен.
• Списали больше, чем купили. На счёте 10.03 образуется отрицательный остаток. Сначала поступление, потом списание — порядок важен.
• Перепутали счёт затрат. ГСМ служебной машины ушёл на 20 вместо 26, и себестоимость перевозок завышена. Проверяйте вид деятельности перед списанием.
• Ремонт-модернизацию списали на расходы сразу. Если работы продлили срок службы машины — это увеличение стоимости ОС, а не текущие затраты.
• НДС по наёмному перевозчику приняли без счёта-фактуры. У перевозчика на УСН вычета нет — вся сумма идёт в затраты.

Частые вопросы