Учёт нескольких организаций в одной программе 1С

Вести несколько фирм в 1С можно двумя путями: держать все организации в одной базе 1С:Бухгалтерии либо завести отдельную базу под каждое юрлицо. В версиях ПРОФ и КОРП число организаций в одной базе не ограничено — включаете учёт по нескольким организациям и работаете из одного окна. В базовой версии фирма только одна: для нескольких нужна минимум ПРОФ.

Выбор между единой и раздельными базами определяет всё остальное — как настраивать права, как проводить операции между своими же фирмами, как потом собирать данные вместе. Ниже — как это устроено на практике в 1С:Бухгалтерии 3.0 (БП 3.0), с точными путями меню и подводными камнями, о которых узнают уже после внедрения.

Единая база или отдельные: что выбрать под свой случай

Главная развилка. Единая база — это один файл (или одна серверная база), в котором заведены все ваши ООО и ИП. Раздельные базы — своя программа под каждую фирму, они не пересекаются.

Сравнение по тому, что реально чувствуется в работе:

Как включить учёт нескольких организаций и завести фирмы

По умолчанию в новой базе БП 3.0 поле выбора организации в документах скрыто — программа считает, что фирма одна. Включается многофирменный режим так:

1. Откройте Главное → Функциональность (раздел «Настройки»).
2. Перейдите на вкладку «Организации».
3. Поставьте флажок «Учёт по нескольким организациям».

После этого во всех списках и документах появится колонка и реквизит «Организация», а в шапке списков — отбор по организации.

Теперь заводим сами фирмы. Справочник открывается из Главное → Организации. По кнопке «Создать» выбираете тип — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — и заполняете реквизиты: ИНН, КПП, систему налогообложения, банковские счета. ИНН можно ввести, а остальное подтянуть автозаполнением по данным ФНС, если подключена интернет-поддержка.

Что заполняется отдельно по каждой фирме:

• 📄 Учётная политика — Главное → Учётная политика, с выбором организации вверху формы.
• 🏦 Банковские счета и кассы — привязаны к конкретной организации.
• 📝 Системы налогообложения и ставки — свои у каждой фирмы.
• ✍️ Ответственные лица (руководитель, главбух) — для подписей в отчётах и первичке.

Что в единой базе общее для всех фирм:

• 👥 Контрагенты — покупатели и поставщики заводятся один раз.
• 📦 Номенклатура — товары и услуги общие.
• 📊 Статьи затрат, статьи движения денег — общие классификаторы.

Чтобы не выбирать организацию в каждом документе руками, задайте основную. В единой базе удобно, что основная организация настраивается персонально: каждый пользователь в своих настройках ставит ту фирму, с которой работает чаще, и именно она подставляется в его новые документы. Переключается она через поле «Организация» в шапке списка или документа.

Разные системы налогообложения в одной базе уживаются без проблем. Фирма на ОСНО будет считать НДС и налог на прибыль, фирма на УСН — единый налог, и всё это параллельно: программа ориентируется на учётную политику конкретной организации, выбранной в документе. Смешивания не происходит, если по каждой фирме учётная политика заполнена корректно.

Разграничение доступа: кто какую фирму видит

Если в единой базе работают разные бухгалтеры или фирмы принадлежат разным собственникам, доступ ограничивают на уровне записей (механизм RLS — Record Level Security). Без этого любой пользователь видит документы всех организаций.

Настройка идёт в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав:

1. Включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
2. Откройте «Группы доступа» и создайте группу под конкретную фирму (или несколько фирм).
3. В группе на вкладке с видами доступа укажите разрешённые организации.
4. Включите в группу нужных пользователей.

Профиль задаёт, что человек может делать (роль «Бухгалтер», «Только просмотр» и т. п.), а группа доступа — по каким организациям. Один пользователь может входить в несколько групп: тогда он видит все их фирмы.

Типичная расстановка для аутсорсинга: один профиль «Бухгалтер», а группы доступа — по клиентам. Приняли нового клиента — завели организацию и группу, назначили исполнителя. Доступ к чужим фирмам при этом не открывается.

Операции и взаиморасчёты между своими фирмами

Частый сценарий: одна ваша фирма что-то продала или оказала услугу другой вашей же фирме. В единой базе это удобно, но 1С не зеркалит такие операции автоматически — документы вводятся с двух сторон.

Порядок на примере «ООО „А“ продало товар ООО „Б“»:

1. В организации «А» оформляете «Реализацию (акт, накладная)». Контрагентом ставите «Б».
2. В организации «Б» оформляете «Поступление (акт, накладная)». Контрагентом — «А».

Важная деталь: ваша вторая фирма для первой — обычный контрагент. Каждое своё юрлицо нужно завести ещё и в справочнике «Контрагенты», а не только в «Организациях». Это два разных справочника, и связывать их 1С не обязывает.

Взаимозачёт между своими фирмами проводят документом «Корректировка долга » (Покупки или Продажи → Корректировка долга):

• вид операции «Зачёт задолженности» — закрывает встречные долги по счетам 60 и 62;
• вид «Перенос задолженности» — переносит долг с одного договора или контрагента на другой.

Пример проводки при взаимозачёте:

Денежные переводы между своими фирмами отражаются обычными «Списанием» и «Поступлением на расчётный счёт»: в банковской выписке одной организации — списание, в выписке другой — поступление.

Разберём цифрами типичный зачёт. «А» оказала «Б» услуг на 120 000 ₽, а «Б» ранее отгрузила «А» товара на 100 000 ₽. По данным учёта «Б» должна «А» 120 000 ₽ (счёт 62 у «А»), а «А» должна «Б» 100 000 ₽ (счёт 60 у «А»). Документом «Корректировка долга» с видом «Зачёт задолженности» закрываем встречные долги на меньшую сумму — 100 000 ₽. После зачёта остаётся живой долг «Б» перед «А» в размере 20 000 ₽, который гасится деньгами. Проверить результат удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 в разрезе этих контрагентов.

Отчётность по каждой фирме и сверка с инспекцией

Декларации и расчёты сдаются отдельно по каждому юрлицу — каждая фирма самостоятельный налогоплательщик. Единая база этого не меняет: вы лишь формируете отчёты по очереди, переключая организацию.

Регламентированные отчёты открываются из Отчёты → Регламентированные отчёты (сервис «1С-Отчётность»). Вверху формы — выбор организации, по которой строится отчёт. Состав отчётов программа подбирает по системе налогообложения этой фирмы: у ОСНО — НДС и налог на прибыль, у УСН — декларация по УСН.

Для сдачи через «1С-Отчётность» по каждой организации нужно отдельное подключение:

1. Отчёты → 1С-Отчётность → Настройки.
2. Создаёте заявление на подключение по конкретной фирме.
3. Отправляете и дожидаетесь подтверждения оператора.

Одно заявление не распространяется на все фирмы — на каждую свой документооборот с ФНС, СФР и Росстатом.

Для сверки с бюджетом по каждой фирме запрашивается акт сверки с ФНС прямо из «1С-Отчётности» (запрос на информационное обслуживание). Это удобно, когда фирм много: не надо ходить в разные личные кабинеты.

Если ведёте зарплату в 1С:Бухгалтерии, по каждой фирме отдельно формируются расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения и уведомления по ЕНП. Для большого штата зарплату чаще выносят в 1С:ЗУП, но связка «несколько организаций» работает и там.

Как собрать данные по всем фирмам вместе

Стандартные отчёты 1С:Бухгалтерии (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта) строятся по одной выбранной организации. Это защищает от случайного смешения учёта разных юрлиц, но мешает, когда нужна картина по всей группе.

Варианты собрать сводные данные:

• 📊 Универсальный отчёт (Отчёты → Универсальный отчёт). Строится по регистрам без жёсткого отбора по одной фирме. Можно вывести, например, остатки на счетах по всем организациям с группировкой по фирме.
• 📈 Выгрузка в таблицу. ОСВ по каждой фирме выгружается в Excel, своды собираются внешними средствами. Грубо, но работает для небольшой группы.
• 🏢 Специализированные решения. Настоящая консолидация с исключением внутригрупповых оборотов — это уже 1С:Управление холдингом или комплексные конфигурации (КА, ERP). Бухгалтерия для полноценного управленческого учёта группы не предназначена.

Для управленческого учёта небольшой группы часто хватает универсального отчёта плюс ручной корректировки внутренних оборотов. Если группа растёт и нужны регулярные консолидированные показатели — это сигнал к переходу на конфигурацию уровня КОРП или на управленческую систему поверх бухгалтерских баз.

Частые вопросы